Nieuwe aankondigingsformulieren: alle wijzigingen op een rij

Wijzigingen in aankondigingsformulieren

Vrijwel alle wijzigingen in de eForms hebben betrekking op aanbestedende diensten. Zij moeten soms andere of meer informatie invoeren in TenderNed. Voor ondernemers verbetert de informatie over nieuwe aanbestedingen, maar de impact van de wijzigingen is voor hen beperkt.

Drie soorten wijzigingen:

• Nieuwe verplichtingen en mogelijkheden
• Gewijzigde omschrijvingen
• Gewijzigde validaties

Nieuwe verplichtingen en mogelijkheden

Hieronder vindt u een lijst met wijzigingen die aanbestedende diensten nieuwe keuzes bieden. Vaak is het een uitbreiding op bestaande elementen die ter verduidelijking dienen.

Aanmaken aanbesteding

• Aanbestedende diensten geven bij het instellen van een dynamisch aankoopsysteem aan of alleen de aanbestedende diensten die staan vermeld in de aankondiging mogen deelnemen of ook andere aanbestedende diensten.
• Het type opdracht (dienst, levering of werk) is per perceel op te geven.
• De selectie CPV-codes die per perceel moeten worden opgegeven, is afgestemd op het eerder op perceelniveau geselecteerde type opdracht.
• Bij een niet-openbare procedure wordt in de publicatie alleen de uiterste termijn voor het indienen van een aanmelding getoond. De uiterste termijn voor het indienen van een inschrijving wordt dus niet openbaar gemaakt.
• Binnen een dynamisch aankoopsysteem is aan te geven dat inschrijvingen in de vorm van een elektronische catalogus moeten worden ingediend.
• Onder de procedurekenmerken is een nieuw veld toegevoegd waarin de belangrijkste kenmerken van de procedure zijn te verduidelijken. Bij sociale en andere specifieke diensten is dit verplicht. Bij een erkenningsregeling is het veld niet aan de orde.
• Bij een prijsvraag en erkenningsregeling was het niet mogelijk om percelen op te geven. Voor dit type opdrachten geldt dat er nu ook een perceel opgevoerd moet worden. Het is niet mogelijk om meer dan één perceel aan te maken.
• Indien er sprake is van een raamovereenkomst moet een keuze gemaakt worden tussen de volgende drie opties:
  • Raamovereenkomst, deels zonder en deels met hernieuwde oproep tot mededinging
  • Raamovereenkomst, met hernieuwde oproep tot mededinging
  • Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
• In de eForms is het mogelijk om in alle Europese talen te publiceren. TenderNed ondersteunt alleen publiceren in het Nederlands en het Engels. Het is mogelijk dat andere aanbestedingsplatformen wel in een andere taal publiceren. De hoofdstuk titels worden dan op het aankondigingenplatform van TenderNed in het Engels gepubliceerd. De inhoud van de aankondiging wordt niet vertaald.
• In het geval van een prijsvraag is naast een algemene omschrijving ook specifiek op te geven wat de rangorde is en wat de afzonderlijke prijzen zijn. Nu wordt deze informatie nog uitgevraagd in een algemeen tekstveld.
• Er is een nieuw veld toegevoegd waarin aangegeven kan worden hoeveel verlengingen er maximaal mogelijk zijn. Indien 'De opdracht kan worden verlengd' wordt geselecteerd, zal het verplichte veld 'Maximaal aantal verlengingen' ook ingevuld moeten worden. Bij een speciale sectoropdracht is het verplicht om het aantal verlengingen door te geven. Dossiers waarbij in een eerder stadium is aangegeven dat er sprake is van een verlenging worden automatisch op één verlenging gezet.
• Bij het opvoeren van de plaats van de uitvoering (NUTS-code) worden alleen niveau 3 NUTS-codes geaccepteerd. Voorbeeld: selecteert de aanbestedende dienst Oost-Nederland (NL2) dan worden in de aankondiging alle NUTS-codes van de onderliggende regio's gepubliceerd, zoals bijvoorbeeld Noord-Overijssel (NL211).
• Aanbestedende diensten kunnen nu aanbestedingen aanmaken en publiceren met als juridisch kader Defensie en Veiligheid 2009.
• Aanbestedende diensten kunnen in TenderNed eenvoudig data aanleveren aangaande de Regeling bevordering schone wegvoertuigen, ook bekend als Clean Vehicles Directive (CVD).

Wijzigen aanbesteding

• Bij een rectificatie wordt gevraagd wat de reden van de wijziging is en een toelichting op de wijziging. De drie opties zijn 'correctie van een of meer gemaakte fouten', 'bekendmaking van informatie die oorspronkelijk was uitgesteld om redenen van rechtshandhaving, commerciële belangen van een ondernemer, eerlijke mededinging of een ander openbaar belang' en 'bijgewerkte of aanvullende informatie'. De gekozen optie en de toelichting wordt getoond in de publicatie.

Gunnen aanbesteding

• Speciale sectorbedrijven hebben bij het opvoeren van de gunning de optie om aan te geven dat één of meerdere inschrijvingen zijn afgewezen vanwege een abnormaal lage inschrijving.
• Speciale sectorbedrijven hebben de optie om bepaalde gunningsdata niet direct vrij te geven. Het is hierbij verplicht geworden om de naam en het adres van de contractant te publiceren.
• Wanneer de aanbestedende dienst besluit om een perceel niet te gunnen, volgend op een verzoek van een inschrijver tot herziening van de gunning, moet aangegeven worden hoeveel inschrijvers een verzoek hebben ingediend.
• Bij het aankondigen van een gegunde concessieovereenkomst worden drie nieuwe velden uitgevraagd:
  • de inkomsten van de koper
  • de inkomsten van de gebruiker
  • een aanvullende beschrijving van de inkomsten
• In de aankondiging van de gegunde opdracht wordt voor de elektronisch ontvangen inschrijvingen en de niet-elektronische ontvangen inschrijvingen gevraagd te specificeren of het een mkb-bedrijf betreft. Voor de elektronische inschrijvingen gebruikt TenderNed automatisch de kwalificatie zoals deze in de organisatiegegevens van de onderneming staan opgegeven. De aanbestedende dienst moet deze bij het handmatig toevoegen van een onderneming selecteren.
• Bij het gunnen van een opdracht wordt nu ook het KVK-nummer van de onderneming opgevraagd. Voor de elektronische inschrijvingen gebruikt TenderNed het KVK-nummer zoals die in de organisatiegegevens van de onderneming staan opgegeven. Voor buitenlandse ondernemingen wordt automatisch een referentienummer gecreëerd. Voor handmatig toegevoegde ondernemingen voert de aanbestedende dienst zelf het KVK-nummer in.
• Wanneer er sprake is van een prijsvraag wordt niet de datum sluiting overeenkomst uitgevraagd, maar de datum van de officiële beslissing waarbij de winnende inschrijving is gekozen.

Gewijzigde omschrijvingen

Onderstaande lijst bevat wijzigingen waarin omschrijvingen zijn aangepast. Deze lijken in eerste instantie weinig impact te hebben maar zijn zeker belangrijk om van op de hoogte te zijn.

Aanmaken aanbesteding

• De codelijst ‘Koper rechtsvorm’ is herzien. Zo verdwijnt bijvoorbeeld de code ‘Speciale sector’ en wordt de code ‘Overheidsonderneming’ toegevoegd. Ook is de rechtsvorm 'Organisatie die een door een aanbestedende dienst gesubsidieerde opdracht gunt' toegevoegd. Het is niet meer mogelijk om de optie ‘Anders’ te selecteren. Bij het registreren van een nieuwe aanbestedende dienst moet de gebruiker een keuze maken uit deze lijst. Het is van groot belang dat de organisatie een juiste code selecteert omdat er later in het proces een controle op de geraamde waarde plaatsvindt, welke gebaseerd is op het bijbehorende drempelbedrag.
• Voor aanbestedingen die gestart zijn voor 27 september 2023 geldt dat bij elke nieuwe publicatie de code ‘Koper rechtsvorm’ handmatig ingevoerd moet worden. Voor elke nieuw te starten aanbesteding wordt de code automatisch overgenomen vanuit de organisatiegegevens.
• ‘De belangrijkste kenmerken van de procedure’, ‘Hoofdkenmerken gunningsprocedure’ en ‘Inlichtingen voor nationale procedures’ zijn samengevoegd tot één nieuw veld genaamd ‘Hoofdkenmerken gunningsprocedure’. Dit geldt alleen wanneer er sprake is van sociale en andere specifieke diensten en/of een concessieovereenkomst.
• De velden ‘Hoeveelheid of omvang’ en ‘Korte beschrijving’ worden in de aankondiging samengevoegd in het nieuwe veld ‘Beschrijving’. Dit geldt voor de hoofdopdracht maar ook voor elke individueel perceel.

Gunnen aanbesteding

• De lijst met opties om aan te geven waarom een opdracht wordt beëindigd of perceel niet gegund is, is gewijzigd. De nieuwe lijst is als volgt:
  • Alle inschrijvingen, verzoeken tot deelname of projecten zijn ingetrokken of niet-ontvankelijk bevonden
  • Besluit van de koper, wegens gewijzigde behoeften
  • Besluit van de koper, wegens ontoereikende middelen
  • Er zijn geen inschrijvingen, verzoeken tot deelname of projecten ontvangen
  • De hoogst gerangschikte inschrijver(s) weigerde het contract te ondertekenen.
  • Er is slechts één ontvankelijk(e) inschrijving, verzoek tot deelname of project ontvangen.
  • Besluit van een beroepsinstantie of een andere rechterlijke instantie
  • Besluit van de koper, volgend op een verzoek van een inschrijver tot herziening van de gunning
  • Besluit van de koper, niet volgend op een verzoek van een inschrijver tot herziening van de gunning, vanwege technische of procedurele fouten
  • Andere

Gewijzigde validaties

Naast nieuwe verplichtingen, mogelijkheden en omschrijvingen zijn er ook nieuwe validaties toegevoegd. Dit kan een wijziging zijn op een bestaande controle van de invoer maar ook een nieuwe controle. Bij het publiceren van een aankondiging worden deze gewijzigde validaties aangemerkt met een eForms-logo.

Aanmaken aanbesteding

• Het aanbesteden in percelen is verplicht. In het dashboard van een aanbesteding is het onderdeel Percelen standaard opgenomen. Hier wordt aangegeven in hoeveel percelen er aanbesteed wordt.
• Bij een prijsvraag moet de datum van het jurybesluit liggen voor de datum van de sluiting overeenkomst.
• Voor speciale sectorbedrijven is het verplicht geworden om bij de aankondiging van de opdracht de voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht op te geven.
• In het geval van een niet-openbare procedure moet het minimum aantal gegadigden meer dan vier zijn. Bij een innovatiepartnerschap, onderhandeling met bekendmaking of een concurrentiegerichte dialoog moet het minimum aantal gegadigden meer dan twee zijn.
• De GPA (Overeenkomst inzake overheidsopdrachten) staat standaard op Ja. Indien er sprake is van een concessieopdracht voor een dienst, dient voor publicatie op TED deze met Nee ingevuld te worden. Bij een erkenningsregeling moet deze verplicht met Ja worden ingevuld.
• Indien deelname aan de opdracht is voorbehouden mag de looptijd niet langer zijn dan 3 jaar.
• Bij de aankondiging van een voorbehouden opdracht geldt er een vooraf gedefinieerde lijst van CPV-codes waaruit gekozen mag worden.
• Bij een dynamisch aankoopsysteem moet de datum voor de uiterlijke ontvangst van deelnemingsaanvragen gelijk zijn aan het einde van de looptijd. Dit geldt alleen wanneer er gebruik is gemaakt van de niet-openbare procedure.
• De huidige eForms verplichten het gebruikmaken van e-facturatie. Deze verplichting wordt herzien. In de tussentijd heeft dit geen verdere consequenties. 
• Bij een concessieovereenkomst kan niet worden gekozen voor 'leveringen' als type opdracht.
• Bij het selecteren van een aanbestedende dienst in het kader van een inkoopcombinatie controleert de applicatie of de gekozen organisatie een telefoonnummer heeft geregistreerd in TenderNed. Ontbreekt het telefoonnummer? Vraag de aanbestedende dienst het nummer in te voeren. Elke aanbestedende dienst moet namelijk een telefoonnummer geregistreerd hebben. Pas na registratie van het telefoonnummer is de aanbestedende dienst toe te voegen aan de inkoopcombinatie.

Gunnen aanbesteding

• Bij het opvoeren van een gunning mag de definitieve waarde maximaal 100 keer groter zijn dan de geraamde waarde. Dit om te voorkomen dat er onrealistische waarden worden ingevuld.
• De huidige eForms vereisen het opvoeren van een e-mailadres en telefoonnummer van de gegunde ondernemingen. Deze verplichting wordt herzien. In de tussentijd worden de twee velden automatisch door TenderNed ingevuld met fictieve gegevens (dummy@example.com / +31 600000000).
• De sluitingsdatum van de overeenkomst moet eerder zijn dan vandaag’. Bij de volgende eForms-update van de Europese Commissie wordt de validatie bijgesteld naar ‘De ingevulde datum moet eerder of gelijk zijn aan vandaag’.

Meer dan 40.000 validaties

De eForms bevatten ruim 40.000 validaties. Dat zijn controles die uitgevoerd worden op de invoer op een specifiek veld (of verbanden tussen meerdere velden). Als er niet wordt voldaan aan een validatie wordt de publicatie niet geaccepteerd door het Europese aankondigingenplatform TED (Tenders Electronic Daily).

Om het zo gebruikersvriendelijk mogelijk te maken, heeft TenderNed zoveel mogelijk van deze controles verwerkt in het dashboard. Maar er zijn een paar uitzonderlijke validaties die TenderNed niet op voorhand heeft kunnen afvangen.

Publiceert u een aankondiging en loopt u tegen deze uitzonderingen aan? U wordt dan doorverwezen naar een aparte pagina op onze website met een instructie hoe u alsnog over kan gaan tot publicatie. Vindt u de instructie niet op onze website? Dan neemt een servicedeskmedewerker binnen één werkdag telefonisch contact met u op. Dit geldt alleen voor publicaties die naar TED worden gestuurd.

Meer informatie

• Nieuwe aankondigingsformulieren live op 27 september
• eForms: Het aankondigen van EU-opdrachten gaat veranderen op pianoo.nl
• Digitaal aanbesteden van overheidsopdrachten op rijksoverheid.nl
• Europese Commissie introduceert nieuwe formulieren voor elektronisch aanbesteden op europadecentraal.nl