Veelgestelde vragen voor aanbestedende diensten

Alleen een lokaal beheerder kan iemand anders ook lokaal beheerder maken. Hoe u dat doet leest u in de handleiding voor ondernemers of in de handleiding voor aanbestedende diensten.

Heeft uw organisatie geen lokaal beheerder meer, dan kunt u bepaalde taken niet doen in TenderNed. In dat geval kunt u de servicedesk vragen om een van de bestaande gebruikers lokaal beheerder te maken.

Het is niet mogelijk om gebruikers die gekoppeld zijn aan een organisatie te verwijderen uit TenderNed. Een lokaal beheerder kan gebruikers die gekoppeld zijn aan een aanbestedende dienst of onderneming wel de status Niet actief geven.

Met deze status hebben de gebruikers geen toegang meer tot de gegevens van de organisatie, en kunnen geen handelingen meer verrichten namens de organisatie. U wijzigt de status als volgt:

• Ga naar Gebruikers.
• Selecteer de betreffende gebruiker en klik op Wijzigen.
• Verander de status in Niet actief en sla de wijziging op.

Wilt u de wijziging ongedaan maken?

• Ga naar Gebruikers.
• Selecteer Filter.
• Vink Niet actief aan.
• Klik op Toepassen.

U ziet nu een overzicht met de niet actieve gebruikers.

• Klik bij de gebruiker opnieuw op Wijzigen.
• Verander de status van de gebruiker in Actief.
• Sla de wijziging op.

De gebruiker ontvangt automatisch een bericht over het activeren of deactiveren van zijn account. 

In het dashboard van de aanbesteding kunt een document toevoegen aan de betreffende aanbesteding via Documenten. Selecteer de map waaraan u het document wilt toevoegen, voeg het betreffende document toe en sla het op in de map.

De maximale bestandsgrootte is 2000MB.

Let op: Voegt u tussen de aankondiging en de gunning een nieuw document toe in de map Aanbestedingsdocumenten, dan moet u eerst de taak Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren of Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen uitvoeren om de documenten te publiceren.

Het is binnen TenderNed niet mogelijk om in hetzelfde dossier na een vooraankondiging direct de aankondiging van de gegunde opdracht te publiceren.

Lees in de handleiding wat u wel kunt doen.

U kunt in TenderNed één einddatum instellen voor het stellen van vragen. Heeft u meerdere vragenrondes, dan kunt u dat op twee manieren regelen.

Hou hierbij wel de sluiting van de kluis en de wettelijke termijnen in de gaten.

U laat de termijn doorlopen

• Vul bij de einddatum, de einddatum in van de laatste vragenronde.
• U communiceert zelf naar de ondernemingen dat er meerdere vragenrondes zijn met de start- en einddata daarvan.

De mogelijkheid om vragen te stellen zal doorlopen. Meld dus duidelijk wanneer er wel en geen vraag gesteld mag worden. Bedenk ook vooraf wat u doet met vragen die ‘op het verkeerde moment’ binnenkomen, en meld ook dit aan ondernemers.

U rectificeert de termijn

• Vul bij de einddatum, de einddatum in van de eerste vragenronde.
• U communiceert zelf naar de ondernemingen dat er meerdere vragenrondes zijn met de start- en einddata daarvan.
• Voor het starten van iedere volgende vragenronde moet u de uiterste datum voor het stellen van vragen aanpassen.
• Voer vervolgens de rectificatietaak uit. Geef in de nadere inlichtingen aan dat de termijn voor de volgende vragenronde is geopend. De betrokken ondernemers zien dit in het bericht dat zij van TenderNed ontvangen.

In het dashboard van de aanbesteding kunt u de termijnen aanpassen via Termijnen > Wijzigen. Als u de termijnen heeft aangepast moet u, in de meeste gevallen, nog de taak Rectificatie publiceren of Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen uitvoeren. Pas na het uitvoeren van die taak is de wijziging daadwerkelijk verwerkt en zichtbaar voor betrokkenen. Deze taken ziet u rechts in uw dashboard.

Let op: Nadat de termijn van aanmelding/inschrijving is verstreken kunt u deze termijn niet meer aanpassen.

Lees meer over aanbestedingen wijzigen.

Het openen van de kluis voor een aanbesteding gebeurt volgens het vierogenprincipe. Dat betekent dat de kluis alleen geopend kan worden door twee daartoe geautoriseerde medewerkers die beiden zijn ingelogd op TenderNed. Gebruik hiervoor twee aparte computers, omdat sessies op een computer niet gescheiden kunnen worden.

Bekijk de handleiding Kluis openen.

Vanaf 25 oktober 2023 gelden in de Europese Unie nieuwe standaardformulieren voor elektronisch aanbesteden (eForms).

Europese aanbestedingen starten altijd met een aankondiging op TenderNed. Zo informeert de overheid de markt over komende overheidsopdrachten en kunnen ondernemers makkelijk inschrijven op voor hen relevante opdrachten.

De aankondigingen op TenderNed worden vervolgens automatisch gepubliceerd op TED (Tenders Electronic Daily), het Europese online platform voor aankondigingen van overheidsopdrachten. Zo krijgen alle Europese ondernemers een kans om in te schrijven op Europese aanbestedingen. Het publiceren van de informatie op TED is een verplichting van de Europese Commissie.

De nieuwe eForms verminderen de administratieve lasten voor inkopers en dragen bij aan meer transparantie rondom aanbesteden. Betere aanbestedingsdata vergroten daarnaast het vermogen van overheden om datagestuurde beslissingen te nemen.

De aanbestedingsgegevens die u invult in TenderNed worden gekoppeld aan de nieuwe eForms. Het kan zijn dat u andere of meer informatie moet invoeren in TenderNed. Ook kan de volgorde of de vorm waarin de informatie beschikbaar moet worden gesteld veranderen. Een al doorgevoerde wijziging is het verplicht aanbesteden in percelen.

Overzicht alle wijzigingen.

In de nieuwe aankondigingsformulieren (eForms) is het verplicht een aanbesteding in 1 of meer percelen op te stellen. Dit is door de Europese Commissie bepaald.

Alle lidstaten van de Europese Unie moeten de nieuwe aankondigingsformulieren uiterlijk op 25 oktober 2023 in gebruik nemen. TenderNed heeft de verplichting van aanbesteden in 1 of meer percelen al doorgevoerd en loopt hiermee vooruit op de implementatie van de eForms.

De Europese Commissie heeft de weergave van de eForms aangepast ten opzichte van de oude versie van de aankondigingsformulieren. De opmaak is sterk vereenvoudigd waardoor de publicaties lastiger leesbaar zijn. TenderNed heeft enkele aanpassingen doorgevoerd om de leesbaarheid te vergroten. We hopen in de toekomst nog meer wijzigingen in de opmaak door te kunnen voeren, maar zijn hierbij afhankelijk van de Commissie.

De rechtsvorm van aanbestedende diensten is gewijzigd door de in gebruik name van de nieuwe aankondigingsformulieren (eForms) op 27 september 2023. Voor alle aanbestedende diensten die geregistreerd staan op TenderNed is een nieuwe rechtsvorm vastgesteld. Dit kan automatisch gebeurd zijn of nadat uw aanbestedende dienst benaderd is met de vraag welke rechtsvorm op hen van toepassing is.

U vindt uw rechtsvorm in TenderNed bij Organisatie > Gegevens > Type aanbestedende dienst. Is de rechtsvorm onjuist, dan kan de lokaal beheerder dit zelf aanpassen. Voor de bepaling van de rechtsvorm kunt u advies inwinnen bij een jurist van uw organisatie.

Meer informatie: Type rechtsvormen met toelichting

Europese aankondigingen verschijnen niet direct op TenderNed maar uiterlijk 48 uur na verzending aan TED, afhankelijk van het moment van verzenden.

Maandag tot en met donderdag:

• Aankondigingen die vóór 12.00 uur zijn verstuurd, staan uiterlijk de volgende dag rond 9.00 uur op beide platforms live
• Aankondigingen die na 12.00 uur zijn verstuurd, staan de volgende dag rond 9.00 uur op beide platforms live óf anders een dag later rond 9.00 uur.

Let op: TED voert steekproefsgewijs controles uit, dus een uitzondering is mogelijk.

Vrijdag:

• Aankondigingen die op vrijdagen zijn verstuurd, verschijnen 48 uur later op het aankondigingenplatform van TenderNed. Op TED verschijnt de publicatie maandagochtend rond 9.00 uur.

Wel/geen vertraging
De vertraging geldt voor de volgende aankondigingen:

• Vooraankondiging (inclusief marktconsultatie)
• Aankondiging van de opdracht
• Aankondiging van de gegunde opdracht
• Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf
• Wijziging van de opdracht

Voor de volgende aankondigingen geldt een uitzondering. Deze worden wel direct gepubliceerd:

• Rectificatie
• Vroegtijdige beëindiging

Nationale aankondigingen

Voor nationale aankondigingen geldt dit niet. Deze zijn direct zichtbaar op het aankondigingenplatform. Een uitzondering hierop is wanneer u er vrijwillig voor kiest om de aankondiging naar TED te sturen. Dan gelden dezelfde regels als voor Europese aankondigingen.

Lees meer: Handleiding Aankondigingen publiceren op TenderNed

U kunt de marktconsultatie als aparte aankondiging aanmaken op TenderNed. Hiervoor gaat u naar Mijn aanbestedingen, klikt u op Aanbesteding aanmaken en kiest u voor de optie Marktconsultatie aanmaken.

Bekijk de handleiding Marktconsultatie via TenderNed.

Het is in TenderNed niet mogelijk om een vooraankondiging te publiceren ten behoeve van het aanbesteden van een concessieovereenkomst. Als u een vooraankondiging wilt publiceren van een concessieovereenkomst voor sociale of andere specifieke diensten, dan kunt u dat doen door te publiceren via 1 of via 2 dossiers.

Lees in de handleiding hoe u dit doet.

U bent verplicht de instelling van een dynamisch aankoopsysteem (DAS) aan te kondigen op TenderNed als de geraamde waarde van alle voor de totale duur van het DAS door u voorgenomen overheidsopdrachten de Europese drempel overschrijdt.

De instelling van het DAS moet openbaar worden aangekondigd op TenderNed (voor de totale looptijd van het DAS). De individuele opdrachten zet u binnen de DAS uit. Uiteindelijk dient u de gunningen binnen een DAS per opdracht of periodiek weer op TenderNed te worden publiceren.

Let op: Publiceer niet de afzonderlijke aankondigingen van uw dynamisch aankoopsysteem op TenderNed. Dit om verwarring bij ondernemers te voorkomen.

Bekijk de handleiding Instellen van een dynamisch aankoopsysteem aankondigen op TenderNed.

Er zijn twee manieren om een UEA te maken en toe te voegen aan uw aankondiging in TenderNed. U kunt zelf kiezen welke u gebruikt: de geïntegreerde UEA in TenderNed of de interactieve pdf.

Geïntegreerde UEA in TenderNed

In uw dashboard kunt u een UEA aanmaken door de geïntegreerde UEA te gebruiken. Ondernemingen kunnen vervolgens in hun dashboard het gegenereerde UEA invullen. Het resultaat is een xml- en pdf-bestand die automatisch worden toegevoegd aan de map Aanbestedingsdocumenten.

Interactieve pdf

U kunt er ook voor kiezen een interactief pdf-formulier te gebruiken. U kunt dit formulier downloaden bij PIANOo.

In dit formulier vult u de voor u bedoelde delen in. Met een beveiliging zorgt u ervoor dat ondernemers alleen de voor hen bedoelde delen kunnen wijzigen. Vervolgens voegt u het formulier toe aan de aanbestedingsstukken. De onderneming vult het formulier in, ondertekent dit indien u dit vereist en voegt het formulier toe aan haar inschrijving.

Ja. Sinds 1 juli 2016 bent u als aanbestedende dienst verplicht om het UEA te gebruiken als u uitsluitingsgronden en/of selectiecriteria (geschiktheidseisen) hanteert. Gebruik de in TenderNed geïntegreerde UEA-wizard of de interactieve UEA-pdf van PIANOo. Wees duidelijk naar potentiële inschrijvers welke u gebruikt.

Storingen waarbij inschrijven, aanmelden of publiceren via TenderNed tijdelijk niet of beperkt mogelijk is, vindt u op de homepage van TenderNed en/of via ons Twitter-account.

Ervaart u problemen met TenderNed, maar is er nog geen melding gedaan? Meld dit dan bij onze servicedesk via 0800-836 3376 of via e-mail.

Na afloop van een storing vindt u in het storingsoverzicht de begin- en eindtijd van de storing met een korte toelichting.

Als er een storing in TenderNed is vastgesteld, meldt TenderNed dit zo snel mogelijk via de homepage van TenderNed en/of via ons Twitter-account. Ziet u geen melding, maar ontvangt u wel berichten van ondernemers die niet kunnen inschrijven of aanmelden, of heeft u zelf problemen met uploaden die kunnen duiden op een storing? Neem contact op met onze Servicedesk via tel. 0800-8363376 of via e-mail.

Houd de kluis van uw aanbesteding gesloten

• Als er een storing is vastgesteld, informeert de servicedesk van TenderNed aanbestedende diensten van wie de inschrijftermijn binnen een uur sluit per telefoon of e-mail.
• Ondernemers worden geïnformeerd via meldingen op TenderNed.nl en/of Twitter. Zij krijgen het advies bij de aanbestedende dienst te melden dat zij niet tijdig kunnen inschrijven/aanmelden. Overweeg de sluitingstermijn te verlengen.
• Na afloop van de storing biedt TenderNed aanbestedende diensten de mogelijkheid om kluissluitingen die tijdens de storing vielen te verplaatsen, mits u of een van de andere getroffen aanbestedende diensten hierom verzoekt. Alleen in dat geval ontvangt de procesleider van uw aanbesteding een automatisch bericht van TenderNed. Dat geldt ook voor de geïnteresseerde ondernemingen. Let op! Open de kluis van uw aanbesteding niet direct na einde van de storing. Als u de kluis wel opent, kunt u de sluitingstermijn niet meer verlengen.

Aanbestedingen (dossiers en gerelateerde publicaties) die 5 jaar geleden of langer geleden zijn afgerond, worden door TenderNed verwijderd. TenderNed volgt hierbij het beleid van Tenders Electronic Daily. Het verwijderen gebeurt met ingang van november 2018. De betreffende aanbestedende dienst wordt hierover tijdig geïnformeerd.

Lees hoe u rapportages maakt en aanbestedingen kunt archiveren.

De aanbestedende dienst die met TenderNed werkt is verantwoordelijk voor de archivering van de eigen aanbestedingen. TenderNed is slechts het instrument waarmee een aanbestedende dienst een aanbestedingsprocedure kan doorlopen. TenderNed stelt organisaties dan ook in staat een compleet aanbestedingsdossier eenvoudig te exporteren.

Een aanbesteding wordt door TenderNed verwijderd als:

• de aanbesteding is aangemaakt in TenderNed en niet in een van de andere aanbestedingssystemen (en)
• de aanbesteding vroegtijdig beëindigd is óf gegund (en)
• deze gunning of beëindiging 5 jaar of langer geleden is gepubliceerd (en)
• de looptijd van de aanbesteding verstreken is (als deze is ingevuld)

Voordat een aanbesteding definitief wordt verwijderd krijgt u ruim de tijd om het dossier te downloaden. De lokaal beheerder ontvangt een bericht met daarin een link om het aanbestedingsdossier te downloaden. Dit ZIP-bestand blijft 6 maanden beschikbaar. Een maand voordat de download verloopt ontvangt de lokaal beheerder een herinneringsmail.

Nadat de uiterste downloaddatum is verstreken:

• worden alle gerelateerde aankondigingen en documenten van de aanbesteding verwijderd van het aankondigingenplatform
• de bijbehorende dossiers en dashboards zijn voor niemand meer toegankelijk

De data uit de aankondigingen blijven wel beschikbaar via de datasets van TenderNed.