Handleiding TenderNed voor aanbestedende diensten

1. Registreer uzelf als gebruiker

Wilt u  aanbestedingen  aanmaken,  beheren,  publiceren  of bekijken  op TenderNed?
Registreer  uzelf  dan eerst als gebruiker  in vier  stappen. U  doorloopt  deze stappen maar één keer. Let op: Het is niet mogelijk  een aanbestedende  dienst te koppelen  aan een gebruikersaccount  waar al een onderneming aan gekoppeld  is.

1.1 Vul uw login gegevens in

  • Klik op Registreren bovenaan de homepage van TenderNed.
  • Klik vervolgens op Registreren als gebruiker.
  • Vul uw gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord in. Kies bijvoorbeeld uw voor- en achternaam als gebruikersnaam. Klik vervolgens op Volgende stap

1.2 Vul uw contactgegevens in

  • Vul uw contactgegevens in zoals uw naam en vaste telefoonnummer.
  • Vul uw mobiele telefoonnummer in. Dit telefoonnummer moet worden gecontroleerd op juistheid. Dit doet u door op de knop Verifieer nummer te klikken nadat u het mobiele telefoonnummer heeft ingevuld. Op het opgegeven mobiele telefoonnummer ontvangt u vervolgens een transactiecode. Vul deze in op het scherm.
  • Klik vervolgens op Volgende stap

1.3 Controleer uw gegevens en accepteer de gebruiksvoorwaarden

  • Controleer alle gegevens die u hebt ingevuld in de voorgaande twee stappen.
  • Kloppen bepaalde gegevens niet? Klik dan op Vorige stap en pas daar uw gegevens aan. Ga vervolgens weer naar Volgende stap.
  • Bekijk daarna onder welke voorwaarden u gebruikmaakt van TenderNed. Klik hiervoor op de link De gebruiksvoorwaarden. Gaat u hiermee akkoord? Vink dan Ik ga akkoord met de gebruiksvoorwaarden.
  • Klik vervolgens op Volgende stap.

1.4 Activeer uw TenderNed-account

  • Uw TenderNed-account is nu aangemaakt, maar nog niet actief. U ontvangt een e-mail met een activatielink op het e-mailadres dat u hebt ingevuld.
  • Klik op de activatielink in de e-mail. Hiermee activeert u uw TenderNed-account. Doe dit binnen 10 dagen. Daarna verloopt uw activatielink en moet u een nieuwe aanvragen.
  • Hebt u geen e-mail met activatielink van ons ontvangen? Volg dan de instructie op het scherm Afronden.

2 Inloggen op TenderNed

Bent u geregistreerd als gebruiker? Logt u dan daarna in met uw gebruikersnaam en wachtwoord die u zelf hebt opgegeven. Houd deze persoonlijke inlog-gegevens voor uzelf. Zo voorkomt u misbruik van uw inlog-gegevens door anderen. U maakt daardoor veilig gebruik van TenderNed.

2.1 Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in

  • Klik op Inloggen bovenaan de homepage TenderNed.
  • Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik daarna op Inloggen. U komt vervolgens op uw persoonlijke startpagina terecht. Bovenaan uw scherm ziet u de naam waaronder u bent ingelogd.
  • Wilt u uitloggen? Klik dan op Uitloggen bovenaan de homepage TenderNed.

2.2 Uw gebruikersnaam opvragen

  • Bent u uw gebruikersnaam van uw TenderNed-account vergeten? Klik dan op Bent u uw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten? op het inlogscherm.
  • Vul vervolgens in het scherm Gebruikersnaam of wachtwoord vergeten uw gebruikersnaam of e-mailadres in dat bekend is bij TenderNed. Klik daarna op Opvragen. U ontvangt dan een e-mail met uw gebruikersna(a)m(en) op het e-mailadres dat u hebt opgegeven.
  • Daarna kunt u weer inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

2.3 Uw wachtwoord opvragen

  • Bent u uw wachtwoord van uw TenderNed-account vergeten? Klik dan op Bent u uw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten? op het inlogscherm.
  • Vul vervolgens in het scherm Gebruikersnaam of wachtwoord vergeten gebruikersnaam of e-mailadres dat bekend is bij TenderNed in. Klik daarna op Opvragen. U ontvangt een e-mail met wachtwoordlink op het e-mailadres dat u hebt opgegeven. Heeft u meerdere gebruikersaccounts met hetzelfde e-mailadres, dan staat er in de e-mail per gebruikersnaam een wachtwoordlink.
  • Klik op de wachtwoordlink in de e-mail (. Doe dit binnen 10 dagen. Daarna verloopt uw wachtwoordlink en moet u een nieuwe aanvragen).
  • Vul daarna in het scherm Wachtwoord wijzigen een nieuw wachtwoord in. Voer dit in beide velden in en klik daarna op Opslaan.
  • Daarna kunt u weer inloggen met uw gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord.
  • Hebt u geen e-mail met wachtwoordlink van ons ontvangen? Vraag deze dan opnieuw op via de link Bent u uw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten? op het inlogscherm. Herhaal daarna bovenstaande stappen.

2.4 Uw wachtwoord wijzigen

  • Wilt u uw wachtwoord wijzigen? Klik dan op uw gebruikersnaam bovenaan de pagina. Klik daarna op de link Wachtwoord wijzigen bij Login-gegevens.
  • Vul daarna in het scherm een nieuw wachtwoord in. Voer dit in beide velden in en klik daarna op Opslaan.
  • Daarna kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord.

3 Beheer uw eigen gegevens

Bent u ingelogd? Vult u dan daarna uw eigen gegevens in. U kunt uw persoonlijke gegevens (verder) invullen en aangeven of u interesse hebt in bepaalde aankondigingen. Daarbij kunt u instellen of u van ons berichten wilt ontvangen op uw e-mailadres. Zo stemt u de mogelijkheden van TenderNed af op uw eigen behoeften. U kunt u persoonlijke instellingen beheren door in de oranje menubalk te klikken op Instellingen/Persoonlijk of door op uw gebruikersnaam te klikken bovenaan de pagina.

3.1 Vul uw (ontbrekende) persoonlijke gegevens in

  • Klik in de oranje menubalk op Instellingen/Persoonlijk. U komt dan op het eerste tabblad Persoonlijke gegevens. Klik vervolgens op Wijzigen linksboven in het scherm.
  • Ontbreken er nog bepaalde gegevens bij uw contactgegevens en postadres? Vul deze dan in. Alleen de gegevens waar een * bij staat zijn verplicht.
  • Klik daarna op Opslaan.

3.2 Vul uw interesseprofiel in

  • Ga via de oranje menubalk Instellingen/Persoonlijk naar het tweede tabblad Interesseprofiel. Klik daarna op Wijzigen linksboven in het scherm.
  • Geef aan in welke aankondigingen u geïnteresseerd bent. U kunt verschillende kenmerken aangeven: zoektermen, nationaal of Europees, type opdracht, type publicatie, plaats van uitvoering (NUTS-code) en opdrachtomschrijvingen (CPV-code). Houd er rekening mee dat alle filters volgens het 'en-en' principe werken, behalve zoektermen: Dat is additioneel op CPV-codes. Klik daarna op Opslaan.

Tip: gebruik van zoekcommando's
Wilt u op exacte woorden in een bepaalde volgorde zoeken? Zet uw zoekwoorden dan tussen dubbele aanhalingstekens, gescheiden door een spatie. Bijvoorbeeld: “gemeente Amsterdam”. TenderNed zoekt dan alleen aankondigingen met daarin de woorden ‘gemeente en ‘Amsterdam in die volgorde naast elkaar. Als u naar combinaties in iedere willekeurige volgorde zoekt, dan kunt u gewoon zoektermen invoeren zonder dubbele aanhalingstekens en gescheiden door een spatie. TenderNed toont dan de meest relevante publicaties bovenaan, maar ook publicaties die minder relevant zijn - waar bijvoorbeeld maar één van de twee ingevoerde zoektermen in voorkomt.

Meer tips over het vinden van aanbestedingen vindt u hier.

3.2.1 Gebruik van CPV-codes

De CPV-code is een handig hulpmiddel om uw interesseprofiel te optimaliseren. CPV-codes (Common Procurement Vocabulary) is het classificatiesysteem voor werken, leveringen en diensten. Hiermee kan een aanbestedende dienst de opdracht zo nauwkeurig mogelijk omschrijven. De CPV-codes zijn ingedeeld volgens een hiërarchische boomstructuur. Dit biedt u de mogelijkheid om een code te selecteren met een bredere opdrachtomschrijving of een code te selecteren die een specifiekere opdrachtomschrijving vermeld. In uw interesseprofiel kunt u meerdere CPV-codes vermelden.
Als er een publicatie wordt gepubliceerd met één van de geselecteerde codes ontvangt u hiervan een attendering. Hierbij is het van belang om te weten dat wanneer u een code heeft geselecteerd die hoog in de hiërarchie staat, u ook aankondigingen met lagere CPV-codes ontvangt. Heeft u een lagere CPV-code geselecteerd dan dat in de aankondiging staat vermeld, dan krijgt u geen attendering van deze aankondiging.

3.3 Beheer uw instellingen

  • Klik in de oranje menubalk op Instellingen/Persoonlijk en ga naar het derde tabblad Instellingen. Klik daarna op Wijzigen linksboven in het scherm.
  • Als u aan meerdere aanbestedende diensten gekoppeld bent, vul dan een Standaard organisatie in. Dit is de organisatie waar u standaard onder ingelogd wilt worden als u inlogt. Als u incidenteel wilt wisselen van organisatie, dan kan dat altijd door bovenin ieder scherm op Wisselen te klikken naast de standaardorganisatie waarvoor u ingelogd bent .
  • Wilt u een e-mail ontvangen met daarin een overzicht van alle berichten die u op TenderNed ontvangt? Plaats een vinkje waar dit van toepassing is.
  • Wilt u een e-mail ontvangen met daarin de publicaties van aanbestedingen die voldoen aan uw interesseprofiel? Plaats dan een vinkje waar dit van toepassing is. Standaard ontvangt u dagelijks per email een overzicht van publicaties die voldoen aan uw interesseprofiel.
  • Klik daarna op Opslaan.

Tip: zoeken naar publicaties van aanbestedingen
Bent u op zoek naar een bepaalde publicatie van een aanbesteding? Dan kunt u gebruikmaken van het aankondigingenplatform van TenderNed. Zie 13.2.3 Zoek naar aankondigingen voor meer informatie.

3.4 Wijzig uw persoonlijke gegevens

  • Klik op uw gebruikersnaam bovenaan de pagina. U komt dan op het tabblad Persoonlijke gegevens. Klik vervolgens op Wijzigen linksboven in het scherm.
  • Wijzig uw persoonlijke gegevens en klik daarna op Opslaan.
  • U kunt uw gegevens uit TenderNed verwijderen door op Uw gebruikersaccount verwijderen te klikken. Dit is alleen mogelijk als u niet eerder aan een organisatie gekoppeld bent geweest.

Let op: wijzigen van uw mobiele telefoonnummer.

Om belangrijke handelingen op TenderNed veilig te laten verlopen heeft u een transactiecode nodig. U ontvangt deze code via sms op het mobiele telefoonnummer dat u hebt opgegeven. Wilt u dit nummer wijzigen? Kies hieronder de optie die voor u van toepassing is:

  • Als u niet aan een organisatie gekoppeld bent: Klik op uw gebruikersnaam bovenaan de pagina. U komt dan op het tabblad Persoonlijke gegevens. Klik vervolgens op Wijzigen linksboven in het tabblad. Wijzig uw mobiele telefoonnummer onder Contactgegevens. Dit nieuwe telefoonnummer moet worden gecontroleerd op juistheid. Dit doet u door op de knop Verifieer nummer te klikken nadat u het mobiele telefoonnummer heeft gewijzigd. Op het opgegeven nieuwe mobiele telefoonnummer ontvangt u vervolgens een transactiecode. Vul deze in op het scherm en klik op Opslaan.
  • Als u aan een organisatie gekoppeld bent en nog over uw oude nummer beschikt: Klik op uw gebruikersnaam bovenaan de pagina. U komt dan op het tabblad Persoonlijke gegevens. Klik vervolgens op Wijzigen linksboven in het tabblad. Wijzig uw mobiele telefoonnummer. Dit nieuwe telefoonnummer moet worden gecontroleerd op juistheid. Dit doet u door op de knop Verifieer nummer te klikken nadat u het mobiele telefoonnummer heeft gewijzigd. Op zowel uw oude als mobiele telefoonnummer ontvangt u een transactiecode. Vul beide transactiecodes in op het scherm en klik op Opslaan.
  •  Als u aan een organisatie gekoppeld bent en niet meer beschikt over uw oude nummer: Klik op uw gebruikersnaam bovenaan de pagina. U komt dan op het tabblad Persoonlijke gegevens. Klik vervolgens op Wijzigen linksboven in het tabblad. Klik vervolgens op Ik beschik niet meer over dit mobiele nummer en wil een ander nummer gebruiken. In uw scherm verschijnt daarna een melding dat de lokaal beheerder toestemming moet geven. Na het klikken op OK ontvangen alle lokaal beheerders van uw organisatie uw verzoek tot wijzigen van uw mobiele telefoonnummer. U ontvangt een bericht zodra de lokaal beheerder toestemming heeft verleend. Ga vervolgens na ontvangst van dat bericht weer terug naar uw persoonlijke gegevens door op uw gebruikersnaam bovenaan de pagina te klikken. Klik vervolgens op Wijzigen linksboven in het tabblad. Wijzig uw mobiele telefoonnummer onder Contactgegevens. Dit nieuwe telefoonnummer moet worden gecontroleerd op juistheid. Dit doet u door op de knop Verifieer nummer te klikken nadat u het mobiele telefoonnummer heeft gewijzigd. Op het opgegeven nieuwe mobiele telefoonnummer ontvangt u vervolgens een transactiecode. Vul deze in op het scherm en klik op Opslaan.

3.5 Wijzig uw interesseprofiel

  • Ga via uw gebruikersnaam bovenaan de pagina naar het tabblad Interesseprofiel. Klik daarna op Wijzigen linksboven in het scherm.
  • Wijzig uw interesseprofiel en klik daarna op Opslaan.
  • Wilt u uw interesseprofiel verwijderen? Klik dan op Interesseprofiel verwijderen klik linksboven in het scherm. Klik daarna op Opslaan.

3.6 Wijzig uw instellingen

  • Ga via uw gebruikersnaam bovenaan de pagina naar het tabblad Instellingen. Klik daarna op Wijzigen linksboven in het scherm.
  • Wijzig uw e-mail notificaties en klik daarna op Opslaan.

3.7 Bekijk uw persoonlijke gegevens

  • Klik in de oranje menubalk op Instellingen > Persoonlijk. U komt dan op het eerste tabblad Persoonlijke gegevens. Daar vindt u uw login-gegevens, contactgegevens en postadres.

3.8 Bekijk uw interesseprofiel

  • Ga via de oranje menubalk Instellingen > Persoonlijk en ga naar het tweede tabblad Interesseprofiel. Daar ziet u of u hebt aangegeven geïnteresseerd te zijn in bepaalde aankondigingen.

3.9 Bekijk uw instellingen

  • Ga via uw gebruikersnaam bovenaan de pagina naar het tabblad Instellingen. Daar ziet u of u hebt aangegeven geïnteresseerd te zijn in het ontvangen van e-mail notificaties.

4 Beheer de gegevens van uw organisatie

Wilt u aanbestedingen aanmaken namens uw organisatie?. Voeg dan uw organisatie toe aan TenderNed als aanbestedende dienst. Alle organisatiegegevens die u hier invult, neemt TenderNed over als u een nieuwe aanbesteding aanmaakt. Degene die de organisatie toevoegt, krijgt de rol van lokaal beheerder. Deze beheert onder andere alle gegevens van de organisatie en nodigt collega-medewerkers uit om ook gebruik te maken van TenderNed.

4.1 Voeg uw organisatie toe

  • Kies bovenaan uw scherm of op uw startpagina voor Organisatie toevoegen. Deze button is niet zichtbaar wanneer u al aan een onderneming bent gekoppeld.
  • Als u over een registratienummer van de KvK beschikt, dan kun u heel eenvoudig uw gegevens automatisch op laten halen. Vul anders de kenmerken, het adres en de overige (contact)gegevens van uw organisatie in. Klik daarna op Opslaan.

Tip: Is uw organisatie aanbestedingsplichtig?

Alleen organisaties die volgens de Aanbestedingswet aanbestedingsplichtig zijn, worden op TenderNed toegelaten als aanbestedende dienst. Als een organisatie wordt opgericht (bijvoorbeeld als samenwerking tussen aanbestedingsplichtige diensten) met als doel enkel aanbestedingsplichtige opdrachten uit te voeren, dan wordt deze ook toegelaten als aanbestedende dienst. Als een niet-aanbestedingsplichtige organisatie een project uitvoert wat wel aanbestedingsplichtig is, dan dient dit te gebeuren via de aanbestedingsplichtige organisatie die het project (mede-)financiert. Laat u in dat geval door de lokaal beheerder van de aanbestedingsplichtige organisatie toevoegen als gebruiker.

4.2 Activeer uw organisatie

  • Na goedkeuring (bij registratie d.m.v. KvK-nummer automatisch)verstuurt TenderNed binnen 1 dag per post een brief met activeringscode t.a.v. het bestuur naar het adres dat u heeft opgegeven. Zo weet TenderNed zeker dat u gemachtigd bent om namens uw organisatie rechtshandelingen in TenderNed uit te voeren.
  • Met deze code activeert u uw organisatie op TenderNed. Doe dit binnen 31 dagen na registratie van uw organisatie. Daarna verloopt uw activeringscode en moet u uw organisatie opnieuw registreren. Heeft de brief u binnen 20 dagen nog niet bereikt? Neem dan contact op met de servicedesk via 0800-8363376.
  • Klik op uw startpagina op de knop Organisatie activeren achter uw aanmelding. Vul uw activeringscode in en klik op Activeren.
  • Uw organisatie is nu geactiveerd. U kunt nu onder andere aanbestedingen aanmaken, de organisatiegegevens beheren en collega’s uitnodigen. Daarnaast kunt u als lokaal beheerder gebruikmaken van de berichteninbox (zie 13 Overige mogelijkheden van TenderNed). U ontvangt hierin ook een bevestiging van uw activering.

Let op: meerdere organisaties toevoegen

Bent u verantwoordelijk voor aanbestedingen namens meerdere organisaties? Dan kunt u deze aanbestedende diensten ook koppelen aan uw gebruikersaccount.

  • Volg hiervoor de instructies onder 4.1 Voeg uw organisatie toe en vervolgens de instructies onder 4.2 Activeer uw organisatie. U mag maximaal 10 aanvragen voor organisaties tegelijkertijd hebben lopen.
  • U kunt een lopende aanvraag altijd verwijderen (zie 4.3 Wijzig uw organisatiegegevens).

Let op: wisselen van organisatie

We koppelen uw gebruikersnaam altijd standaard aan de eerste organisatie die u toevoegt. Na inloggen komt u op de startpagina van deze organisatie terecht. Wilt u wisselen van organisatie?

  • Klik bovenaan de pagina op Wisselen. Ga daarna in het scherm Organisatie wisselen naar de organisatie die u als standaard wilt koppelen aan uw gebruikersnaam. Klik daarna op Opslaan.
  • De volgende keer dat u inlogt, komt u automatisch op de startpagina van de organisatie terecht die u zojuist als standaard heeft ingesteld.

4.3 Wijzig uw organisatiegegevens

  • Wilt u contactgegevens wijzigen? Klik dan bovenaan de pagina op de naam van uw organisatie. Of kies Instellingen en klik daarna op Gegevens van de organisatie die u wilt wijzigen.
  • Klik daarna op Wijzigen linksboven in het scherm. U wordt aangeraden een bedrijfsprofiel in te stellen, zodat aanbestedende diensten u kunnen vinden als zij op zoek zijn naar geschikte ondernemingen voor onderhandse aanbestedingen. Klik ten slotte op Opslaan.
  • Wilt u een lopende aanvraag verwijderen? Kies Instellingen en kies daarna voor Mijn organisaties. Klik op het symbool Verwijderen naast de organisatie die u wilt verwijderen. Klik op OK bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder de organisatie die u hebt verwijderd.

4.4 Bekijk uw organisatiegegevens

  • Klik bovenaan de pagina op de naam van uw organisatie waarvan u de gegevens wilt bekijken.
  • Of kies Instellingen en klik daarna op Gegevens van de organisatie die u wilt bekijken.

4.5 Relatie aangaan met een andere organisatie

U kunt samen met andere aanbestedende diensten gezamenlijk aanbestedingen uitvoeren, bibliotheken delen of gezamenlijke rapportages genereren. Voordat u kunt samenwerken moet u een relatie aangaan met één of meer aanbestedende diensten. Hiermee geeft u als lokaal beheerder een andere dienst toestemming om acties rond een aanbesteding uit te voeren.

4.5.1 Nodig een organisatie uit

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Relaties onder uw organisatienaam. Klik vervolgens op de link Aanbestedende dienst uitnodigen.
  • Klik daarna op de link Selecteer organisatie en kies de organisatie die u wilt uitnodigen.
  • Pas het standaardbericht aan als u wilt en klik vervolgens op Verzenden.
  • De lokaal beheerder van de organisatie die u hebt uitgenodigd, ontvangt de uitnodiging in zijn berichteninbox. Hij bepaalt of hij de uitnodiging accepteert. U krijgt een bericht in uw berichteninbox als dat het geval is.

Let op: relatie aangaan vanuit een andere organisatie
Wilt u een relatie met een andere aanbestedende dienst aangaan vanuit een andere organisatie dan uw standaardorganisatie? Wissel dan eerst van organisatie (zie wisselen van organisatie onder 4.2 Activeer uw organisatie).

4.5.2 Wijzig uw relaties

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Relaties onder uw organisatienaam.
  • Klik vervolgens op het symbool Verwijderen naast de organisatie die u wilt verwijderen.

4.5.3 Bekijk uw relaties

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Relaties onder uw organisatienaam. U ziet daar al uw relaties.

4.6 Nodig medewerkers uit en ken rollen / rechten toe

Als lokaal beheerder nodigt u andere gebruikers van TenderNed uit om namens uw organisatie op te treden. U kent daarbij een rol met gebruikersrechten toe. Sommige medewerkers mogen alleen gegevens bekijken. Terwijl andere medewerkers bijvoorbeeld ook anderen mogen uitnodigen om op te treden namens uw organisatie.

4.6.1 Verstuur uw uitnodigingen

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Gebruikers onder uw organisatienaam. Klik vervolgens op de link Gebruiker uitnodigen.
  • Vul het e-mailadres in van de medewerker die u uitnodigt en klik vervolgens op Verzenden.
  • De medewerker ontvangt de uitnodiging op zijn e-mailadres. In het bericht staat een link waarmee de medewerker zich kan registreren op TenderNed. Beschikt de medewerker al over een gebruikersaccount, dan kan hij zich met behulp van de link koppelen aan de organisatie.

4.6.2 Wijzig de rollen / rechten

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Gebruikers onder uw organisatienaam. U ziet daar alle actieve gebruikers namens uw organisatie. U kunt zoeken naar bepaalde gebruikers via de pijltjes in de kolomnamen. Door het hokje van de niet-actieve gebruikers aan te vinken, wordt het overzicht aangevuld met de niet-actieve gebruikers.
  • Klik op de gebruiker waarvan u de rol met gebruikersrechten wilt wijzigen. Of klik hiervoor op het symbool Wijzigen naast de gebruikersnaam. Ga vervolgens naar Wijzigen linksboven in het scherm. Pas de rol met gebruikersrechten aan en klik daarna op Opslaan.
  • Werkt een medewerker of extern adviseur niet meer voor uw organisatie? Dan kunt u deze persoon op inactief zetten en daarmee de toegang tot uw organisatie in TenderNed ontzeggen.
  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Gebruikers onder uw organisatienaam. Klik vervolgens op de gebruiker die u de toegang in TenderNed wilt ontzeggen en klik op Wijzigen. Verander ten slotte de status van Actief naar Inactief en klik op Opslaan.
  • In onderstaande tabel staat aangegeven dat ook teamleden en gastleden de inschrijvingen kunnen bekijken. Dat klopt, maar geldt niet voor de prijsinformatie van de inschrijvingen. De prijsinformatie van inschrijvingen is alleen toegankelijk voor procesleiders van een aanbesteding en voor lokaal beheerders.
  • Het tabblad met de prijsinformatie wordt nog apart vergrendeld. Tot de ontgrendeling heeft niemand van het aanbestedingsteam toegang tot de prijsinformatie van de inschrijvingen. Zo kunnen de inschrijvingen eerst kwalitatief beoordeeld worden. Na de ontgrendeling van het tabblad met de prijsinformatie door de procesleider van de aanbesteding worden de betrokken ondernemers hier automatisch over geïnformeerd. De prijsinformatie is dan overigens nog steeds alleen toegankelijk voor procesleiders van een aanbesteding en voor lokaal beheerders.

Wie kan wat in welke rol

Autorisatierollen aanbestedende diensten

 

4.6.3 Bekijk de rollen / rechten

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Gebruikers onder uw gebruikersnaam. U ziet daar alle actieve gebruikers namens uw organisatie. U kunt zoeken naar bepaalde gebruikers via de pijltjes in de kolomnamen. Door het hokje van de niet-actieve gebruikers aan te vinken, wordt het overzicht aangevuld met de niet-actieve gebruikers.
  • Klik op de gebruiker waarvan u de rol met gebruikersrechten wilt bekijken. Of klik hiervoor op het symbool Bekijken naast de gebruikersnaam. U ziet dan de gegevens van de gebruiker met de rol die aan hem is toegekend.

Tip: download een overzicht met gebruikersgegevens

U kunt een overzicht downloaden met daarin alle gegevens van de gebruikers namens uw organisatie.

  • Kies Instellingen en ga daarna naar Gebruikers onder uw organisatienaam. Klik vervolgens op de link Overzicht exporteren als CSV.
  • U kunt ook een overzicht downloaden van bepaalde gebruikers. Maak gebruik van de pijltjes in de kolomnamen. In het overzicht komen dan alleen de geselecteerde gegevens te staan.

4.7 Richt uw bibliotheek in

Eisen, selectiecriteria en documenten die binnen uw organisatie veel gebruikt worden voor aanbestedingen kunt u toevoegen aan uw bibliotheek. U hoeft deze gegevens slechts één keer aan te maken op organisatieniveau, waarna iedereen de stukken met een muisklik aan een aanbesteding kan koppelen. U kunt zelfs aangeven dat eisen standaard in nieuwe aanbestedingen zitten die binnen uw aanbestedende dienst worden aangemaakt.

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar uw Bibliotheek. U ziet daar 3 tabbladen.
  • Klik op het tabblad Documenten en vervolgens op Document toevoegen om standaard documenten in uw bibliotheek te plaatsen. Vul eventueel een verloopdatum en herinnering in als de documenten bijvoorbeeld een jaar geldig zijn en klik daarna op Opslaan.
  • Klik op het tabblad Eisen en vervolgens op Eis toevoegen om standaard uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen in uw bibliotheek te plaatsen. Als uw eis een wettelijke grondslag heeft dan kunt u een specifiek bewijsstuk koppelen. U ziet vervolgens alle mogelijke wetsverwijzingen. Houdt er rekening mee dat de wetsverwijzing kan slaan op een werk, dienst of levering en dat u in een aanbesteding alleen eisen uit de bibliotheek toe kunt voegen die bij het type opdracht passen. Kies eerst de juiste categorie om vervolgens de bijbehorende bewijsstukken te zien. Kies vervolgens of u de eis standaard aan alle nieuwe aanbestedingen wil toevoegen en klik tenslotte op Opslaan.
  • Klik op het tabblad Selectiecriteria en vervolgens op Selectiecriterium toevoegen om een standaard selectiecriterium in uw bibliotheek te plaatsen. Klik vervolgens op Opslaan.

Let op: TenderNed laat in een aanbesteding alleen eisen uit uw bibliotheek zien die toegepast mogen worden bij het type opdracht van de aanbesteding.

4.8 Maak contactpunten aan

Contactpunten zijn verwijzingen naar personen of adressen die u vaak binnen aanbestedingen gebruikt. Deze hoeft u in TenderNed maar één keer aan te maken. Wilt u alle communicatie rondom een aanbesteding laten verlopen via bepaalde contactpunten? Zoals een extern ingehuurd bureau of de centrale inkoopafdeling van uw aanbestedende dienst? U kunt als lokaal beheerder contactpunten toevoegen aan uw organisatie. Deze punten hoeft u slechts één keer aan te maken en kunnen vervolgens voor iedere aanbesteding geselecteerd worden.

Let op: Per 15 oktober 2016 kunt u voor de aanbestedingsdocumenten niet meer verwijzen naar een contactpunt. U wordt geacht deze bij de aankondiging te publiceren (of vrij beschikbaar te stellen via uw aanbestedingsplatform). Daarnaast is het contactpunt voor de instantie voor beroepsprocedures voor bijna alle aankondigingen verplicht geworden.

4.8.1 Voeg contactpunten toe

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Contactpunten onder uw organisatienaam. Klik vervolgens op de link Contactpunt toevoegen.
  • Vul de gegevens van uw contactpunt in en klik op Opslaan. De naam van het contactpunt, de adresgegevens, website en e-mailadres zijn verplichte velden.
  • Het contactpunt kunt u standaard toevoegen aan nieuwe aanbestedingen. Dit doet u door het vinkje te plaatsen bij Dit contactpunt standaard opnemen in al mijn aanbestedingen.

Let op: per type contactpunt kunt u één standaard contactpunt instellen.

4.8.2 Wijzig uw contactpunten

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Contactpunten onder uw organisatienaam. Klik vervolgens op het contactpunt dat u wilt wijzigen. Of klik op het symbool Wijzigen naast het contactpunt.
  • Ga daarna naar Wijzigen linksboven in het scherm. Pas vervolgens de gegevens aan en klik op Opslaan.
  • Wilt u een contactpunt verwijderen? Ga dan naar Instellingen, Contactpunten onder uw organisatienaam en klik vervolgens op het contactpunt dat u wilt verwijderen. Of klik hiervoor op het symbool Verwijderen naast het contactpunt.
  • Kies Verwijderen en klik op OK bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder het contactpunt dat u hebt verwijderd.
  • Wilt u een bestaand contactpunt instellen als standaard contactpunt? U kunt dit contactpunt dan toevoegen aan nieuwe aanbestedingen door het vinkje te plaatsen bij ‘Dit contactpunt standaard opnemen in al mijn aanbestedingen’.

Let op: per type contactpunt kunt u één standaard contactpunt instellen.

4.8.3 Bekijk uw contactpunten

  • Klik op Instellingen en ga daarna naar Contactpunten onder uw organisatienaam.
  • Klik vervolgens op het contactpunt dat u wilt bekijken. Of kies hiervoor het symbool Bekijken naar het contactpunt. U ziet daar alle gegevens van het contactpunt.

5 Maak een aanbesteding aan

Hebt u uw organisatie toegevoegd aan TenderNed als aanbestedende dienst? Maakt u dan daarna uw aanbesteding aan. U legt in deze stap de specifieke gegevens van uw aanbesteding vast. Deze gegevens kunt u wijzigen en bekijken.

5.1 Voeg een nieuwe aanbesteding toe

U voegt in zes stappen een nieuwe aanbesteding toe. In deze stappen vult u alle basiskenmerken in van uw opdracht. Hebt u deze gegevens ingevuld? Vult u dan daarna alle andere specifieke gegevens in. En vervolgens ook de eisen, de selectiecriteria en gunningscriteria en optioneel het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Hiermee beoordeelt u een opdracht en bepaalt u uiteindelijk aan welke onderneming u deze gunt. Ondernemingen, die deelnemen aan uw digitale aanbesteding, kunnen een antwoord geven op de eisen en criteria en kunnen ook het UEA invullen en meesturen met hun digitale inschrijving.


Tip: Kopieer uw aanbesteding en gebruik deze als sjabloon

Bovenin het dashboard vindt u de knop Deze aanbesteding kopiëren. U kunt vervolgens aangeven welke gegevens u wilt kopiëren. Op deze manier kunt een bestaande aanbesteding als uitgangspunt nemen voor een nieuwe of zelfs verschillende sjablonen aanmaken. NB Op 15 oktober 2016 zijn de nieuwe Europese aankondigingsformulieren in gebruik genomen met o.a. wijzigingen in de verplichte velden. Dit betekent, dat u uw sjablonen hierop aan moet passen. Wanneer u een aanbesteding kopieert, die vóór 15 oktober 2016 is aangemaakt, moet u ook aanpassingen doen, zodat alle verplichte velden zijn ingevuld.

5.1.1 Vul de kenmerken in

  • Basiskenmerken
  • Kies Aanbestedingen en klik daarna op de link Aanbesteding toevoegen.
  • Vul in zes stappen alle (verplichte) basiskenmerken in:

1. Vul de algemene gegevens van uw opdracht in en klik op Volgende stap.
2. Vul de kenmerken in en klik op Volgende stap.
3. Vul de aard van de opdracht in en klik op Volgende stap.
4. Vul de procedure in en een eventuele motivering waarom u voor een procedure kiest. Klik op Volgende stap.
5. Geef aan of digitaal inschrijven via TenderNed of een andere website verloopt en of er percelen of opties van toepassing zijn. Klik vervolgens op Volgende stap.
6. Controleer uw ingevulde gegevens en klik daarna op Opslaan.

Let op: Als u bij stap 5 kiest voor digitaal inschrijven via TenderNed is het verstandig een aantal verwijzingen in uw aanbesteding op te nemen:

  • Neem in uw aanbestedingsdocumenten een link naar het document in zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed op. Zo kunnen ondernemingen zelfstandig aan de slag.
  • Verwijs ook naar dit document in de nadere inlichtingen (aangezien aanbestedingsdocumenten niet geëxporteerd worden naar bijv. de TED) en geef aan of digitaal inschrijven verplicht is of optioneel kunt aangeven dat diegene die de aanmelding of inschrijving in TenderNed indient daarmee ook ondertekent, en daartoe bevoegd dient te zijn.
  • Vergeet tenslotte niet uw relevante contactpunten te selecteren voor uw aankondiging.

Tip: Wilt u een IIB-dienst gunnen en is uw procedure al in het verleden gestart?

Laat dan in stap 1 de startdatum leeg. Uw nieuwe aanbesteding is nu toegevoegd en heeft de status In voorbereiding. U bevindt zich nu op de pagina Dashboard van uw nieuwe aanbesteding.

Specifieke kenmerken

  • Kies Aanbestedingen en klik daarna op de link Aanbesteding toevoegen.
  • Vul alle andere specifieke kenmerken van uw opdracht in:
  • Klik op Gegevens van de aanbestedende dienst. Vul deze gegevens in klik op Opslaan.
  • Klik op Opdracht. Het tabblad Basiskenmerken hebt u al ingevuld bij het toevoegen van de aanbesteding. Kies het tabblad Uitgebreide kenmerken en vul de gegevens in. Let op: u bent, naast een aantal andere velden, vrijwel altijd verplicht de Categorie in te vullen. Het invullen van Trefwoorden is als aanvulling op de CVP-code(s) belangrijk om gevonden te worden. Klik vervolgens op Opslaan.
  • Is er sprake van een Raamovereenkomst? Geef dit dan aan onder Opdracht. Klik daarna op Opslaan.
  • Is er sprake van een Erkenningsregeling? Geef dit dan aan onder Opdracht. Klik daarna op Opslaan
  • Is er sprake van een Prijsvraag? Geef dit dan aan onder Opdracht. Klik daarna op Opslaan.
  • Gelden er Opties (bijvoorbeeld een optie tot verlenging contract of een optie tot extra levering)? Geef dit dan aan onder Opdracht. Klik daarna op Opslaan.
  • Gelden er Percelen? Geeft dit dan aan onder Opdracht. U kunt deze gegevens invullen als u uw aanbesteding wilt verdelen in verschillende deelopdrachten (ofwel percelen). Klik op Perceel toevoegen en vul de gegevens van de eerste deelopdracht in. Klik vervolgens op Opslaan. Wilt u nog een deelopdracht toevoegen? Klik dan opnieuw op Perceel toevoegen. Vul de gegevens van de volgende deelopdracht in. Klik daarna weer op Opslaan.
  • Klik op Procedure. Vul uw gegevens in en klik op Opslaan. Als er sprake is van een spoedprocedure, dan kunt u dat hier aangeven. Ook de motivering voor een procedure zonder voorafgaande bekendmaking kunt u hier eventueel kwijt.
  • Klik op Termijnen. Als u een startdatum heeft aangegeven in de wizard voor het toevoegen van een nieuwe aanbesteding, dan heeft TenderNed n.a.v. uw procedure automatisch de wettelijke minimumtermijnen voor u uitgerekend. Als dit niet het geval is dat kunt hier alsnog uw planning invoeren. Voor termijnen waarbij geen tijdstip kan worden ingevoerd, geldt standaard 23:59u op de datum die wordt ingevoerd - tot en met dus.
  • U kunt specifieke termijnen of de hele planning altijd achteraf nog bijstellen. Niet alle data worden ook gepubliceerd; controleer hiervoor het formulier voordat u gaat publiceren of het publicatievoorbeeld op het dashboard. Klik tenslotte op Opslaan.

 

Tip: Gebruik CPV-codes voor uw aanbesteding

CPV-codes (Common Procurement Vocabulary) staat voor de Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten en is het classificatiesysteem voor werken, leveringen en diensten. Bij Europese aanbestedingen is het gebruik van CPV-code(s) verplicht.
Met een CPV-code(s) kunt u als aanbestedende dienst de opdracht zo nauwkeurig mogelijk omschrijven. De CPV-codes zijn voor leveranciers een handig hulpmiddel bij het zoeken naar opdrachten. Veel gebruikers van TenderNed hebben een interesseprofiel ingesteld, waarin zij ook CPV-codes vermelden. Zij worden via een attenderingsmail op de hoogte gehouden van aanbestedingen die aan hun interesseprofiel voldoen. Om te zorgen dat geïnteresseerde partijen de opdracht onder ogen krijgt is het gebruik van de juiste CPV-code(s) van belang. Het helpt u om de opdracht een zo groot mogelijk bereik te geven. Voor meer informatie over het Interesseprofiel zie Hoofdstuk 3.2 Vul uw interesseprofiel in.

CPV-codes zijn ingedeeld volgens een hiërarchische boomstructuur. Dit biedt de mogelijkheid om CPV-code te selecteren met een bredere opdrachtomschrijvingen of een CPV-code met een specifiekere opdrachtomschrijving. Bij de uitgebreide kenmerken kunt u een hoofd CPV-code selecteren voor de opdrachtomschrijving. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om een sub CPV categorie toe te voegen, deze helpen om de opdracht nauwkeuriger te beschrijven. Bestaat de aanbesteding uit meerdere opdrachten dan kunt u per bijkomende opdracht een hoofd CPV-code en eventuele sub CPV categorie(en) toevoegen.
De CPV-code is ook bruikbaar bij het vaststellen van de aard van de opdracht en om te bepalen of de opdracht als een werk, levering of dienst wordt gekwalificeerd. Er zijn bijvoorbeeld ook specifieke CPV-codes die gebruikt worden voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) en waarmee u aan de markt duidelijk maakt dat er duurzaam wordt ingekocht.

Tip: Gebruik trefwoorden voor uw aanbesteding

Een ondernemer kan bij het zoeken op het aankondigingenplatform één of meerdere zoekwoorden invullen. Deze zoekwoorden worden vergeleken met de inhoud van de publicatie, zoals de korte omschrijving. Zorg dus dat de gehanteerde trefwoorden (welke zijn in te vullen onder de uitgebreide kenmerken) aanvullend zijn en niet identiek.
Voorbeeld: de aanbestedende dienst publiceert een aankondiging met als titel WMO Jeugdhulp dan heeft het geen toegevoegde waarde om als zoekterm Jeugdhulp in te voeren, dit omdat deze al in de titel staat. Door te kiezen voor een term die niet in uw publicatie staat vermeld, vergroot u de vindbaarheid.


Tip: In het Engels publiceren?

Gaat u in het Engels een aankondiging doen? Geef dit aan bij Taal aankondiging onder Procedure in het dashboard. Let op: kiest u voor de Engelse taalvoering en wilt u de aanbesteding ook op TED (Tenders Electronic Daily) gepubliceerd hebben? Voer dan alle tekst in het Engels in. TED hanteert strenge regels op het gebied van taaluniformiteit en weigert publicaties als dit niet nagevolgd wordt. De uniforme taalvoering geldt ook wanneer u de Nederlandse taal selecteert.

Tip: Motiveringsplicht

U bent volgens de Aanbestedingswet 2012 verplicht bepaalde zaken te motiveren en deze motiveringen bekend te maken. Omdat de Europese formulieren waarmee TenderNed werkt geen aparte sectie hebben voor de bekendmaking, kunt u deze onder Procedure verwerken bij Nadere inlichtingen.

5.1.2 Stel uw aanbestedingsteam samen

Zodra u een aanbesteding heeft aangemaakt, voegt TenderNed automatisch een aanbestedingsteam toe aan uw aanbesteding. Dat team bestaat standaard uit één persoon, namelijk de procesleider. U kunt zelf andere medewerkers binnen uw (gekoppelde) organisatie(s) toevoegen aan uw aanbestedingsteam die bijvoorbeeld vragen kunnen beantwoorden of mee kunnen helpen met het beoordelen van inschrijvingen.

Let op: autorisaties van medewerkers worden op niet op aanbestedingsniveau maar op organisatieniveau geregeld (zie 4.6.2 Wijzig de rollen/rechten).

5.1.2.1 Voeg een aanbestedingsteamlid toe
  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u het aanbestedingsteam wilt wijzigen. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik daarna op Aanbestedingsteam onder Intern en vervolgens op Medewerker toevoegen. Selecteer de medewerker die u wilt toevoegen en klik daarna op Opslaan. U kunt alleen medewerkers toevoegen die zelf al een TenderNed-account hebben. Medewerkers die dit nog niet hebben, moeten zich eerst registreren (zie Stap 1: registreer uzelf als gebruiker).
5.1.2.2 Wijzig uw aanbestedingsteamleden
  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen onder Intern en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u het aanbestedingsteam wilt wijzigen. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik daarna op Aanbestedingsteam onder Intern. U ziet daar alle medewerkers van uw aanbestedingsteam staan. U ziet in het overzicht welke medewerkers u wel en niet mag verwijderen. Klik op Verwijderen bij de medewerker die u wilt verwijderen. Kies OK bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder de medewerker die u hebt verwijderd. Klik op Wijzigen als u in een aanbesteding met meerdere procesleiders eén iemand als hoofdprocesleider wil kenmerken.
5.1.2.3 Bekijk uw aanbestedingsteamleden
  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u het aanbestedingsteam wilt bekijken.
  • Klik daarna op Aanbestedingsteam. U ziet daar alle medewerkers van uw aanbestedingsteam staan.

5.1.3 Maak een planning voor uw aanbesteding aan

TenderNed maakt automatisch een planning bij iedere Europese aanbestedingsprocedure, als u bij het aanmaken van een aanbesteding een startdatum heeft opgegeven. Deze is gebaseerd op de wettelijke minimum termijnen. De planning bevat alle vast te leggen data, zoals de uiterlijke datum voor ontvangst van de inschrijvingen en de geplande datum voor het versturen van de gunning. U kunt deze planning uiteraard zelf wijzigen en opslaan, voordat u de aankondiging van de opdracht publiceert. Vergeet na het aanpassen niet om de wijziging van de sluitingstermijn met een rectificatie kenbaar te maken. Pas dan is de wijziging definitief. In geval van een onderhandse aanbesteding verstuurd u hiervoor een correctiebericht naar de uitgenodigde ondernemingen.

5.1.3.1 Wijzig uw termijnen
  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de termijnen wilt wijzigen.
  • Klik daarna op Termijnen onder Kenmerken en vervolgens op Wijzigen linksboven in het scherm. U kunt individuele data aanpassen of de gehele procedure opnieuw laten berekenen, door bij Berekendatum uw gewijzigde datum in te geven en daarna te klikken op Berekenen. Kies daarna Opslaan. TenderNed controleert dan opnieuw of de aangepaste planning nog voldoet aan de wettelijke termijnen. Let op. Om het totaal aantal digitale kluissluitingen gelijkmatig te spreiden over de dag hanteert TenderNed een maximum aantal kluissluitingen per half uur. TenderNed toont voor de uiterste sluitingstermijn voor aanmeldingen en inschrijvingen alleen de voor die dag beschikbare tijden.
  • Uw correcties worden pas definitief (gecommuniceerd) als in het dashboard de taak Rectificatie publiceren of Correctie op uitnodiging tot inschrijving versturen is uitgevoerd, afhankelijk van de fase en procedure van uw aanbesteding. De taak Rectificatie publiceren wordt overigens alleen actief als u een datum heeft aangepast die uw verplicht bent te rectificeren.

Tip: controleer altijd in het voorbeeld van uw publicatie welke data wel of niet gepubliceerd worden De termijn voor gestanddoening wordt bijvoorbeeld alleen bij een openbare procedure gepubliceerd

5.1.3.2 Bekijk uw termijnen
  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de termijnen wilt bekijken.
  • Klik daarna op Termijnen. U ziet daar uw huidige planning.

5.1.4 Vul de eisen in

Met de eisen beoordeelt u de ondernemingen die willen meedoen aan uw aanbesteding. De eisen bestaan uit uitsluitingscriteria die u wettelijk verplicht moet opnemen in uw aanbesteding en uit aanvullende geschiktheidscriteria die u zelf bepaalt. De ondernemingen moeten voldoen aan alle eisen. Deze eisen komen in de aankondiging van uw aanbesteding te staan.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waaraan u eisen wilt toevoegen. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna Eisen en klik op de link Eis toevoegen of selecteer een eis uit uw bibliotheek. U kunt de gestelde eisen (en selectiecriteria) ook stuk voor stuk in TenderNed aanmaken. TenderNed houdt bij het tonen van wetsverwijzingen die u op kunt geven automatisch rekening met het feit of uw aanbesteding een werk, dienst of levering is.
  • De uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen die u stelt, dient u ook op te nemen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. U heeft hiervoor twee mogelijkheden.
  1. U kunt gebruik maken van de interactieve PDF van het UEA, opgesteld door PIANOo. Deze vult u in en voegt u vervolgens toe aan de aanbestedingsdocumenten (zie ook 5.5.4 Voeg uw documenten toe).
  2. Of u maakt gebruik van de mogelijkheid om het UEA aan te maken via de link op het dashboard van uw aanbesteding**. Wanneer u op deze wijze het UEA invult en opslaat, wordt een xml- bestand en pdf-bestand toegevoegd aan uw aanbestedingsdocumenten.

 

  • Ondernemers die deelnemen aan uw aanbesteding krijgen vervolgens ook een link op hun dashboard, waarmee ze het door de aanbestedende dienst opgestelde UEA verder kunnen invullen en opslaan. Let op! Indien u het UEA niet via de link op uw dashboard opstelt, dan heeft de deelnemende ondernemer ook geen link op zijn dashboard en dus ook niet de mogelijkheid om op die wijze het UEA in te vullen.

** De tool is gebaseerd op de inmiddels vervallen ESPD module van de Europese Commissie en is met enkele kleine aanpassingen één op één overgenomen in TenderNed. Vandaar dat de opmaak en user interface afwijken van de rest van TenderNed.

5.1.5 Vul de selectiecriteria in

Met de selectiecriteria kunt u naast de eisen het aantal gegadigde ondernemingen nog verder terug brengen. Bij een openbare procedure hoeft u de selectiecriteria niet in te vullen.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waaraan u selectiecriteria wilt toevoegen. Klik hiervoor op Aanbestedingen daarna op de naam van de aanbesteding en vervolgens op Selectiecriteria.
  • U kunt de gestelde selectiecriteria stuk voor stuk in TenderNed aanmaken. Ondernemingen kunnen dan eventueel gevraagde stukken per criterium uploaden.
  • Kies voor Instellingen wijzigen als u de selectiecriteria als losse documenten aan uw aanbesteding toevoegen (zie 5.5.4 Voeg uw documenten toe).
  • Kies ook voor Instellingen wijzigen om in te stellen hoeveel ondernemingen u toe wil laten tot de inschrijffase. Ook kunt u aangeven dat er bij gelijke geschiktheid geloot wordt.

5.1.6 Vul de gunningscriteria in

Met de gunningscriteria beoordeelt u de gegadigden die meedoen aan een aanbesteding. U beoordeelt bijvoorbeeld door te kijken naar Laagste prijs of Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waaraan u gunningscriteria wilt toevoegen. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna Gunningscriteria en stel bij Instellingen wijzigen in of u gebruik maakt van beste prijskwaliteitverhouding of laagste prijs. U kunt hier ook aangeven of u gebruik maakt van gewogen scores (uitgedrukt in percentages) of absolute scores (uitgedrukt in aantal punten). In het laatste geval mag de schaal anders zijn dan 0 tot 100. Klik vervolgens op de link Hoofdcriterium toevoegen als u gekozen heeft voor Beste Prijs Kwaliteit Verhouding om kwaliteits- en/of kosten- of een prijscriterium toe te voegen. Let op. U kunt maar één prijscriterium opnemen en nooit in combinatie met kostencriteria. Het is wel mogelijk om meerdere kostencriteria op te nemen, maar dan weer niet in combinatie een prijscriterium. Dit wordt afgedwongen door de nieuwe Europese aankondigingsformulieren, die sinds 15 oktober 2016 in TenderNed zijn opgenomen (en zijn vastgesteld door TED/SIMAP).
  • Vul vervolgens alle gegevens van het criterium in en klik op Toevoegen. U kunt ook subgunningscriteria toevoegen.
  • Als het antwoord op een criterium een prijscriterium of kostencriterium betreft, dan zijn deze na de opening van de kluis bij de inschrijvingen opgenomen in een apart en vergrendeld tabblad. Na ontgrendeling van dit tabblad is de informatie alleen zichtbaar voor procesleiders uit het aanbestedingsteam (zie 9.5 Beoordeel de inschrijvingen). Zo kunt u prijs- en kosteninformatie gescheiden houden voor de team- of juryleden die in TenderNed de inschrijvingen eerst kwalitatief beoordelen. Van het ontgrendelen van het tabblad met prijs- en kosteninformatie ontvangen alle betrokken ondernemingen een automatische bericht.
  • Vanaf 15 oktober 2016 is het niet meer toegestaan om voor de gunningscriteria te verwijzen naar de aanbestedingsdocumenten. In de aankondiging moeten de gunningscriteria zijn opgenomen (al dan niet voorzien van een weegfactor of maximaal haalbare absolute score).

Wanneer u het gunningscriterium Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit wilt hanteren, kiest u voor de gunningsmethodiek beste prijs-kwaliteit verhouding. Vervolgens kunt u via het aanmaken van een kosten- en subcriterium het gunningscriterium verder verduidelijken.
De verplichte motivering voert u op onder de beschrijving van het criterium of onder de nadere inlichtingen

Tip: Complexe beoordelingsmethodes
TenderNed voorziet in de twee meeste eenvoudige scoringsmethodieken, namelijk de gewogen score methodiek (een weegfactor per criterium in combinatie met een score van 0-100) en op basis de absolute score methodiek (van ieder criterium wordt de maximaal haalbare absolute score aangegeven). Als u complexere scoringsmethodieken wilt verwerken in TenderNed, maak dan één criterium aan (bv ‘Beste prijs kwaliteit verhouding') en neem de uitwerking ervan op in de aanbestedingsdocumenten bij de aankondiging (zie 5.5.4 Voeg uw documenten toe). De uitkomst van de apart toegevoegde methodieken kunt u natuurlijk wel gewoon invoeren in TenderNed en daarmee verwerken in uw gunning.

5.1.7 Maak het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) aan.

Sinds 1 juli 2016 bent u als aanbestedende dienst verplicht om het UEA te gebruiken indien er uitsluitingsgronden en/of selectiecriteria (geschiktheidseisen) zijn gesteld. De uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen die u stelt, dient u op te nemen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Er zijn twee manieren waarop u binnen TenderNed gebruik kunt maken van het UEA; de UEA-module van TenderNed of het interactieve pdf-formulier op PIANOo.nl.

Tip: Wees duidelijk naar potentiële inschrijvers welke UEA u gebruikt.

5.1.7.1 Voeg het UEA document toe

UEA-module van TenderNed:

  • Klik links in het dashboard van de aanbesteding onder Eisen en Criteria op Uniform Europees Aanbestedingsdocument
  • Hier vult u alle relevante gegevens in en klikt op Opslaan. Er wordt een xml-bestand en pdf bestand gegenereerd. Deze worden toegevoegd aan de aanbestedingsdocumenten. De pdf dient puur ter informatie en is niet bedoeld om in te vullen want er wordt immers gebruik gemaakt van de module.
  • Ondernemers die deelnemen aan uw aanbesteding krijgen vervolgens ook een link op hun dashboard, waarmee ze het door de aanbestedende dienst opgesteld UEA verder kunnen invullen en opslaan. Indien u het UEA niet via de link op uw dashboard opstelt, dan heeft de deelnemende ondernemer ook geen link op het dashboard en dus ook niet de mogelijkheid om op die wijze het UEA in te vullen.

De tool is gebaseerd op de inmiddels vervallen ESPD module van de Europese Commissie en is met enkele kleine aanpassingen één op één overgenomen in TenderNed. Vandaar dat de opmaak en user interface afwijken van de rest van TenderNed.

Interactieve pdf:

  • Vul de interactieve pdf in met alle relevante gegevens. Voeg dit bestand toe aan de aanbesteding. Dit doet u door te klikken op Documenten onder Communicatie. In de linker kolom ziet u alle (standaard) mappen. Klik op de map Aanbestedingsdocumenten en klik op Document toevoegen. Kies vervolgens het document dat u wilt toevoegen en klik daarna op Toevoegen en vervolgens op Opslaan.
  • De onderneming vindt de interactieve pdf terug onder de aanbestedingsdocumenten waar deze te downloaden en verder in te vullen is. Daarna kan het bestand weer door hen geüpload worden en vervolgens worden meegestuurd met de aanmelding/inschrijving.
  • Meer informatie over de interactieve pdf vindt u hier.

Het interactieve pdf-formulier is enkel in het Nederlands beschikbaar. Wilt u het UEA opmaken in meerdere talen, maak dan gebruik van de UEA-module van TenderNed.


Let op: Als u het UEA aanmaakt is de aankondiging nog niet gepubliceerd. Het PB/S nummer (publicatienummer) is dan nog niet bekend. U bent dan ook niet verplicht het PB/S nummer in te vullen.

5.2 Wijzig uw aanbesteding

U kunt alle specifieke gegevens van uw aanbestedingsopdracht zelf wijzigen. Dit kan voor basiskenmerken alleen bij aanbestedingen die nog niet gepubliceerd zijn (status In voorbereiding). Bevindt de aanbesteding zich al in de inschrijffase? Dan kunt u bij een openbare procedure wijzigingen kenbaar maken via een rectificatie (zie 6.2 Wijzig uw publicaties) of via een bericht aan de geselecteerden voor de niet-openbare procedure en onderhandse aanbesteding (zie 6.5 Wijzig uw onderhandse aanbesteding).

5.2.1 Wijzig de kenmerken

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarvan u de kenmerken wilt wijzigen. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies het soort kenmerk dat u wilt wijzigen. Klik op het kenmerk en kies vervolgens Wijzigen linksboven in het scherm. Pas de gegevens aan en klik daarna op Opslaan.
  • Wilt u een aanbesteding verwijderen? Kies Aanbestedingen. U ziet daar al uw lopende aanbestedingen. U kunt alleen aanbestedingen verwijderen die nog niet zijn gepubliceerd. Klik op het symbool Verwijderen naast de aanbesteding die u wilt verwijderen. Kies OK bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder de aanbesteding die u hebt verwijderd.
  • Wilt u een perceel binnen een aanbesteding verwijderen? Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarvan u een perceel wilt verwijderen. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. Kies Percelen. U ziet daar alle percelen die bij uw aanbesteding horen. U kunt alleen percelen verwijderen die nog niet zijn gepubliceerd. Klik op de link Verwijderen bij het perceel dat u wilt verwijderen. Kies OK bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder het perceel dat u hebt verwijderd.

5.2.2 Wijzig de eisen

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarvan u eisen wilt wijzigen. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna Eisen en klik vervolgens op de eis die u wilt wijzigen.
  • Klik op Wijzigen linksboven in het scherm. U ziet dan de gegevens van de eis die u mag wijzigen. Pas de gegevens van de eis aan en klik op Opslaan.
  • Wilt u een eis verwijderen? Ga dan naar Aanbestedingen en daarna naar Eisen. Klik op de link Verwijderen bij de eis die u wilt verwijderen. Het kan zijn dat u eisen alleen nog kunt laten vervallen als deze reeds gepubliceerd of, in het geval van een onderhandse procedure, gecommuniceerd zijn. In dat geval wordt zowel bij u als bij de betrokken ondernemingen de vervallen eis uitgegrijsd. Als een onderneming de eis al beantwoord had, dan wordt deze automatisch uit de aanmelding of inschrijving verwijderd op het moment dat de onderneming deze indient.
  • Kies OK bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder de eis die u hebt verwijderd.
  • Vergeet niet de taak Rectificatie publiceren of Correcties kenbaar maken aan selecteerde ondernemingen op het dashboard uit te voeren om uw acties kenbaar te maken.
  • Wanneer u het Uniform Europees Aanbestedingsdocument via de link op uw dashboard aanpast en opslaat worden de eerder opgeslagen versies (een xml-bestand en pdf-bestand) overschreven (zie ook 5.1.4 Vul de eisen in). Vergeet niet daarna de taak Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren uit te voeren, zodat de gewijzigde documenten ook kenbaar worden gemaakt aan alle betrokken ondernemingen en op het aankondigingenplatform.

5.2.3 Wijzig de selectiecriteria

  • Ga naar de dashboardpagina van de aanbesteding waarvan u selectiecriteria wilt wijzigen. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna Selectiecriteria en klik vervolgens op het criterium dat u wilt wijzigen.
  • Klik op Wijzigen linksboven in het scherm. U ziet dan de gegevens van het criterium dat u mag wijzigen. Pas de gegevens aan en klik op Opslaan.
  • Wilt u een criterium verwijderen? Ga dan naar Aanbestedingen en daarna naar Selectiecriteria. U ziet in het overzicht welke criteria u wel en niet mag verwijderen. Klik op de link Verwijderen bij het criterium dat u wilt verwijderen. Het kan zijn dat u selectiecriteria alleen nog kunt laten vervallen als deze reeds gepubliceerd of, in het geval van een onderhandse procedure, gecommuniceerd zijn. In dat geval wordt zowel bij u als bij de betrokken ondernemingen het vervallen selectiecriterium uitgegrijsd. Als een onderneming het criterium al beantwoord had, dan wordt deze automatisch uit de aanmelding of inschrijving verwijderd op het moment dat de onderneming deze indient.
  • Kies Ja bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder het criterium dat u hebt verwijderd.

Vergeet niet de taak Rectificatie publiceren of Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen op het dashboard uit te voeren om uw acties kenbaar te maken.

5.2.4 Wijzig de gunningscriteria

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarvan u gunningscriteria wilt wijzigen. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna Gunningscriteria en klik vervolgens op het criterium dat u wilt wijzigen.
  • Klik op Wijzigen linksboven in het scherm. U ziet dan de gegevens van het criterium dat u mag wijzigen. Pas de gegevens aan en klik op Opslaan.
  • Wilt u een criterium verwijderen? Ga dan naar Aanbestedingen en daarna naar Gunningscriteria. U ziet in het overzicht welke criteria u wel en niet mag verwijderen. Klik op de link Verwijderen bij het criterium dat u wilt verwijderen. Het kan zijn dat u gunningscriteria alleen nog kunt laten vervallen als deze reeds gepubliceerd of, in het geval van een onderhandse procedure, gecommuniceerd zijn. In dat geval wordt zowel bij u als bij de betrokken ondernemingen het vervallen gunningscriterium uitgegrijsd. Als een onderneming het criterium al beantwoord had, dan wordt deze automatisch uit de aanmelding of inschrijving verwijderd op het moment dat de onderneming deze indient.
  • Kies Ja bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder het criterium dat u hebt verwijderd.

Vergeet niet de taak Rectificatie publiceren of Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen op het dashboard uit te voeren om uw acties kenbaar te maken.

5.2.5 Wijzig het toegevoegde UEA

Het UEA dat u heeft toegevoegd aan de aanbesteding kunt u wijzigen. Dit is ook mogelijk nadat de aankondiging van de opdracht is gepubliceerd.


UEA-module

  • Klik in uw dashboard op de link naar de UEA-module.
  • Vul opnieuw het formulier in met alle relevante gegevens. Na het opslaan wordt de oude versie van het UEA overschreven door de nieuwe versie. De opgeslagen xml- en pdf-bestanden worden ook overschreven.

Is de aankondiging al gepubliceerd? Na het opslaan van de wijziging is de taak Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren geactiveerd.

  • Voer de taak Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren uit. Pas na het uitvoeren van deze taak is het UEA aangepast, alsmede het xml- en pdf-bestand.

Interactieve pdf:

  • Verwijder het oude UEA document. Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. Klik vervolgens op Documenten onder Communicatie en ga naar de map Aanbestedingsdocumenten. Klik op Verwijderen bij het document. Kies OK bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u het aangepaste scherm zonder het document dat u hebt verwijderd.
  • Voeg het gewijzigde interactieve pdf-formulier toe. Klik op Document toevoegen. Kies vervolgens het document dat u wilt toevoegen en klik daarna op Toevoegen en vervolgens op Opslaan.

Is de aankondiging al gepubliceerd. Na publicatie van de aankondiging kunt u het document niet meer verwijderen maar wel laten vervallen.

  • Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. Klik vervolgens op Documenten onder Communicatie en ga naar de map Aanbestedingsdocumenten. Klik op Vervallen bij het document. Kies OK bij de vraag of u dit zeker weet. U ziet vervolgens op het scherm welk document u hebt laten vervallen.
  • Voeg het gewijzigde interactieve pdf-formulier toe. Klik op Document toevoegen. Kies vervolgens het document dat u wilt toevoegen en klik daarna op Toevoegen en vervolgens op Opslaan.
  • Voer de taak Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren uit. Pas na het uitvoeren van deze taak is het oude formulier komen te vervallen en wordt het toegevoegde formulier gepubliceerd.

5.3 Bekijk uw aanbesteding

Bij Aanbestedingen ziet u een overzicht van al uw lopende aanbestedingen op het tabblad Actueel. Op het tabblad Afgerond ziet u een overzicht van al uw aanbestedingen die afgerond zijn. U kunt van iedere aanbesteding alle specifieke gegevens bekijken.

5.3.1 Bekijk de kenmerken

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarvan u de kenmerken wilt wijzigen. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Kies het soort kenmerk dat u wilt bekijken. U ziet dan een overzicht van alle ingevulde gegevens die bij het kenmerk horen.

5.3.2 Bekijk de eisen

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarvan u eisen wilt bekijken. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna Eisen. U ziet daar een overzicht van alle eisen die bij de aanbesteding horen. Door op een eis te klikken ziet u de specifieke informatie van een eis.

5.3.3 Bekijk de selectiecriteria

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarvan u de selectiecriteria wilt bekijken. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna Selectiecriteria. U ziet daar een overzicht van alle criteria die bij de aanbesteding horen. Door op een criterium te klikken ziet u de specifieke informatie van een criterium.

5.3.4 Bekijk de gunningscriteria

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarvan u de gunningscriteria wilt bekijken. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna Gunningscriteria. U ziet daar een overzicht van alle criteria die bij de aanbesteding horen. Door op een criterium te klikken ziet u de specifieke informatie van een criterium.

Tip: download een overzicht van uw aanbestedingen

U kunt een overzicht downloaden met daarin al uw aanbestedingen.

  • Kies Aanbestedingen. Klik vervolgens op de link Overzicht exporteren als CSV.
  • U kunt ook een overzicht downloaden van bepaalde aanbestedingen. Maak gebruik van de pijltjes in de kolomnamen. In het overzicht komen dan alleen de geselecteerde gegevens te staan.

5.4 Voeg een andere aanbestedende dienst aan de inkoopcombinatie toe

Wilt u samen met een andere aanbestedende dienst een aanbesteding uitvoeren, dan kunt u die organisatie aan uw organisatie toevoegen. Op uw publicatie komt dan naar voren dat uw organisatie 'namens andere aanbestedende diensten inkoopt'. Alleen aanbestedende diensten waarmee u al een relatie hebt, kunt u toevoegen (zie ook Stap 4: Beheer de gegevens van uw organisatie, 4.5 Relatie aangaan met een andere organisatie).

5.4.1 Selecteer een andere aanbestedende dienst

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waarbij u een andere organisatie wilt toevoegen aan de inkoopcombinatie. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies het kenmerk Gegevens aanbestedende dienst en klik op het tabblad Inkoopcombinatie. Ga vervolgens naar de link Aanbestedende dienst toevoegen en selecteer de organisatie die u wilt toevoegen. Klik daarna op Opslaan.

5.4.2 Wijzig uw inkoopcombinatie

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies het kenmerk Gegevens aanbestedende dienst en klik op het tabblad Inkoopcombinatie. U ziet daar alle organisaties die u hebt toegevoegd aan uw inkoopcombinatie. Kies Verwijderen bij de aanbestedende dienst die u wilt verwijderen. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder de aanbestedende dienst die u hebt verwijderd.

5.4.3 Bekijk uw inkoopcombinatie

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies het kenmerk Gegevens aanbestedende dienst en klik op het tabblad Inkoopcombinatie. U ziet daar alle organisaties die u hebt toegevoegd aan uw inkoopcombinatie.

5.5 Beheer uw aanbestedingsdocumenten

Hebt u de specifieke gegevens van uw aanbesteding vastgelegd? Vult u deze informatie dan aan met aanbestedingsdocumenten zoals een bestek. Zo geeft u duidelijke en volledige informatie over uw aanbesteding aan geïnteresseerden. U kunt bij publicatie van uw aankondiging ervoor kiezen om deze documenten ook te publiceren (zie Let op: documenten publiceren onder 6.1 Kondig uw aanbesteding aan).

5.5.1 Voeg uw mappen toe

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op Documenten onder Communicatie. In de linkerkolom ziet u alle standaardmappen. Voeg een nieuwe map toe via Map toevoegen.
  • Geef de nieuwe map een naam en klik op Toevoegen.

5.5.2 Wijzig uw mappen

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op Documenten onder Communicatie. In de linkerkolom ziet u alle (standaard)mappen.
  • Wilt u een map verwijderen? Klik dan op Verwijderen bij het mapje dat u wilt verwijderen. U kunt de standaardmappen niet verwijderen. De mappen die u zelf hebt toegevoegd wel.

5.5.3 Bekijk uw mappen

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op Documenten onder Communicatie. In de linkerkolom ziet u alle (standaard)mappen.

5.5.4 Voeg uw documenten toe

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op Documenten onder Communicatie. In de linkerkolom ziet u alle (standaard)mappen. Klik op de map waaraan u een document wilt toevoegen.
  • Klik op Document toevoegen. Als u zich in de inschrijffase van een niet-openbare procedure bevindt, dan kunt u ervoor kiezen of de documenten alleen aan de geselecteerde onderneming of voor iedereen zichtbaar worden. Kies vervolgens het document dat u wilt toevoegen en klik daarna op Toevoegen en vervolgens op Opslaan.

Tip: Nieuwe aanbestedingsdocumenten publiceren

U kunt bij de aankondiging van een opdracht en aankondiging van een gegunde opdracht nieuwe documenten mee publiceren. U krijgt de optie hiertoe aangeboden in de eerste stap van de publicatiewizard. Hiervoor moet u wel eerst één of meerdere nieuwe documenten in de map Aanbestedingsdocumenten toevoegen. Als u tussen de aankondiging en de gunning een nieuw document in het map Aanbestedingsdocumenten plaatst, zal de taak Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren actief worden in het dashboard.

5.5.5 Wijzig uw documenten

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op Documenten onder Communicatie. In de linkerkolom ziet u alle (standaard)mappen. Klik op de map met documenten die u wilt wijzigen.
  • U kunt alleen documenten verwijderen die nog niet zijn gepubliceerd. Wilt u een document verwijderen? Klik op Verwijderen bij het document. Kies OK bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u het aangepaste scherm zonder het document dat u hebt verwijderd.
  • Is een document als gepubliceerd? Dan kunt u het document niet meer verwijderen maar wel laten vervallen. Klik op Vervallen bij het document. Kies OK bij de vraag of u dit zeker weet. U ziet vervolgens op het scherm welk document u hebt laten vervallen.
  • Uw aanpassingen worden pas definitief (gecommuniceerd) als u op het dashboard vervolgens de taak Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren of Correcties op uitnodiging tot inschrijving versturen heeft uitgevoerd, afhankelijk van de procedure of fase waarin de aanbesteding zich bevindt.

5.5.6 Bekijk uw documenten

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op Aanbestedingsdocumenten. In de linkerkolom ziet u alle standaardmappen. Klik op de map met documenten die u wilt bekijken. In de rechterkolom ziet u alle documenten in de map. Bekijk een document door hier dubbel op te klikken.

6 Kondig uw aanbesteding aan

Hebt u alle gegevens van uw aanbesteding ingevuld? Dan kunt u uw aanbesteding bekendmaken aan de ondernemingen, zodat zij zich hiervoor kunnen inschrijven. U maakt uw aanbesteding bekend door een aankondiging van uw aanbesteding te publiceren of een aantal ondernemingen uit te nodigen voor deelname. Om publicaties op TenderNed veilig te laten verlopen, wordt u in de laatste stap om een transactiecode gevraagd.

6.1 Maak de publicatie van uw aanbesteding aan

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Klik daarna op Aankondiging publiceren onder Taken rechts op uw scherm. Publiceer uw aankondiging vervolgens in vier stappen:
  1. Vul de instellingen van uw aankondiging in: bepaal onder andere de verzenddatum. Geef ook aan waar u wilt publiceren en wat voor soort publicatie u hebt (via keuze standaard formulier). Klik daarna op Volgende stap.
  2. TenderNed controleert vervolgens of alle aanbestedingsgegevens aanwezig zijn voor publicatie. Klik daarna op Volgende stap.
  3. Controleer alle gegevens van uw aankondiging voordat u publiceert. Via Publicatie downloaden als PDF bekijkt u hoe uw aankondiging eruitziet na publicatie. Ziet deze er volledig uit? Klik dan op Volgende stap.
  4. Bevestig de publicatie door een sms-transactiecode op het scherm in te vullen. Klik daarna op Verzenden . U ontvangt deze code op het mobiele telefoonnummer dat u eerder hebt ingevuld (zie 3.1 Vul uw (ontbrekende) persoonlijke gegevens in). De sms-transactiecode is een digitale handtekening die u alleen ontvangt. Alleen u kunt de aankondiging dus publiceren. U ontvangt een bevestiging van uw publicatie in uw berichteninbox (zie Overige mogelijkheden van TenderNed). TenderNed publiceert de aankondiging diezelfde dag nog op het aankondigingenplatform. Tenders Electronic Daily (TED) heeft meer tijd nodig om de aankondiging te plaatsen. TenderNed is hiervan afhankelijk. De aankondiging staat binnen twee á drie dagen op het aankondigingenplatform van TED.

Let op: documenten publiceren

U kunt ervoor kiezen om nieuwe of gewijzigde documenten te publiceren na publicatie van de aankondiging:

  • Voeg de nieuwe of gewijzigde documenten toe in de map aanbestedingsdocumenten onder Documenten op het dashboard. De taken Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren en Nota van Inlichtingen publiceren worden vervolgens actief. Doorloop de wizard om de publicatie af te ronden

Let op: publicatie op TED voor Europese aanbestedingen

Hebt u een Europese aanbesteding? U moet uw aankondiging dan zowel op het TenderNed Aankondigingenplatform als op Tenders Electronic Daily (TED) publiceren. TED is het aankondigingenplatform van alle Europese aanbestedingsopdrachten binnen de Europese Unie.

Let op: niet iedereen mag een aankondiging publiceren

U hebt bepaalde rechten nodig om een aankondiging te kunnen publiceren. Alleen de rollen Lokaal beheerder en Procesleider mogen dit doen. Ga naar 4.6.2 Wijzig de rollen /rechten voor meer informatie over de verschillende rollen en hoe deze te wijzigen zijn.


Let op: publiceer een Engelstalige aankondiging

Wanneer u een Engelstalige aankondiging wilt publiceren, kunt u de taalinstelling van de aankondiging aanpassen in Engels. Dit doet u op het dashboard van uw aanbesteding onder Procedure. TenderNed past dan automatisch alle veldlabels aan in het Engels. U bent zelf verantwoordelijk om alle tekst vervolgens in het Engels te plaatsen. Let op: TED accepteert geen tweetalige aankondigingen. De aankondiging moet dus of volledig Nederlands of volledig Engels zijn.

Tip: publiceer een vooraankondiging

Wilt u uw aanbestedingsopdracht tijdig onder de aandacht brengen? Publiceer dan een vooraankondiging. Hiermee laat u ondernemers weten van plan te zijn één of meer opdrachten in de markt te zetten. Ondernemingen kunnen dan rekening houden met toekomstige opdrachten bij het plannen van hun werkzaamheden. Een vooraankondiging is niet verplicht. Verloopt de procedure volledig digitaal via TenderNed? Dan kunt u in de vooraankondiging al melding maken van het feit, dat registreren en inloggen met eHerkenning verplicht is voor ondernemers.

Tip: bekijk het voorbeeld van uw aankondiging

Klik op Publicatievoorbeeld bekijken onder Taken rechts op uw scherm om een voorbeeld van uw aankondiging te zien.

6.2 Wijzig uw publicaties

Zijn er per ongeluk onjuiste gegevens gepubliceerd? Of bepaalde gegevens vergeten mee te nemen in de publicatie? Dan kunt u deze wijzigen en een rectificatie doen. U kunt een gepubliceerde aankondiging ook beëindigen. Iedereen die betrokken is bij uw aanbesteding ontvangt hier automatisch bericht van.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de gepubliceerde aankondiging wilt wijzigen. U moet eerst een kenmerk aanpassen (zie 5.2. Wijzig uw aanbesteding) voordat de taak Rectificatie publiceren actief wordt in het dashboard.
  • Pas de gegevens die u wilt wijzigen aan. De taak Rectificatie publiceren op het dashboard wordt vervolgens actief. (Als u binnen 5 dagen daarvoor een Europese aankondiging gedaan heeft, dan kan het zijn dat u nog moet wachten tot TenderNed de ontvangstbevestiging van de TED binnen heeft. Zweef met uw muis boven de laatste publicatietaak om de actuele status te zien). Volg hierna de instructies op het scherm. Kies daarna Volgende stap. Wilt u een gepubliceerde aankondiging beëindigen? Kies dan voor de taak Vroegtijdig beëindigen aanbesteding publiceren. Volg ook hiervoor de instructies op het scherm. Kies daarna Volgende stap.
  • Controleer alle gegevens van uw gewijzigde aankondiging voordat u publiceert. Via Publicatie downloaden als PDF bekijkt u hoe uw aankondiging eruitziet na publicatie. Ziet deze er volledig uit? Klik dan op Volgende stap.
  • Bevestig de publicatie door een sms-transactiecode op het scherm in te vullen. Klik daarna op Verzenden. U ontvangt deze code op het mobiele telefoonnummer dat u eerder hebt ingevuld (zie 3.1 Vul uw’(ontbrekende) persoonlijke gegevens in). De sms-transactiecode is een digitale handtekening die u alleen ontvangt. Alleen u kunt de aankondiging dus publiceren. U ontvangt een bevestiging van uw publicatie in uw berichteninbox (zie Overige mogelijkheden van TenderNed). TenderNed publiceert de aankondiging diezelfde dag nog op het aankondigingenplatform. Tenders Electronic Daily (TED) hebt meer tijd nodig om de aankondiging te plaatsen. TenderNed is hiervan afhankelijk. De aankondiging staat binnen 5 werkdagen op het aankondigingenplatform van TED.

Let op: Wijzigingen in de inschrijffase van een niet-openbare procedure

Wijzigingen in de inschrijffase van een niet-openbare procedure verlopen niet d.m.v. de publicatie van een rectificatie, maar via een correctie naar de gegadigden.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de gepubliceerde aankondiging wilt wijzigen. U moet eerst een kenmerk aanpassen (5.2. Wijzig uw aanbesteding) voordat de taak Correcties op uitnodiging tot inschrijven actief wordt in het dashboard. Klik vervolgens op de taak om de wijzigingen plus een begeleidend schrijven in een bericht te versturen aan de geselecteerden.

6.3 Bekijk uw publicaties

  • Wilt u weten uw publicatie eruit ziet op het aankondigingenplatform? Zie dan overige mogelijkheden: Bekijk aankondigingen op TenderNed.

6.4 Start uw onderhandse aanbesteding

TenderNed ondersteunt ook volledig digitaal enkelvoudig of meervoudig onderhands aanbesteden. U kunt de onderhandse procedure in TenderNed overigens ook als minicompetitie inzetten met opdrachtnemers uit een raamcontract.

  • Klik op Aanbestedingen en daarna Aanbesteding toevoegen. Kies in de wizard voor een nieuwe aanbesteding in stap 4 voor een onderhandse procedure (zie 5.1.1. Vul de kenmerken in). U ziet deze optie alleen als u in stap 2 voor een nationale procedure gekozen heeft.
  • U ziet vervolgens rechts in het dashboard een aantal taken, specifiek voor de onderhandse procedure. Voordat u de uitnodiging verstuurt moet u echter eerst de ondernemingen selecteren die u wilt uitnodigen. Klik hiervoor op Betrokkenen in het dashboard van uw aanbesteding. Op het eerste tabblad Gegadigden klikt u op Ondernemingen selecteren. Vervolgens kunt u zoeken naar ondernemingen op basis van naam, adres, KvK nummer, specialisatie (CPV-code) of werkgebied (NUTS-code). Dit zijn alleen ondernemingen die geregistreerd zijn in TenderNed én een bedrijfsprofiel hebben ingevuld. Als u een onderneming zoekt die nog niet in TenderNed staat, dan kunt u deze onderneming natuurlijk eerst vragen zich te registreren. U kunt ondernemingen ook uit uw selectie verwijderen tot de sluiting van de kluis. Mochten zij al gegevens in de kluis hebben gedaan, dan wordendeze eruit gehaald. Ook wordt, vanaf het moment dat een onderneming uit de selectie verwijderd, het dashboard van de onderneming niet meer geactualiseerd.
  • Met de taak Uitnodiging voor onderhandse selectie versturen kunt u daadwerkelijk ondernemingen uitnodigen om toegang te krijgen tot de gegevens van uw aanbesteding. Dit houdt concreet in, dat alleen de ondernemingen die u uitnodigt toegang kunnen krijgen tot hun dashboard met daarin alle relevante informatie van uw aanbesteding. De lokaal beheerders van de ondernemingen dienen hiervoor wel uw uitnodiging, welke zij als bericht ontvangen, te accepteren. U kunt ook in stap 1 van de taak Uitnodiging voor onderhandse selectie versturen documenten toevoegen die genodigden in kunnen zien, voordat zij accepteren of afwijzen. Daarnaast kunt deze taak eventueel vaker uitvoeren, als u in een later stadium besluit extra deelnemers uit te nodigen. U krijgt bericht wie de uitnodiging accepteert en weigert en kunt een actueel overzicht bekijken onder Betrokkenen in het dashboard (zie 7 Bekijk wie betrokken zijn bij uw aanbesteding).

Let op: het is ook mogelijk om in plaats van een uitnodiging naar de hoofdvestiging een uitnodiging naar een nevenvestiging te versturen. Er staat een + voor de onderneming die vestigingen hebben geregistreerd onder hun account. Door op de + te klikken vouwt zich de lijst met de vestiging(en) open. Door te klikken op Toevoegen achter de naam van de vestiging wordt er een uitnodiging verstuurd ter attentie van de vestiging. De lokaal beheerder van de hoofdvestiging ontvangt de uitnodiging. De inschrijving wordt vervolgens ook ingediend door de hoofdvestiging, maar namens de uitgenodigde vestiging.


Tip: eHerkenning verplicht voor ondernemers.

Start u een onderhandse aanbesteding met ondernemers die nog niet geregistreerd zijn in TenderNed? Geef dan in uw voorlichting duidelijk aan dat eHerkenning verplicht is voor zowel het registreren als inloggen op TenderNed voor ondernemers. U kunt hiervoor het Stappenplan digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed gebruiken.

6.5 Wijzig uw onderhandse aanbesteding

U kunt na het selecteren van ondernemingen nog wijzigingen aanbrengen.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. U moet eerst een kenmerk aanpassen (zie 5.2. Wijzig uw aanbesteding) voordat de taak Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen actief wordt in het dashboard. Als u correcties op de selectie van ondernemingen wilt maken, lees dan 6.4 Start uw onderhandse aanbesteding.
  • Klik op de taak Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen. In stap 1 geeft u aan of u nieuwe of gewijzigde documenten mee wilt sturen. TenderNed genereert in stap 2 een overzicht van de wijzigingen. Ten slotte kunt u in een bericht een toelichting geven op de wijzigingen.
  • U kunt een onderhandse aanbesteding ook vroegtijdig beëindigen. Dit communiceert u natuurlijk alleen met de ondernemingen die betrokken zijn bij de onderhandse aanbesteding. Klik hiervoor op de taak Vroegtijdige beëindiging aanbesteding versturen in het dashboard.

6.6 Start uw marktconsultatie

Wilt u aan de hand van een marktconsultatie informatie uitwisselen met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding? De marktconsultatie is interactief uit te voeren op TenderNed.

Maak een aanbesteding aan zoals uitgelegd onder stap 5. Klik op Aanbestedingen en daarna Aanbesteding toevoegen. Kies in de wizard voor een nieuwe aanbesteding. Hierbij moet aangevinkt worden dat digitaal inschrijven via TenderNed toegestaan is (zie 5.1.1. Vul de kenmerken in).

  • Voeg eventueel documenten toe. Er is een speciale map aangemaakt waarin u documenten kunt toevoegen die enkel betrekking hebben op de marktconsultatie. Dit is de map Marktconsultatiedocumenten. Deze vindt u in het dashboard onder Communicatie bij Documenten.

Let op: Het is niet meer nodig om in de titel van de aanbesteding de naam ‘marktconsultatie’ op te nemen, om potentiële geïnteresseerden te wijzen op het feit dat het een marktconsultatie betreft.

6.6.1 Publiceer uw marktconsultatie

Zodra u alle verplichte velden heeft ingevuld kunt u de marktconsultatie publiceren.

  • Klik op de taak Vooraankondiging publiceren onder Taken rechts in het scherm. Publiceer uw marktconsultatie vervolgens in vier stappen.
  1. Onder Stap 1 geeft u aan dat het een marktconsultatie betreft. Zet een vinkje bij Ik wil eerst een marktconsultatie publiceren. Geef op dit scherm aan wat de verwachte einddatum van de marktconsultatie is. NB: deze termijn is puur informatief. Ook ná de einddatum kunnen berichten worden uitgewisseld met betrokken ondernemers.
  2. TenderNed controleert vervolgens of alle aanbestedingsgegevens aanwezig zijn voor publicatie. Hier ziet u dat de marktconsultatiedocumenten automatisch mee worden gepubliceerd.
  3. Controleer alle gegevens van uw aankondiging voordat u publiceert. Via Publicatie downloaden als PDF bekijkt u hoe de marktconsultatie wordt gepubliceerd op het aankondigingenplatform. Ziet deze er volledig uit?. Klik dan op Volgende stap.
  4. Publiceer uw marktconsultatie door de sms-transactiecode in te voeren. TenderNed publiceert de aankondiging diezelfde dag nog op het aankondigingenplatform. Tenders Electronic Daily (TED) heeft meer tijd nodig om de aankondiging te plaatsen. TenderNed is hiervan afhankelijk. De aankondiging staat binnen 5 werkdagen op het aankondigingenplatform van TED.

Let op: documenten publiceren

U kunt ervoor kiezen om nieuwe of gewijzigde documenten te publiceren na publicatie van de marktconsultatie:

  • Voeg de nieuwe of gewijzigde documenten toe in de map Marktconsultatiedocumenten onder Documenten op het dashboard. De taak Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren wordt vervolgens actief. Doorloop de wizard om de publicatie af te ronden.
  • Documenten die u toevoegt aan de map Aanbestedingsdocumenten worden niet gepubliceerd wanneer u de marktconsultatie publiceert.

6.6.2 Verstuur en ontvang berichten via de Berichten-module

Na het publiceren van de marktconsultatie is het mogelijk om via de Berichten-module berichten te versturen naar de geïnteresseerde ondernemers. U vindt de Berichten-module onder Communicatie en dan Berichten. De geïnteresseerde ondernemers hebben ook de mogelijkheid om vanuit hun dashboard berichten te versturen m.b.t. de marktconsultatie. In het dashboard van de ondernemer is alleen de Berichten-module actief.

6.6.3 Kenbaar maken van de uitkomsten van de Marktconsultatie

Wij adviseren u bij de afronding van de marktconsultatie de uitkomsten van de marktconsultatie kenbaar te maken. Dit kan door de bevindingen (of het verslag) als document te uploaden en te publiceren of de uitkomsten via de Berichten-module onder de geïnteresseerde ondernemers te verspreiden.

6.6.4 Afronden Marktconsultatie

Er zijn twee mogelijkheden om de marktconsultatie af te ronden na het kenbaar maken van de bevindingen:

  1. U gaat verder met een daadwerkelijke aanbestedingsprocedure. Publiceer dan de aankondiging van de opdracht. Let op: Zodra u de aankondiging van de opdracht publiceert, komt er een melding in beeld die u nogmaals wijst op het openbaar maken van de bevindingen, mocht u dit vergeten zijn.
  2. U gaat niet verder met de procedure. Voer dan de taak Vroegtijdige beëindiging aanbesteding versturen uit of verplaats de aanbesteding direct naar het tabblad Afgerond middels de button Verplaats naar afgeronde aanbestedingen.

6.7 Kondig het instellen van een Dynamisch Aankoopsysteem aan

Een Dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan uw behoeften. U dient een DAS aan te besteden indien de geraamde waarde van alle voor de totale duur van het DAS door u voorgenomen overheidsopdrachten de Europese drempel overschrijdt. De instelling van het DAS moet openbaar worden aangekondigd op TenderNed (voor totale looptijd van het DAS). Daarnaast dienen de gunningen per opdracht of periodiek op TenderNed te worden gepubliceerd.

  • Ga naar Mijn aanbestedingen en klik op Aanbesteding aanmaken.
  • Doorloop de 6 stappen voor het aanmaken van een aanbesteding.

Kies bij Juridisch Kader voor Aanbestedingswet 2012 en bij Aard van de opdracht voor Instellen van dynamisch aankoopsysteem (DAS)

Kies bij Procedure voor Niet – openbaar

  • Werk op het dashboard van de aanbesteding alle kenmerken van het DAS uit.
  • Voer de taak Aankondiging publiceren uit.

Aankondiging van gunningen van een Dynamisch Aankoopsysteem

De aankondigingen van de gunningen van opdrachten die binnen het DAS zijn aanbesteed, moeten openbaar op TenderNed worden gepubliceerd. Dit kan per gunning of voor meerdere gunningen, eens per kwartaal.

  •  Maak een aanbesteding in TenderNed aan en doorloop de 6 stappen voor het aanmaken van een aanbesteding

Stap 1: Geef bij Naam aanbesteding het onderwerp van de gegunde opdracht (en) op.
Stap 3: Kies bij Juridisch kader voor Aanbestedingswet 2012.
Stap 4: Kies bij Procedure voor de optie Onderhandeling zonder bekendmaking.
Stap 5: Kies bij Digitaal inschrijven voor de optie Nee

  • Vul op het dashboard van de aanbesteding alle verplichte velden in.
  • Voeg op het dashboard onder Gunningen de gunning(en) toe.
  • Voeg per gunning de gegevens van de gegunde onderneming toe
  • In geval van meerdere gunningen, eens per kwartaal: Neem bij de naam van de eerste gegunde onderneming een verwijzing op naar de bijlage. Voeg vervolgens een bijlage bij met de gegevens van alle gegunde opdrachten en ondernemers.
  • Voer de taak Aankondiging van een gegunde opdracht publiceren uit.

Let op: Publiceer niet de afzonderlijke aankondigingen van uw Dynamisch Aankoopsysteem op TenderNed. Dit om verwarring bij ondernemers te voorkomen

7 Bekijk wie betrokken zijn bij uw aanbesteding

U kunt vanaf het moment dat u een opdracht heeft aangekondigd, bijhouden welke gebruikers uw documenten hebben gedownload en welke ondernemingen de aanbesteding hebben toegevoegd aan hun lijst met lopende aanbestedingen.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Mijn aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de betrokkenen wilt zien. Klik daarna op Betrokkenen onder Resultaat links op uw scherm. U ziet nu het tabblad Gebruikers die hebben aangegeven op de hoogte te willen blijven van uw procedure. Als u heeft gekozen voor een onderhandse procedure, of toe bent aan het inschrijfgedeelte van de niet-openbare procedure, dan ziet u ook het tabblad Uitgenodigd. Hier kunt u een selectie maken van de ondernemingen die u uit wilt nodigen.
  • Ondernemingen die uw aanbesteding hebben toegevoegd aan hun lijst met lopende aanbestedingen, zijn een stadium verder dan het downloaden van de documenten en potentiële aanmelders of inschrijvers. Klik op het tabblad Ondernemingen om te zien om welke ondernemingen het gaat. U ziet hier aan de kolom Status ook:

welke ondernemingen deelname aan een onderhandse procedure geaccepteerd hebben;
welke ondernemingen geselecteerd zijn voor de inschrijffase van een niet-openbare procedure.

8 Beantwoord vragen van ondernemingen

In TenderNed kunt u vragen van ondernemingen direct beantwoorden als u dit wilt. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als de aanbesteding volledig digitaal via TenderNed verloopt. Het voordeel hiervan is dat ondernemingen niet hoeven te wachten op de nota van inlichtingen, en u minder kans heeft op dubbele vragen. De nota van inlichtingen wordt daarmee slechts een afschrift van de vragen en antwoorden die in TenderNed online af zijn gehandeld.

8.1 Bekijk vragen die gesteld zijn

Vanaf het moment dat de aankondiging van opdracht is gepubliceerd (en het moment dat deelnemers aan een onderhandse procedure uw uitnodiging hebben geaccepteerd), kunnen ondernemingen vragen stellen. U kunt aangeven of en hoe vaak u hier attenderingen over wilt ontvangen. Het in- of uitschakelen daarvan en de frequentie vind u onder Instellingen > Persoonlijk, op het tabblad Instellingen. Op het dashboard verschijnen twee getallen achter Vragen over de aanbesteding voor het aantal nieuwe en het aantal beantwoorde vragen.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Mijn aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de vragen wilt bekijken. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op Vragen over de aanbesteding om nieuwe vragen te bekijken. U ziet vervolgens een overzicht van de gestelde vragen met onder andere de status en belangrijke data, zoals de datum van indiening en beantwoording.
  • De vragen worden genummerd op volgorde van beantwoording. Pas als u een vraag beantwoord heeft ziet u dat er een nummer wordt toegekend aan de vraag. Individuele vragen worden niet genummerd, om zo geen onlogische volgorde te creëren in een Nota van Inlichtingen die vanuit TenderNed gegenereerd wordt. Als vragen nog niet beantwoord zijn maar u wilt er intern wel naar verwijzen, gebruik dan het referentienummer.
  • Klik op Bekijken achter een vraag om alle details van de vraag in te zien. Als u een vraag niet wil beantwoorden omdat deze niet relevant is, dan klikt u op Deze vraag afwijzen en geef vervolgens aan waarom u de vraag niet in behandeling neemt. Deze optie kunt u ook gebruiken als u een vraag individueel gesteld is, maar u de vraag alleen openbaar wilt beantwoorden.
  • Op het tabblad Vrijgegeven vragen & antwoorden ziet u een overzicht van alle vragen die in totaal vrijgegeven zijn. Dit is ook het overzicht dat ondernemingen zien op het aankondigingen-platform of als onderdeel van hun dashboard. Voor onderhandse procedures, of de inschrijffase van een niet-openbare procedure, geldt natuurlijk dat deze pagina alleen inzichtelijk is voor betrokken ondernemingen.

8.2 Beantwoord vragen die gesteld zijn

Als u één of meerdere vragen binnen zijn gekomen dan kunt u deze gaan beantwoorden.

  • Klik op Vragen over de aanbesteding om de vragen te bekijken. U ziet vervolgens een overzicht van de gestelde vragen met onder andere de status en belangrijke data, zoals de datum van indiening en beantwoording.
  • Klik vervolgens op Beantwoorden achter een vraag. U ziet vervolgens als eerste de categorie (bijv. Bestek). Er zijn zes categorieën in TenderNed.
  • U kunt vervolgens de vraag aanpassen om de concurrentiepositie van de onderneming te waarborgen (bijv. bedrijfsnaam uit de vraag verwijderen) en een antwoord invullen. U kunt ook het antwoord kopiëren van een andere vraag.
  • Het antwoord vrijgeven kan op verschillende manieren. Een onderneming kan u verzoeken een vraag individueel (1-op-1) te behandelen. In dat geval ziet u de optie Deze vraag direct verzenden naar de onderneming (of wijs de vraag af: zie 8.1 Bekijk vragen die gesteld zijn). Als de vraag niet individueel gesteld is of is afgewezen, dan kunt u de vraag en het antwoord vrijgeven en direct inzichtelijk maken voor alle betrokkenen. Dit houdt in dat bij openbare en niet-openbare procedures een extra tab verschijnt bij uw aanbesteding op het aankondigingenplatform, met daarin alle vrijgegeven vragen en antwoorden (uiteraard zonder de namen van de ondernemingen die ze gesteld hebben). U kunt de tab ook zelf zien door in het overzicht van vragen te klikken op het tabblad Vrijgegeven vragen en antwoorden. Daarnaast ontvangen alle betrokken ondernemingen een bericht dat er een vraag en antwoord is vrijgegeven. U kunt tenslotte ook geen van beide aanvinken en op Opslaan klikken. Zo kunt u bijvoorbeeld eerst een teamlid uw antwoord laten controleren voordat u het alsnog verzend.
  • Uiteraard worden ook de vragen en antwoorden die direct beantwoord zijn opgeslagen, zodat u op een later moment de nota van inlichtingen eenvoudig kunt genereren. Hoe dat werkt leest u in de volgende paragraaf.

Tip: Publiceer een vraag aan uzelf

In TenderNed kunt u ook een vraag aan uzelf als aanbestedende dienst stellen om iets te verduidelijken. Klik hiervoor in het overzicht van vragen en antwoorden op Vraag toevoegen.

8.3 Genereer een nota van inlichtingen

Voordat u de eerste nota van inlichtingen gaat genereren, is het slim om een voorbeeld te bekijken. De volgende keer dat u op generen klikt worden namelijk alleen de nieuwe vragen verwerkt die na de eerste nota van inlichtingen zijn gesteld.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de nota van inlichtingen wilt genereren. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op de taak Nota van Inlichtingen genereren. Deze taak kan alleen uitgevoerd worden als er (nieuwe) vragen gepubliceerd zijn (zie de vorige paragraaf 'Beantwoord de vragen die gesteld zijn’). U kunt in de wizard vervolgens kiezen of u alleen de nieuwe vragen, of ook de vragen die al in een eerdere nota van inlichtingen gepubliceerd zijn, wilt genereren.
  • Keer terug naar het dashboard en klik op Documenten. U ziet dat in het mapje Nota van Inlichtingen nu een nieuw document gecreëerd is, namelijk uw nota van inlichtingen.

8.4 Publiceer een nota van inlichtingen

  • Als u een nota van inlichtingen gegenereerd heeft, dan is de laatste stap om deze nota van inlichtingen te publiceren.
  • Ga naar het dashboard van uw aanbesteding en klik op Nota van inlichtingen publiceren onder Taken. Bevestig tenslotte uw publicatie door de transactiecode in te voeren. U kunt deze taak overigens meerdere keren uitvoeren als u dat wilt.

8.5 Verstuur een nota van inlichtingen

  • Als u een nota van inlichtingen heeft gegenereerd, dan wilt u deze tijdens de inschrijffase van een niet-openbare procedure of onderhandse procedure niet openbaar maken, maar alleen versturen aan de geselecteerde ondernemingen.
  • Ga naar het dashboard van uw aanbesteding en klik op Nota van inlichtingen versturen onder Taken. In stap 1 kunt u zien aan welke ondernemers het bericht verstuurd wordt. In stap 2 kunt u een extra toelichting geven op de nota van inlichting in de begeleidende berichten.

9 Beoordeel aanmeldingen of inschrijvingen

Als de termijn voor de uiterlijke ontvangst van aanmeldingen of inschrijvingen is verlopen, kan de kluis geopend worden en het beoordelen starten.

9.1 Open de kluis

Het openen van de kluis gebeurt volgens het vier-ogen principe. Dat betekent dat u de kluis alleen kunt openen samen met een daartoe geautoriseerde collega (lokaal beheerder, procesleider of teamlid) die ook is ingelogd op TenderNed. Gebruik wel 2 aparte computers, omdat op 1 computer sessies niet gescheiden kunnen worden - ook niet als een browser twee keer geopend is.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de kluis wilt gaan openen. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik vervolgens op de taak Kluis met aanmeldingen openen of Kluis met inschrijvingen openen. U mag deze taak alleen uitvoeren als u een procesleider of lokaal beheerder bent (zie ook: 4.6.2. Wijzig de rollen/rechten).
  • Het tabblad met de prijsinformatie van inschrijvingen is standaard vergrendeld voor alle medewerkers van de aanbestedende dienst. Dit is alleen het geval als bij het opstellen van de gunningscriteria is aangegeven dat het antwoord een prijsstelling moet bevatten. Zowel lokaal beheerders als procesleiders kunnen het prijstabblad na het openen van de kluis ontgrendelen, door in het inschrijvingen tabblad het tabblad prijs aan te klikken. De inschrijvers worden hier met een automatisch bericht over geïnformeerd, wat kan worden uitgeschakeld in de instellingen van de het scherm gunningscriteria.

9.1.1 Selecteer een teamlid

  • U ziet nu een wizard met 3 stappen. De eerste stap bestaat uit het selecteren van een geautoriseerd teamlid om de kluis mee te openen. Dit teamlid dient in het aanbestedingsteam van de aanbesteding te zitten waarvan u de kluis wilt openen en de autorisatie lokaal beheerder of procesleider te hebben.
  • Vraag het teamlid waarmee u de kluis wilt openen ook in te loggen op TenderNed en te navigeren naar dezelfde aanbesteding als u.
  • Selecteer vervolgens bij het Teamlid uw collega. Als uw teamlid pas heeft ingelogd terwijl u zich al in het eerste scherm van de wizard bevond, dan kan het nodig zijn de pagina even te verversen (F5 op uw toetsenbord). Klik op Volgende stap om verder te gaan.

9.1.2 Voer samen de transactiecodes in

  • In stap 2 van de wizard wordt u als eerste medewerker gevraagd om uw transactiecode in te voeren. Klik vervolgens op Volgende stap
  • Het is nu aan uw teamlid om zijn transactiecode ook in te voeren. Vraag uw teamlid ook op de taak Kluis met aanmeldingen openen of Kluis met inschrijvingen openen te klikken in het dashboard van de aanbesteding. Uw teamlid komt nu ook in een wizard terecht waarin hij de transactiecode invoert en vervolgens op Afronden klikt.
  • U ziet nu de status van de teamlid ook veranderen in Transactiecode succesvol ingevoerd. Klik ten slotte op Openen kluis om de kluis te openen en de aanmeldingen of inschrijvingen toegankelijk te maken op het dashboard.

Let op: u heeft 10 minuten om uw collega de transactiecode in te laten voeren nadat u dat gedaan heeft.

9.2 Bekijk de aanmeldingen

  • Als de kluis met aanmeldingen geopend is (zie 9.1 Open de kluis) kunt u de aanmeldingen bekijken. Klik op het dashboard van de aanbesteding op Aanmeldingen onder Resultaat.
  • U ziet vervolgens een overzicht van alle ondernemingen die zich hebben aangemeld voor uw aanbesteding. Als uw aanbesteding uit percelen bestaat dan ziet u welke ondernemingen zich voor welke percelen hebben aangemeld.
  • De kolom Eisen kent drie indicaties:  

- Niet beoordeeld als minimaal 1 eis niet beoordeeld is;

- Niet akkoord als minimaal 1 eis niet akkoord bevonden is;

- Akkoord als alle eisen akkoord bevonden zijn.

  • Als uw aanbesteding geen percelen bevat, dan ziet u ook een kolom Score, die gevuld en gesorteerd wordt als u klaar bent met beoordelen van de eisen en de selectiecriteria (indien van toepassing). Deze score is op een schaal van 1 tot 100 en houdt rekening met de door u toegekende wegingsfactoren aan de selectiecriteria.

9.3 Beoordeel de aanmeldingen

In het overzicht van aanmeldingen kunt u starten met beoordelen per onderneming. U kunt ook beoordelen per eis of selectiecriterium (aparte tabbladen) als u dat prettiger vindt. Zorg er dan wel voor dat u alsnog de beoordeling per onderneming bekijkt: Het kan namelijk zo zijn dat een onderneming documenten heeft toegevoegd, die niet aan een eis of selectiecriterium gekoppeld zijn. Bovendien kan de algemene motivering van een aanmelding alleen worden toegevoegd bij de beoordeling per onderneming.

  • Het tabblad Ondernemingen staat standaard open in het overzicht van aanmeldingen. Klik op Beoordelen achter de eerste onderneming om te starten met beoordelen. Geef per eis aan of u wel of niet akkoord bent en vul, als er ook selectiecriteria zijn, een score in. Bekijk ook eventuele bewijsstukken. U kunt ook per eis of criterium een toelichting geven als alleen akkoord/niet akkoord tekort schiet. Helemaal onderaan kunt u tenslotte een algemene motivatie op de beoordeling invullen, die terugkomt in de berichten die ondernemingen ontvangen n.a.v. het resultaat. Klik vervolgens op Opslaan en volgende om de volgende onderneming(en) te beoordelen.

9.3.1 Verstuur de resultaten van de aanmeldingen

  • Als alle aanmeldingen beoordeeld zijn dan is het tijd de betrokken ondernemingen op de hoogte te stellen van de resultaten. Klik in het dashboard van uw aanbesteding op de taak Resultaat van beoordeling aanmeldingen versturen.
  • U ziet vervolgens een wizard waarin automatisch (per perceel) de gegadigde ondernemingen worden klaargezet. Hierbij wordt rekening gehouden met:

- Of alle eisen van de ondernemingen akkoord zijn bevonden

- Er een score is toegekend aan de ondernemingen

- Het aantal gegadigden door u is ingesteld op een maximum, een exact aantal of onbepaald is gebleven. (zie 5.1.5. Vul de selectiecriteria in) U kunt de berichten per onderneming aanpassen. De motivatie op de beoordeling wordt opgehaald uit de toelichting die u heeft gegeven tijdens het beoordelen.

  • In de tweede stap ziet u de ondernemingen die u af gaat wijzen. Hierin staan alle ondernemingen die over zijn na bovenstaande selectie. U kunt de selectie van ondernemingen natuurlijk ook nog handmatig aanpassen door op Wijzigen te klikken. Naast begeleidende documenten (bijv. een complexe scorematrix) krijgt u voor zowel de gegadigde als af te wijzen ondernemingen in stap 3 de mogelijkheid om een individuele motivatie toe te voegen. Standaard wordt de algemene motivatie klaargezet die u heeft gegeven tijdens het beoordelen.

9.3.2 Verstuur de uitnodiging tot inschrijven

Nadat het bericht met de resultaten van de aanmeldingen is verstuurd, kunt u overgaan tot het uitnodigen van de geselecteerden. Klik in het dashboard van uw aanbesteding op de taak Uitnodiging tot inschrijven versturen. Geef eventueel aan welke percelen van toepassing zijn of voeg een bericht toe. Als u tenslotte op Verzenden klikt, verandert de status van de geselecteerde ondernemingen in het overzicht van betrokkenen (zie 7: Bekijk wie betrokken zijn bij uw aanbesteding).


Als u een correctie wilt maken in de selectie van ondernemingen die u uitgenodigd heeft, ga dan naar het overzicht van betrokkenen in uw dashboard. Op het tabblad Gegadigden kunt u door middel van de min- en plus-icoontjes achter ondernemingen besluiten bepaalde partijen alsnog te selecteren of uit te sluiten. Vergeet niet aanvullend de afwijzing(en) of nieuwe uitnodiging(en) te versturen met de taken in het dashboard, die na een gewijzigde selectie actief worden.

9.4 Bekijk de inschrijvingen

  • Als de kluis met inschrijvingen geopend is (zie 9.1 Open de kluis) kunt u de inschrijvingen gaan bekijken. Klik op het dashboard van de aanbesteding op Inschrijvingen onder Resultaat.
  • U ziet vervolgens een overzicht van alle ondernemingen die zich hebben ingeschreven voor uw aanbesteding. Als uw aanbesteding uit percelen bestaat dan ziet u welke ondernemingen zich voor welke percelen hebben ingeschreven.
  • De kolom Eisen (alleen voor openbare procedures) kent drie indicaties: 

- Niet beoordeeld als minimaal 1 eis niet beoordeeld is

- Niet akkoord als minimaal 1 eis niet akkoord bevonden is

- Akkoord als alle eisen akkoord bevonden zijn

  • Als uw aanbesteding geen percelen bevat, dan ziet u ook een kolom Score, die gevuld en gesorteerd wordt als u klaar bent met beoordelen van de eisen en de gunningscriteria. Deze score is op een schaal van 1 tot 100 en houdt rekening met de door u toegekende wegingsfactoren op de gunningscriteria.

9.5 Beoordeel de inschrijvingen

In het overzicht van inschrijvingen kunt u starten met beoordelen per onderneming. U kunt ook beoordelen per gunningscriterium (apart tabblad) als u dat prettiger vindt. Zorg er dan wel voor dat u alsnog de beoordeling per onderneming bekijkt: Het kan namelijk zo zijn dat een onderneming documenten heeft toegevoegd, die niet aan een gunningscriterium gekoppeld zijn. Bovendien kan de algemene motivering van een inschrijving alleen worden toegevoegd bij de beoordeling per onderneming. Als bij BPKV is aangegeven dat de gunningscriteria een prijscriterium of kostencriteria bevatten (zie: 5.1.6 Vul de gunningscriteria in) dan worden deze gegevens op een apart tabblad weergegeven. Direct na opening van de digitale kluis is dit tabblad vergrendeld, zodat eerst de kwalitatieve beoordeling kan worden voltooid. Na de ontgrendeling van het tabblad met de prijs- en kostengegevens wordt hierover een automatisch bericht gestuurd naar alle betrokken ondernemingen. De prijs- en kostengegevens van de inschrijvingen staan dus op een apart tabblad en is na ontgrendeling alleen toegankelijk voor procesleiders en lokaal beheerders.

  • Het tabblad Ondernemingen staat standaard open in het overzicht van inschrijvingen. Klik op Beoordelen achter de eerste onderneming om te starten met beoordelen van de complete inschrijving per onderneming. Geef voor openbare procedures per eis aan of u wel of niet akkoord bent en bekijk eventuele bewijsstukken. Vul voor de gunningscriteria een score in. U kunt per criterium op Resultaat bijwerken klikken om de totaalscore per onderneming bij te werken en de relatieve score te berekenen. U kunt daarnaast ook per eis of criterium een toelichting geven als alleen akkoord/niet akkoord of een score tekort schiet.
  • Helemaal onderaan kunt u tenslotte een algemene motivatie op de beoordeling invullen, die terugkomt in de berichten die ondernemingen ontvangen n.a.v. het resultaat. Klik vervolgens op Opslaan en volgende om de volgende onderneming(en) te beoordelen. Nogmaals, als bij het aanmaken van de gunningscriteria is aangegeven dat de prijs als apart onderdeel beoordeeld moet worden, dan zijn deze afgeschermd in de inschrijvingen voor iedereen die geen procesleider of lokaal beheerder is. Ook kan het zijn dat de namen van de ondernemingen zijn geanonimiseerd als de procesleider daarvoor heeft gekozen.

Tip: U kunt inschrijven anonimiseren voordat teamleden er naar kijken
Klik in het overzicht van inschrijvingen op Instellingen wijzigen onder het tabblad Ondernemingen. Schakel anoniem beoordelen in om de organisatienamen te verbergen. Let er wel op dat aanbestedingsdocumenten alsnog logo’s of namen van ondernemingen kunnen bevatten.

9.5.1 Verstuur een proces-verbaal van het openen van de kluis

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de kluis wilt openen. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik op het dashboard op de taak Proces-verbaal versturen rechts op de pagina. U krijgt nu een standaard bericht te zien wat u naar wens kunt aanpassen en versturen naar de inschrijvers.

10 Gun uw aanbesteding

Hebt u de inschrijvingen beoordeeld? En inmiddels een onderneming geselecteerd die uw aanbesteding mag uitvoeren? Dan kunt u uw aanbesteding aan de onderneming gunnen. Vult eerst alle gegevens van uw gunning in door de gegunde ondernemingen toe te voegen. U kunt vervolgens een aankondiging gegunde opdracht publiceren.

10.1 Verstuur de gunningsbeslissing

  • Als alle inschrijvingen beoordeeld zijn dan is het tijd de betrokkenen ondernemingen op de hoogte te stellen van de resultaten. Deze taak wordt ook wel de voorgenomen gunning genoemd. Klik in het dashboard van uw aanbesteding op de taak Gunningsbeslissing versturen.
  • U ziet vervolgens een wizard waarin automatisch (per perceel) de ondernemingen die de hoogste score hebben worden klaargezet. Hierbij wordt rekening gehouden met: 

- of alle eisen van de ondernemingen akkoord zijn bevonden (bij een openbare procedure);

- er een score is toegekend aan de ondernemingen;

- in het geval van een raamovereenkomst het aantal gegunden door u is ingesteld op een maximum, een exact aantal of slechts één onderneming.

  • Als u bijvoorbeeld aan zowel de nummer 1 als nummer 2 wilt gunnen, dan kunt u de nummer 2 in deze stap toevoegen. Ook kunt u tenslotte documenten toevoegen (met bijv. de behaalde scores), bestemd voor de ondernemingen aan wie u voornemens bent te gunnen.
  • In de tweede stap ziet u de ondernemingen die als afgewezen gemarkeerd zijn. Hierin staan alle ondernemingen die over zijn na bovenstaande selectie. U kunt de selectie van ondernemingen natuurlijk ook hier nog handmatig aanpassen door op Wijzigen te klikken. U kunt ook begeleidende documenten (met bijv. de behaalde scores) toevoegen voor de afgewezen ondernemingen, welke natuurlijk hetzelfde kunnen zijn als degene die u naar de gegunde ondernemingen stuurt. U krijgt voor zowel de gegunde als af te wijzen ondernemingen in stap 3 nog de mogelijkheid om een individuele motivatie toe te voegen door een bericht aan te passen. Standaard wordt de algemene motivatie klaargezet die u heeft gegeven tijdens het beoordelen.
  • De taak (Gecorrigeerde) gunningsbeslissing versturen verschijnt nadat u de gunningsbeslissing heeft uitgevoerd. Als u een wijziging wilt aanbrengen in de selectie aan gegunde en afgewezen partijen, dan kunt u dat in de wizard van deze taak corrigeren.

10.2 Verstuur de definitieve gunning

De laatste stap voor het publiceren van de gegunde opdracht, is het versturen van het gunningsbericht, welke de gunning definitief maakt.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de kluis wilt gaan openen. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik op het dashboard op de taak Definitieve gunning versturen rechts op de pagina. U ziet vervolgens een wizard waarin, net als in het gunningsbericht, automatisch (per perceel) de ondernemingen die de hoogste score hebben worden klaargezet. Hierbij wordt rekening gehouden met:

- of alle eisen van de ondernemingen akkoord zijn bevonden (bij een openbare procedure);

- er een score is toegekend aan de ondernemingen;

- in het geval van een raamovereenkomst het aantal gegunden door u is ingesteld op een maximum, een exact aantal of slechts één onderneming.

  • Als u bijvoorbeeld aan zowel de nummer 1 als nummer 2 wilt gunnen, dan kunt u de nummer 2 in deze stap toevoegen. Ook kunt u tenslotte documenten toevoegen, bestemd voor de ondernemingen aan de definitieve gunning gaat versturen.
  • In de tweede stap heeft u ten slotte de mogelijkheid om de individuele berichten aan te passen.

10.3 Voeg de onderneming(en) toe aan wie gegund wordt

  • Voordat de aankondiging van de gegunde opdracht gepubliceerd kan worden, dient u eerst de ondernemingen aan wie gegund is te selecteren (of toe te voegen, indien u de aanbesteding niet volledig digitaal via TenderNed doet). Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding die u wilt gunnen. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik dan op Gunningen onder Ondernemingen en daarna op de gunning waaraan u een onderneming wilt toevoegen.
  • Ga vervolgens naar Wijzigen linksboven in het scherm. Klik daarna op de link Onderneming selecteren uit de TenderNed inschrijvingen als de aanbesteding volledig digitaal via TenderNed afgehandeld is of Handmatig een onderneming toevoegen als u TenderNed alleen gebruikt heeft om te publiceren. Vul alle overige gegevens in en klik op Opslaan.
  • Bij het label Definitieve waarde moet u kiezen uit twee opties. Bij de eerste optie vult u een exacte waarde in, bij de tweede voert u de range van de offerteprijzen op. Het opgeven van één van deze waarden is verplicht. Let op: bij het gunnen van een concessieovereenkomst moet een exacte waarde ingevoerd worden.

10.4 Wijzig de onderneming(en) aan wie gegund wordt

U kunt een toegevoegde gegunde onderneming alleen verwijderen.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de gegunde onderneming wilt verwijderen. Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding.
  • Klik dan op Gunningen onder Ondernemingen en daarna op de betreffende gunning.
  • Kies vervolgens op het symbool Verwijderen achter de naam van de onderneming die u wilt verwijderen. Klik daarna op Opslaan.

10.5 Bekijk de onderneming(en) aan wie gegund wordt

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de gegunde ondernemingen wilt bekijken.
  • Of kies het symbool Bekijken naast de naam van de aanbesteding. Klik dan op Gunningen onder Ondernemingen en daarna op de betreffende gunning.

10.6 Publiceer uw aankondiging van een gegunde opdracht

U publiceert uw aankondiging van de gegunde opdracht op dezelfde manier als een aankondiging van een aanbesteding (Stap 6: Kondig uw aanbesteding aan). Let er op dat u wel gunningen heeft opgevoerd in het dashboard, zodat dit ook naar voren komt in de publicatie. Ook bent u vanaf 15 oktober 2016 verplicht om gunningscriteria op te nemen in de aankondiging van de gunning.

Let op. Heeft u uw opdracht vóór 15 oktober 2016 aangekondigd en daarbij voor de gunningscriteria naar de aanbestedingsdocumenten verwezen, dan wordt bij het aankondigen van de gunning een correctiescherm getoond. Hierin kunt u alsnog de gunningscriteria opnemen.

10.6.1 Maak de publicatie van uw gegunde opdracht aan

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Klik daarna op Aankondiging publiceren onder Taken rechts op uw scherm. Publiceer uw aankondiging vervolgens in vier stappen:
  1. Vul de instellingen van uw aankondiging in: Geef aan of u aanbestedingsdocumenten (die nog niet eerder gepubliceerd zijn) mee wilt publiceren. Als u een Europese aanbesteding heeft, wordt de aankondiging automatisch ook naar de TED verstuurd. Als u een nationale aanbesteding heeft, kunt u ervoor kiezen om de aankondiging ook op de TED te publiceren. Klik daarna op Volgende stap.
  2. TenderNed controleert vervolgens of alle aanbestedingsgegevens aanwezig zijn voor publicatie. Klik daarna op Volgende stap.
  3. Controleer alle gegevens van uw aankondiging voordat u publiceert. Via Publicatie downloaden als PDF bekijkt u hoe uw aankondiging eruitziet na publicatie. Ziet deze er volledig uit? Klik dan op Volgende stap.
  4. Bevestig de publicatie door een sms-transactiecode op het scherm in te vullen. Klik daarna op Verzenden. U ontvangt deze code op het mobiele telefoonnummer dat u eerder hebt ingevuld (zie 3.1 Vul uw (ontbrekende) persoonlijke gegevens in). De sms-transactiecode is een digitale handtekening die ú alleen ontvangt. Alleen ú kunt de aankondiging dus publiceren. U ontvangt een bevestiging van uw publicatie in uw berichteninbox (zie 13 Overige mogelijkheden van TenderNed). Tenders Electronic Daily (TED) hebt meer tijd nodig om de aankondiging te plaatsen. TenderNed is hiervan afhankelijk. De aankondiging staat binnen 5 werkdagen op het aankondigingenplatform van TED.

Let op: niet iedereen mag een aankondiging publiceren
U hebt bepaalde rechten nodig om een aankondiging te kunnen publiceren (zie stap 4 van 6.1 Maak de publicatie van uw aanbesteding aan ). Alleen de rollen Lokaal beheerder en Procesleider mogen dit doen. Bekijk de factsheet Lokaal beheer TenderNed onder 4.6.2 Wijzig de rollen / rechten voor meer informatie over de verschillende rollen. Hebt u de publicatierechten niet? Dan kunt u de publicatie wel voorbereiden (zie stap 1 tot en met 3 van 6.1 Maak de publicatie van uw aanbesteding aan). Wilt u rechten wijzigen? Zie dan 4.6.2 Wijzig de rollen / rechten.

10.6.2 Publiceer een gunning van de opdracht zonder vooraf aan te kondigen

Wilt u alleen een gunning publiceren zonder daarvoor de gehele gunningsprocedure op TenderNed te doorlopen dan is dat mogelijk.

  • Ga naar Mijn aanbestedingen en klik op Aanbesteding aanmaken.
  • Vul hier de stappen 1 t/m 3 in voor het aanmaken van een aanbesteding.
  • Kies bij Stap 4 Procedure voor een Onderhandeling zonder bekendmaking.
  • Kies bij Stap 5 Digitaal inschrijven voor Nee en doorloop verder de stappen en maak de aanbesteding aan.
  • In het dashboard van de aanbesteding vult u onder Kenmerken, Gegevens aanbestedende dienst, Opdracht en Procedure de verplichte gegevens in.
  • Ga in het dashboard onder Ondernemingen naar Gunningen. Voer hier de gunning(en) van de opdracht in.
  • Klik in het dashboard rechts onder Taken op Aankondiging van een gegunde opdracht publiceren. Doorloop de wizard en publiceer de aankondiging. (zie 10.6.1 Maak de publicatie van u gegunde opdracht aan)

10.6.3 Publiceer een gunning van de opdracht na een vooraankondiging bij Sociale en andere specifieke diensten.

Het is binnen TenderNed niet mogelijk om direct na een vooraankondiging de aankondiging van de gegunde opdracht te publiceren.

  • Kies in het dashboard van de vooraankondiging voor de optie Deze aanbesteding kopiëren.
  • Ga vervolgens naar Opdracht > Basiskenmerken > Wijzigen
  • Stap 4: Kies bij Procedure voor Onderhandeling zonder bekendmaking
  • In het dashboard dient onder Gunningen eerst de gunning te worden opgevoerd.
  • Bij het publiceren van de aankondiging van de gegunde opdracht kan onder de Nadere inlichtingen een verwijzing worden opgenomen naar de vooraankondiging.
  • De vooraankondiging kan vervolgens vroegtijdig beëindigd worden met eveneens een verwijzing naar de gunning onder de Nadere inlichtingen.
10.6.3.1 Publiceer een Concessieovereenkomst i.c.m. Sociale en andere specifieke diensten.

Het is niet mogelijk in TenderNed om een Vooraankondiging te publiceren ten behoeve van het aanbesteden van een Concessieovereenkomst. Als Aanbestedende diensten een vooraankondiging willen publiceren bij een Concessieovereenkomst i.c.m. Sociale en andere specifieke diensten kan dat op de volgende 2 manieren:

Optie 1: Publiceren via 2 dossiers

Volg de instructie ’10.6.3. Publiceer een gunning van de opdracht na een vooraankondiging bij Sociale en andere specifieke diensten’ met uitzondering van de volgende stappen:

Publiceren vooraankondiging:

  • Bij Stap 1: geef bij de naam van de aanbesteding aan dat het een Concessieovereenkomst voor Sociale en andere specifieke diensten betreft
  • In het dashboard onder Procedure kan men bij de Nadere toelichtingen aangeven dat het niet mogelijk is om een vooraankondiging te publiceren ten behoeve van het aanbesteden van een Concessieovereenkomst en dat de gegunde opdracht via een nieuw dossier wordt gepubliceerd.

Publiceren gunning:

  • Geef bij Stap 3 bij Aard van de opdracht aan dat het een Concessieovereenkomst betreft.

Optie 2: Publicaties via 1 dossier

Publiceren vooraankondiging:

  • Maak een aanbesteding aan.
  • Bij Stap 1: geef bij de naam van de aanbesteding aan dat het een Concessieovereenkomst voor Sociale en andere specifieke diensten betreft
  • Geef bij stap 2 onder Type opdracht -> Diensten aan dat het Sociale en andere specifieke diensten betreft.
  • Geef bij stap 3 bij Aard van de opdracht aan dat het een Overheidsopdracht betreft.
  • Geef bij stap 5 aan dat het een niet–digitale aanbesteding is.
  • In het dashboard onder Procedure kan men bij de Nadere toelichtingen aangeven dat het niet mogelijk is om een vooraankondiging te publiceren bij een Concessieovereenkomst en dat de vooraankondiging via een aankondiging is gepubliceerd.
  • Publiceer een Aankondiging van de Opdracht

Publiceren gunning:

  • Publiceer de gunning via hetzelfde aanbestedingsdossier

10.6.4 Bekijk uw publicaties van gegunde opdrachten

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de gepubliceerde aankondiging wilt bekijken.
  • Klik daarna op Publicatievoorbeeld bekijken onder Taken rechts op uw scherm. U ziet dan alle gegevens van deze publicatie.

11 Wijzig uw gegunde opdracht

Is de aankondiging van de gegunde opdracht al gepubliceerd, maar heeft er een wijziging in de opdracht plaatsgevonden? En bent u verplicht deze wijziging te publiceren? De taak Aankondiging van een wijziging publiceren maakt het mogelijk om een wijziging in de opdracht van een afgeronde aanbesteding te publiceren.
De taak Aankondiging van een wijziging publiceren is direct zichtbaar in het dashboard van de aanbestedende dienst maar nog niet uit te voeren. Pas nadat de aankondiging van de gegunde opdracht gepubliceerd is, is de taak klikbaar.
Het publiceren van de gewijzigde opdracht doet u als volgt.

  • U gaat eerst naar het tabblad Afgerond (na de aankondiging van de gegunde opdracht wordt de aanbesteding automatisch verplaatst naar het tabblad met afgeronde aanbestedingen).
  • U selecteert vervolgens de desbetreffende aanbesteding en gaat naar het dashboard.
  • Het invoeren van de gewijzigde gegevens doet u door te klikken op de button Gewijzigde opdracht te vinden onder Kenmerken. In het volgende scherm klikt u op Wijzigen.
  • U vult alle verplichte velden in en de wijziging(en) die u wilt beschrijven. Let op: Hierbij moet u ook de gegevens van de onderneming, waaraan gegund is, opnieuw invoeren.
  • Zodra u alle wijzigingen heeft ingevoerd en opgeslagen, voert u de taak Aankondiging van een wijziging publiceren uit.

Na het succesvol publiceren van de wijziging ziet u in het dashboard dat er een groen vinkje voor de taak uitgevoerde taak staat. Er wordt ook gelijk een nieuwe taak actief om een nieuwe wijziging door te voeren. Bij het wijzigen van een opdracht met meerdere percelen is namelijk maar één perceel per wijziging te selecteren. Wilt u dus in meerdere percelen wijzigingen doorgeven, dan is het nodig dat u de taak ‘Aankondiging van een wijziging publiceren’ meerdere malen uitvoert.


Let op: het publiceren van een wijziging in een gegunde opdracht is alleen mogelijk bij Europese opdrachten.

12 Beëindig uw aanbesteding

U kunt (ook) zonder te gunnen een aanbesteding beëindigen en daarmee uit uw lijst met actuele aanbestedingsdossiers verwijderen. Dat kan onder andere als u besluit de procedure voortijdig af te breken. Redenen hiervoor kunnen bijvoorbeeld zijn dat er geen inschrijver is om aan te gunnen, of dat het minimaal aantal inschrijvers niet gehaald is. U kunt in zulke gevallen kiezen voor de taak vroegtijdige beëindiging publiceren in het dashboard van uw aanbesteding. Deze taak wordt alleen actief als u minimaal één eerdere publicatie gedaan heeft. Als u een aanbesteding die op TED gepubliceerd is niet met deze taak afrond, kan
Tenders Electronic Daily (TED) na 100 dagen per mail gaan vragen waarom een procedure niet beëindigd is. Als u alleen een vooraankondiging gepubliceerd heeft maar nog geen aankondiging, of bij een onderhandse procedure de gegadigden geselecteerd heeft maar nog niet heeft uitgenodigd, dan kunt u het dossier handmatig verhuizen naar het tabblad afgerond door bovenin het dashboard op de gelijknamige link te klikken.

Let op: de aanbesteding van specifieke percelen binnen een aanbestedingsdossier beëindigen kan op dit moment nog niet in TenderNed. U kunt daarom in de gunning van een perceel omschrijven dat een perceel niet gegund is of kon worden. U doet dit door een gunning op te voeren en handmatig een onderneming toe te voegen. Als bedrijfsnaam kunt u opvoeren Niet gegund. U dient verder de verplichten velden in te vullen en de gunning op te slaan.

13 Overige mogelijkheden

Op TenderNed kunt u gebruikmaken van een talloze overige mogelijkheden. De berichtenbox, het zoeken naar aankondigingen en genereren van rapportages in TenderNed worden hier nader toegelicht.

13.1 Beheren van berichten

Maakt u gebruik van TenderNed? Dan hebt u toegang tot een eigen berichteninbox. U kunt ook uitnodigingen versturen aan andere gebruikers of organisaties op TenderNed. En daarbij zelf uitnodigingen ontvangen of berichten ontvangen van interessante aankondigingen. U kunt uw berichten direct door laten sturen naar uw email, zie 3.3 Beheer uw instellingen voor meer informatie.

13.1.1 Bekijk uw berichten in verschillende postvakken

De berichtenservice op TenderNed bestaat uit verschillende postvakken:

  • uw persoonlijke postvak (van u als gebruiker). Klik op uw gebruikersnaam bovenaan de pagina. Kies vervolgens Berichten en klik op het bericht dat u wilt bekijken;
  • postvak van uw organisatie. Alleen als u lokaal beheerder van de organisatie bent, hebt u toegang tot dit postvak. Klik bovenaan op de pagina op de naam van uw organisatie. Kies vervolgens Berichten en klik op het bericht dat u wilt bekijken;
  • postvak van een aanbesteding. Alle medewerkers van het aanbestedingsteam hebben toegang tot dit postvak. Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. Kies vervolgens Berichten. Klik op het bericht dat u wilt bekijken. Als één persoon een bericht in het postvak van een aanbesteding bekijkt, dan wordt dat bericht daarna als gelezen gekenmerkt voor alle teamleden. Deze postvakken kunt u in één overzicht bekijken door op Berichten in de oranje navigatiebalk te klikken

13.2 Bekijk aankondigingen op TenderNed

U kunt op TenderNed alle aankondigingen van aanbestedingen bekijken. U vindt daar specifieke informatie over iedere aankondiging. Daarnaast kunt u ook makkelijk zoeken naar bepaalde aankondigingen.

13.2.1 Bekijk het totale overzicht van aankondigingen

  • Klik op Aankondigingen. U krijgt direct het totale overzicht van alle aankondigingen te zien. Staat er een paperclip naast een aankondiging? Dan zitten hier bijlagen bij. Een muis-icoontje betekent dat ondernemingen zich digitaal via TenderNed in kunnen schrijven.
  • Wilt u minder of meer details van een aankondiging zien in het overzicht? Klik dan op Minder details tonen of Meer details tonen rechtsboven in het scherm Aankondigingen.

Tip: Nederlandse of Europese aanbesteding?
Staat er een EU-vlag naast een aankondiging? Dan gaat het om een Europese aanbesteding. Een Nederlandse vlag geeft aan dat het om een nationale aanbesteding gaat. U kunt de aankondigingen van Europese aanbestedingen van alle lidstaten terugvinden op Tenders Electronic Daily (TED) op http://ted.europa.eu.

13.2.2 Bekijk en download informatie van een aankondiging

  • Ga naar Aankondigingen en klik op de titel van de aankondiging die u wilt bekijken.
  • U komt dan direct in het tabblad Samenvatting. Hier ziet u een korte samenvatting van de aanbesteding. Daarnaast ziet u de kenmerken van de aankondiging.
  • Wilt u meer informatie over de aanbesteding? Klik dan op het tabblad Publicatie Daar vindt u informatie over bijvoorbeeld de aanbestedende dienst en de procedure.
  • Klik op het tabblad Documenten als u de bijlagen van een aanbesteding wilt bekijken en downloaden. Klik daarna op (één van) de mappen aan de linkerkant van het tabblad Documenten. Alle documenten die in de betreffende map zitten, verschijnen rechts op het scherm daarnaast. Klik op de titel van het document om deze te openen en op te slaan. U kunt automatisch op de hoogte gehouden worden door op de knop Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding te klikken. U kunt de updates vervolgens weer stoppen door onder aan iedere update die u daarvoor krijgt op de link Geen notificaties over deze aanbesteding meer ontvangen te klikken.
  • Het tabblad Vragen en antwoorden is zichtbaar bij aanbestedingen die volledig digitaal via TenderNed verlopen. Als een aanbestedende dienst vragen van ondernemingen beantwoord en openbaar maakt, dan wordt dat hier zichtbaar.

13.2.3 Zoek naar aankondigingen

Elke gebruiker die zich op TenderNed registreert kan onder zijn instellingen een interesseprofiel instellen. Hier kan een standaard zoekopdracht ingevoerd worden met behulp van meerdere filters. Onder het tabblad Instellingen kan de gebruiker aangeven met welke frequentie hij geattendeerd wenst te worden op interessante aankondigingen. De notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres dat de gebruiker onder zijn persoonlijke instellingen heeft opgegeven. Meer informatie over het interesseprofiel vindt u onder Hoofdstuk 3.2 Vul uw interesseprofiel in.
Onder het tabblad Aankondigingen vindt u het aankondigingenplatform van TenderNed met alle opdrachten van de Nederlandse overheid op één plek. Het aankondigingenplatform kent twee verschillende weergaven, namelijk de uitgelogde en ingelogde. De uitgelogde weergave heeft een ander design maar bevat exact dezelfde aankondigingen. Meer informatie over het zoeken via een interesseprofiel of op het aankondigingenplatform vindt u hier.

13.3 Rapportages

U kunt TenderNed rapportages laten maken over een aanbestedingsdossier of over uw organisatie. Als u relaties bent aangegaan met andere organisaties kunt u zelfs rapportages bekijken van uw relaties, indien u ervoor gekozen ook rapportages met elkaar te delen.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op Aanbestedingen en daarna op de naam van de aanbesteding. Klik vervolgens op Rapportages. Klik vervolgens op Uitvoeren om een samenvatting van de aanbesteding te generen.
  • Voor lokaal beheerders is het ook mogelijk om rapportages op organisatieniveau te generen. Klik in de oranje navigatiebalk onder Instellingen op Rapportages.

13.4 Exporteren van aanbestedingen t.b.v. het archiveren

De aanbestedende dienst die met TenderNed werkt is verantwoordelijk voor de archivering van de eigen aanbestedingen. TenderNed is slechts het instrument waarmee een aanbestedende dienst een aanbestedingsprocedure kan doorlopen. TenderNed stelt organisaties dan ook in staat een compleet aanbestedingsdossier eenvoudig te exporteren. om lokaal op te kunnen slaan. Op het dashboard van een aanbesteding vindt u de functie om de aanbesteding te exporteren. De functionaliteit is alleen zichtbaar voor lokaal beheerders en procesleiders. Bij het exporteren hebben zij de keuze om alleen de bijlagen of alleen de data van de aanbesteding of beiden lokaal op te slaan

13.4.1 Aanmaken van ZIP-bestanden t.b.v. het archiveren

Om een aanbesteding te exporteren en het complete aanbestedingsdossier lokaal op te slaan kan de lokaal beheerder of procesleider op het dashboard gaan naar Exporteren. In het vervolgscherm kan een keuze gemaakt worden voor:

  • Overzicht (hiermee voegt u alle inhoudelijke data van de aanbesteding toe aan het ZIP-bestand met o.a. een lijst van de betrokken ondernemingen)
  • Bijlage (hiermee voegt u alle bijlagen en documenten van de aanbesteding toe aan het ZIP-bestand) Daarna kiest u voor Uitvoeren om het ZIP-bestand met de gewenste onderdelen aan te vragen. Nadat u een verzoek heeft ingediend, is het ZIP-bestand binnen 4 uur beschikbaar. Hierover ontvangen de aanvrager en hoofdprocesleider een automatisch bericht. Het ZIP-bestand vindt u via de link in het bericht of weer in het dashboard van de aanbesteding onder Exporteren. Het ZIP-bestand blijft 3 kalenderdagen beschikbaar om lokaal op te slaan. Daarna moet u weer opnieuw een opdracht geven om hetzelfde dossier te exporteren.

13.4.2 Verwijderen van afgeronde aanbestedingen

TenderNed verwijdert aanbestedingen (dossiers en gerelateerde publicaties) die 5 jaar of langer geleden zijn afgerond via een publicatie van de gunning of een vroegtijdige beëindiging en waarvan de looptijd (indien deze is opgevoerd in TenderNed) is verstreken. Voordat de aanbesteding daadwerkelijk wordt verwijderd sturen wij de lokaal beheerder van de organisatie een bericht met meer informatie en een link naar het te downloaden ZIP-bestand. Openbare aanbestedingsgegevens blijven inzichtelijk in de datasets van TenderNed.

13.5 Exporteren data aanbestedingen in bulk t.b.v. analysedoeleinden

Met de functionaliteit Exporteer data aanbestedingen in bulk kunnen aanbestedende diensten data downloaden van meerdere aanbestedingen tegelijkertijd over een specifieke periode. De opgevraagde data wordt beschikbaar gesteld in XML-formaat, zodat de aanbestedende dienst deze kan gebruiken in andere applicaties voor management- of analysedoeleinden. Alleen lokaal beheerders van een aanbestedende dienst kunnen gebruik maken van deze functionaliteit.


Om een exportbestand aan te vragen kan de lokaal beheerder via het menu Instellingen doorklikken naar Exporteer data aanbestedingen in bulk (xml). Door het invullen van een begin- en einddatum wordt een periode geselecteerd. Alle aanbestedingen die in deze periode zijn aangemaakt verschijnen vervolgens in het exportbestand. Na het klikken op Uitvoeren kan het een aantal minuten duren voordat het exportbestand gereed is om te downloaden. In de tussentijd kunt u de pagina verlaten. Het aangemaakte XML-bestand blijft vervolgens beschikbaar totdat een volgend exportbestand wordt aangevraagd.


Let op: het aangevraagde XML-bestand kan commercieel gevoelige informatie bevatten! Wanneer de inschrijftermijn is verstreken worden namelijk ook de ingediende offertes opgenomen in het XML-bestand, inclusief de prijsinformatie wanneer het prijstabblad is ontsloten. Houd hiermee rekening bij het laten inlezen van het bestand.

13.6 Meer informatie

Heeft u nog vragen? Misschien vindt u het antwoord op onze homepage. Of neem tijdens kantooruren contact op met de servicedesk van TenderNed: 0800-8363376 of stuur een e-mail naar servicedesk@tenderned.nl. Wilt u een cursus of workshop volgen over TenderNed? Dan kunt u zich wenden tot training- en adviesbureaus voor ondernemingen en aanbestedende diensten die over een speciale cursusomgeving van TenderNed beschikken.

13.7 Blijf op de hoogte

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen via onze LinkedIn groep of ons Twitter account.