Tips voor digitaal aanbesteden

U wilt dat het aanbestedingsproces zo soepel mogelijk verloopt. Met onderstaande tips maakt u inschrijven eenvoudiger voor ondernemingen.

Tips

Geef uw aanbesteding een begrijpelijke en uitnodigende naam.

De naam van uw aanbesteding is het meest prominente onderdeel van uw aankondiging in de zoekresultaten van een onderneming. Zorg daarom dat deze begrijpelijk en uitnodigend is voor potentiële inschrijvers. Wij adviseren u in ieder geval het onderwerp van de opdracht op te nemen in de naam. De volgende zaken kunt u daarom beter niet opnemen in de naam van uw aanbesteding:

  • Dat het om een Europese aanbesteding gaat. TenderNed geeft dit al aan.
  • Welke type procedure u volgt. Dit staat al op het aankondigingenplatform van TenderNed.
  • Welke type opdracht het betreft: Werken, Diensten of Leveringen. Dit staat al op het aankondigingenplatform van TenderNed. 
  • De naam van uw aanbestedende dienst. Die wordt namelijk al weergegeven achter de naam van de aanbesteding.
  • Afkortingen. Voor uw eigen organisatie wellicht bekend, maar voor inschrijvers roepen ze vaak onduidelijkheid op. 
  • Interne referentienummers.

Laat de kluis binnen kantoortijden sluiten, zodat ondersteuning mogelijk is.

Het is verstandig de kluis van uw aanbesteding te laten sluiten op een moment dat u en de servicedesk van TenderNed bereikbaar zijn om vragen te beantwoorden. Een voorbeeld: de kluis sluit zaterdagavond 20:00 uur. Een onderneming wil inschrijven, maar ontdekt op zaterdag 10:00 uur dat het niet lukt om de stukken in te dienen. Zij kan dan niet met de servicedesk van TenderNed bellen voor extra ondersteuning en kan u niet bereiken om u van het probleem op de hoogte te stellen. De onderneming mist hierdoor mogelijk haar kans om mee te doen met de aanbesteding en u mist een potentieel goede inschrijving.

Geef aan dat inschrijvingen digitaal moeten worden ingediend en wat dit betekent.

Kiest u voor digitaal aanbesteden via TenderNed, geef dan in de aanbestedingsstukken duidelijk aan wat dit betekent. Geef bijvoorbeeld aan:

  • dat eHerkenning nodig is om als onderneming te kunnen registreren en inloggen op TenderNed. Door hier in de (voor)aankondiging of berichtgeving op te wijzen, kunnen ondernemingen zich voorbereiden en tijdig een eHerkenningsmiddel aanschaffen.
  • dat inschrijvers hun bedrijfsgegevens, bewijsstukken en offertes via TenderNed indienen en wat u daarbij van hen verwacht.

Meer informatie

Het stappenplan Digitaal inschrijven helpt inschrijvers op weg en verwijst naar relevantie informatie.

Maak duidelijk hoe buitenlandse ondernemingen kunnen inschrijven.

Nederlandse ondernemingen moeten zich met eHerkenning registreren op TenderNed om in te kunnen schrijven op een aanbesteding . Omdat eHerkenning niet beschikbaar is voor buitenlandse ondernemingen (zonder KvK-nummer), kunnen zij zich zonder eHerkenning registreren in TenderNed. Omdat TenderNed niet beschikbaar is in het Engels is er een stappenplan Six steps to bidding for public procurement contracts online beschikbaar. Hiernaar kunt u verwijzen in uw aanbestedingsdocumenten. Deze instructie legt uit hoe een buitenlandse onderneming zich kan registreren op TenderNed en kan inschrijven op een aanbesteding.

Geef aan hoe inschrijvers varianten kunnen indienen, als u die ruimte biedt.

Ondernemingen hebben in TenderNed niet de mogelijkheid om twee afzonderlijke inschrijvingen in te dienen. Als u als aanbestedende dienst varianten toestaat, geef dan in de aanbestedingsdocumenten duidelijk aan hoe zij dit doen:

  • De onderneming stuurt naast de reguliere inschrijving de variant als bijlage mee bij haar reguliere inschrijving.
  • Hiervoor koppelt de onderneming de bijlage aan het tabblad ‘Overige documenten’. In de naamgeving en inhoud van de bijlage maakt ze tekstueel duidelijk, dat het een variant betreft.

Zo voorkomt u onduidelijkheden hierover.

Maak sjablonen aan voor veel voorkomende aanbestedingen of procedures

Maakt u regelmatig vergelijkbare aanbestedingen aan? Dan biedt TenderNed de mogelijkheid aanbestedingen in voorbereiding aanmaken en deze vervolgens als sjabloon te kopiëren. Met zo’n sjabloon kunt u sneller nieuwe aanbestedingen aanmaken.

U past een sjabloon toe door eerst een aanbesteding aan te maken met de gewenste kenmerken. Om deze aanbesteding vaker te kunnen gebruiken, dient u hem in voorbereiding te laten staan. In het dashboard van de aanbesteding vindt u de knop 'Deze aanbesteding kopiëren'. Vervolgens geeft u aan welke gegevens u wilt kopiëren. U kunt natuurlijk ook een al aangekondigde aanbesteding als uitgangspunt nemen voor een nieuwe aanbesteding.
Meer informatie over het aanmaken van een aanbesteding vindt u in onze handleiding.

Tips delen? Heeft u een tip voor andere aanbestedende diensten, of voor inschrijvende ondernemingen? Deel deze via de LinkedIn-groep van TenderNed.

Naar boven