Als de kluis met aanmeldingen geopend is, dan kunt u deze bekijken.
Aanmeldingen bekijken
- Kies op het dashboard van de aanbesteding voor Aanmeldingen onder Ondernemingen.
- U ziet vervolgens een overzicht van alle ondernemingen die zich hebben aangemeld voor uw aanbesteding
- Voor een overzicht van alle informatie over een aanmelding klikt u op de naam van een onderneming
- Hier kunt u per onderneming / eis / selectiecriteria de voortgang van de beoordeling zien.
Hier ziet u ook welke ondernemingen zich voor welke percelen hebben aangemeld.
Beoordelingsteam
Via de knop Beoordelingsteam wijst u de selectiecriteria toe aan één of meerdere beoordelaars. De gebruiker kan alleen de toegewezen criteria inzien en beoordelen. De Overige documenten zijn ook toe te wijzen aan een gebruiker. De eisen zijn door iedereen in het beoordelingsteam te beoordelen en kunnen niet apart toegewezen worden.
Ziet u geen beoordelaars om criteria aan toe te wijzen? Ga dan terug naar het dashboard, klik op Aanbestedingsteam en voeg gebruikers uit het aanbestedingsteam toe aan het beoordelingsteam. Zie ook Stap 5 Stel uw aanbestedingsteam samen.
Eisen
De kolom Eisen heeft 3 aanduidingen:
- Niet beoordeeld als minimaal 1 eis niet beoordeeld is
- Niet akkoord als minimaal 1 eis niet akkoord bevonden is
- Akkoord als alle eisen akkoord bevonden zijn
Beoordeel de aanmeldingen
In het overzicht van aanmeldingen kunt u starten met beoordelen per onderneming, u heeft hierbij 3 mogelijkheden.
- Beoordeling per ondernemer: Klik op de naam van de onderneming die u wilt beoordelen. En loop alle tabbladen langs totdat de voortgangsbalk van de beoordeling volledig blauw is.
- Beoordeling per eis: Selecteer de eis die u wilt beoordelen. En klik vervolgens op de naam van de onderneming waarvoor u deze eis wilt beoordelen.
- Beoordeling per selectiecriterium: Selecteer de selectiecriteria die u wilt beoordelen. En klik vervolgens op de naam van de onderneming waarvoor u deze eis wilt beoordelen
De voortgangsbalk geeft aan wanneer u de beoordeling volledig heeft afgerond.
Let op: Bekijk altijd ook de beoordeling per onderneming. Het kan namelijk zijn dat een onderneming documenten heeft toegevoegd, die niet aan een eis of selectiecriterium gekoppeld zijn. Bovendien kunt u uw algemene motivering alleen toevoegen bij de beoordeling per onderneming.
Beoordelen
- Het tabblad Ondernemingen staat standaard open in het overzicht van inschrijvingen.
- Kies Beoordelen achter de eerste onderneming.
- Geef voor openbare procedures per eis aan of u wel of niet akkoord bent en bekijk eventuele bewijsstukken.
- Vul voor de selectiecriteria een score in, indien nodig kunt u deze later aanpassen en opslaan.
- U ziet na het aanpassen van een score automatisch een nieuwe totaalscore en relatieve score voor deze onderneming.
- U kunt daarnaast ook per eis of criterium een toelichting geven als alleen akkoord/niet akkoord of een score tekortschiet.
- U kunt tenslotte een algemene motivatie op de beoordeling invullen, die terugkomt in de berichten die ondernemingen ontvangen naar aanleiding van het resultaat.
- Kies vervolgens Opslaan en Volgende om de volgende onderneming(en) te beoordelen.
- Als de voortgangsbalk beoordeling volledig blauw kleurt, dan heeft u alle beoordelingen afgerond.
Voortgang beoordelen
De hoofdprocesleider heeft een overzichtspagina waar de voortgang van de beoordeling te zien is. De hoofdprocesleider kan een lid van het beoordelingsteam een attendering versturen wanneer er nog een score opgevoerd moet worden.
Consensusbeoordeling
Zijn alle individuele scores binnen, dan kan eventueel de consensusbeoordeling gestart worden. De hoofdprocesleider klikt hiervoor op Start consensusbeoordeling. Wanneer de consensusbeoordeling wordt gestart kunnen er geen individuele scores meer aangepast worden. Deze is definitief gesloten. De hoofdprocesleider heeft vervolgens de optie om de eindscores aan te passen en een nieuwe definitieve score vast te stellen.
Aanbesteding updaten tussen aanmelden en inschrijven
Wilt u uw aanbestedingsdossier aanpassen na aanmelding van gegadigden? Doe dit dan na de beoordeling van de aanmeldingen en voordat u de uitnodigingen tot inschrijven verstuurt. Hierdoor klopt alle informatie voor de inschrijffase die volgt.
Verstuur de resultaten van de beoordeling
Als u alle aanmeldingen beoordeeld heeft, dan kunt de betrokken ondernemingen op de hoogte te stellen van de resultaten.
STAP 1 Gegadigde ondernemingen selecteren
- Kies hiervoor in het dashboard van uw aanbesteding de taak Resultaat van beoordeling aanmeldingen versturen.
- U volgt vervolgens een aantal stappen waarin automatisch (per perceel) de gegadigde ondernemingen worden klaargezet. Hierbij wordt rekening gehouden met de eisen, eventuele scores en beperkingen aan het aantal ondernemingen.
- U kunt de berichten per onderneming aanpassen. De motivatie op de beoordeling wordt opgehaald uit de toelichting die u heeft gegeven tijdens het beoordelen.
STAP 2 Ondernemingen afwijzen
In de tweede stap ziet u alle ondernemingen die over zijn na bovenstaande selectie. U kunt deze direct afwijzen, maar u kunt de selectie van ondernemingen ook nog handmatig aanpassen door op Wijzigen te klikken.
Naast begeleidende documenten (bijvoorbeeld een complexe scorematrix) krijgt u de mogelijkheid om een individuele motivatie toe te voegen. Standaard wordt de algemene motivatie klaargezet die u heeft gegeven tijdens het beoordelen.
STAP 3 De uitnodiging tot inschrijven versturen
Vervolgens maakt u de aanbesteding klaar voor de volgende fase. Daarna kunt u de geselecteerden uitnodigen.
- Kies in het dashboard van uw aanbesteding de taak Uitnodiging tot inschrijven versturen.
- Geef eventueel aan welke percelen van toepassing zijn en voeg een bericht toe.
- Kies Verzenden.
- De status van de geselecteerde ondernemingen verandert in het overzicht van betrokkenen naar Uitnodiging verstuurd.
Geselecteerde ondernemingen wijzigen
U kunt de selectie van ondernemingen die u uitgenodigd heeft wijzigen.
- Ga hiervoor naar het overzicht van betrokkenen in uw dashboard.
- Op het tabblad Gegadigden kunt u door middel van de knop bewerken achter ondernemingen bepaalde partijen alsnog selecteren of uitsluiten.
- Vergeet niet aanvullend de afwijzing(en) of nieuwe uitnodiging(en) te versturen met de taken in het dashboard, die na een gewijzigde selectie actief worden.
