Tips voor aanbesteden via TenderNed

U wilt dat het aanbestedingsproces zo soepel mogelijk verloopt. Met onderstaande tips maakt u inschrijven eenvoudiger voor ondernemingen. Sommige van deze tips verschenen eerder in onze nieuwsbrief.

Voorbereiden

Zorg voor minimaal twee lokaal beheerders

Ook bij ziekte of vakantie van een collega wilt u dat uw aanbesteding gewoon doorgaat. Daarom adviseren wij om minimaal twee mensen de autorisatierol Lokaal beheerder te geven. Meer kan ook. Bekijk wat werkt in uw geval. Hoe groot is uw organisatie en hoe vaak heeft u aanbestedingen in TenderNed?

Aanbesteding aanmaken

Geef uw aanbesteding een begrijpelijke en uitnodigende naam.

De naam van uw aanbesteding is het meest prominente onderdeel van uw aankondiging in de zoekresultaten van een onderneming. Zorg daarom dat deze begrijpelijk en uitnodigend is voor potentiële inschrijvers. Wij adviseren u in ieder geval het onderwerp van de opdracht op te nemen in de naam. De volgende zaken kunt u daarom beter niet opnemen in de naam van uw aanbesteding:

  • Dat het om een Europese aanbesteding gaat. TenderNed geeft dit al aan.
  • Welke type procedure u volgt. Dit staat al op het aankondigingenplatform van TenderNed.
  • Welke type opdracht het betreft: Werken, Diensten of Leveringen. Dit staat al op het aankondigingenplatform van TenderNed. 
  • De naam van uw aanbestedende dienst. Die wordt namelijk al weergegeven achter de naam van de aanbesteding.
  • Afkortingen. Voor uw eigen organisatie wellicht bekend, maar voor inschrijvers roepen ze vaak onduidelijkheid op. 
  • Interne referentienummers.

Geef voldoende informatie in de korte opdrachtomschrijving.

Ondernemers kunnen uit de korte opdrachtomschrijving niet altijd opmaken of een aanbesteding interessant is voor hen. Dat komt dan met name doordat een omschrijving niet concreet genoeg is. Waar gaat dit over? Wat wil de opdrachtgever?

Er staat bijvoorbeeld Inhuur personeel. Maar Inhuur personeel is erg breed. Zoekt de aanbestedende dienst een generiek aanbod van personeel of juist gespecialiseerde mensen? En in dat laatste geval, voor welk domein of organisatieonderdeel? Als de informatie in de korte omschrijving niet voldoende concreet en helder is, dan moeten ondernemers vaak inloggen en zoeken in documenten om de vraag alsnog scherp te krijgen. Met een goede korte opdrachtomschrijving bespaart u ondernemers tijd en helpt u hen beter beoordelen of uw opdracht interessant is voor hen.

Dit is een tip van Fija Mulder, Aanbestedingscoaching

Maak voorbehouden opdrachten vindbaar.

Publiceert u een voorbehouden opdracht? Gebruik dan (een van) de volgende termen in de korte omschrijving van de opdracht: voorbehouden opdracht, 2.82, of sociale werkplaats. Dit geldt zowel voor aanbestedingen die u publiceert via TenderNed als via een ander aanbestedingsplatform. Geïnteresseerde sociale werkvoorzieningen en sociale ondernemingen kunnen de opdracht dan eenvoudiger vinden. Dit is aanvullend op de optie om onder de procedure aan te geven dat het een voorbehouden opdracht betreft.

Voorkom weigering publicatie op TED.

Het komt regelmatig voor dat TED een publicatie afwijst omdat deze niet ‘taaluniform’ is. U moet dan een correctie uitvoeren, wat bijna altijd vertraging oplevert. Voorkom dit door één taal te gebruiken, dus ook in de korte omschrijving, nadere inlichtingen en eisen. TED controleert de aanbestedingsdocumenten niet. Hier kunt u eventuele toelichtingen wel in een andere taal opnemen.

Geef aan dat inschrijvingen digitaal moeten worden ingediend en wat dit betekent.

Kiest u voor digitaal aanbesteden via TenderNed, geef dan in de aanbestedingsstukken duidelijk aan wat dit betekent. Geef bijvoorbeeld aan:

  • dat eHerkenning nodig is om als onderneming te kunnen registreren en inloggen op TenderNed. Door hier in de (voor)aankondiging of berichtgeving op te wijzen, kunnen ondernemingen zich voorbereiden en tijdig een eHerkenningsmiddel aanschaffen.
  • dat inschrijvers hun bedrijfsgegevens, bewijsstukken en offertes via TenderNed indienen en wat u daarbij van hen verwacht.

Meer informatie

Het stappenplan Digitaal inschrijven helpt inschrijvers op weg en verwijst naar relevantie informatie.

Maak duidelijk hoe buitenlandse ondernemingen kunnen inschrijven.

Nederlandse ondernemingen moeten zich met eHerkenning registreren op TenderNed om in te kunnen schrijven op een aanbesteding . Omdat eHerkenning niet beschikbaar is voor buitenlandse ondernemingen (zonder KvK-nummer), kunnen zij zich zonder eHerkenning registreren in TenderNed. Omdat TenderNed niet beschikbaar is in het Engels is er een stappenplan Six steps to bidding for public procurement contracts online beschikbaar. Hiernaar kunt u verwijzen in uw aanbestedingsdocumenten. Deze instructie legt uit hoe een buitenlandse onderneming zich kan registreren op TenderNed en kan inschrijven op een aanbesteding.

Geef aan hoe inschrijvers varianten kunnen indienen, als u die ruimte biedt.

Ondernemingen hebben in TenderNed niet de mogelijkheid om twee afzonderlijke inschrijvingen in te dienen. Als u als aanbestedende dienst varianten toestaat, geef dan in de aanbestedingsdocumenten duidelijk aan hoe zij dit doen:

  • De onderneming stuurt naast de reguliere inschrijving de variant als bijlage mee bij haar reguliere inschrijving.
  • Hiervoor koppelt de onderneming de bijlage aan het tabblad ‘Overige documenten’. In de naamgeving en inhoud van de bijlage maakt ze tekstueel duidelijk, dat het een variant betreft.

Zo voorkomt u onduidelijkheden hierover.

Stel vragen niet twee keer.

In het UEA staan diverse vragen die ondernemers moeten beantwoorden. U hoeft die vragen dan niet nogmaals te stellen op het platform. Dat is dubbel werk voor de ondernemer en het geeft meer kans op fouten. Daar hebben niet alleen inschrijvers last van, maar u ook. Zonde van ieders tijd en moeite.

Dit is een tip van Octavia Siertsema, Aanbestedingsspecialist

Maak sjablonen aan voor veel voorkomende aanbestedingen of procedures.

Maakt u regelmatig vergelijkbare aanbestedingen aan? Dan biedt TenderNed de mogelijkheid aanbestedingen in voorbereiding aanmaken en deze vervolgens als sjabloon te kopiëren. Met zo’n sjabloon kunt u sneller nieuwe aanbestedingen aanmaken.

U past een sjabloon toe door eerst een aanbesteding aan te maken met de gewenste kenmerken. Om deze aanbesteding vaker te kunnen gebruiken, dient u hem in voorbereiding te laten staan. In het dashboard van de aanbesteding vindt u de knop 'Deze aanbesteding kopiëren'. Vervolgens geeft u aan welke gegevens u wilt kopiëren. U kunt natuurlijk ook een al aangekondigde aanbesteding als uitgangspunt nemen voor een nieuwe aanbesteding.

Maak uw documenten toegankelijk.

Pdf-documenten die u publiceert op een website moeten toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Dat is tegenwoordig een wettelijke verplichting. Dit geldt ook voor documenten die u openbaar publiceert op het TenderNed aankondigingenplatform.

Vanuit DigiToegankelijk adviseren wij organisaties om helemaal geen pdf’s meer online te zetten. Maar als het echt niet anders kan, dan zijn er manieren om ze toegankelijk te publiceren. Doe dat wel meteen vanaf het begin, want achteraf repareren is bijna niet te doen.

Dit is een tip van Kristian Mul, Productmanager Digitoegankelijk en Samenwerkende Catalogi bij Logius

Schrijf het aantal woorden voor in plaats van het aantal A4’s.

Als u voor de uitwerking van de gunningscriteria, ondernemers een maximaal aantal pagina’s oplegt, dan heeft u weinig controle over de hoeveelheid tekst. Geeft u een maximum aantal woorden op, dan heeft u dat wel. Door het aantal woorden voor te schrijven, kunt u sturen op een kort en bondig verhaal.

Het is daarnaast eerlijker omdat het aantal woorden een absoluut gegeven is. Ook geeft u hiermee ondernemers de vrijheid om de tekst in hun eigen lay-out op te maken, met ruimte voor opsommingen en afbeeldingen. Dit maakt het voor uw beoordelingscommissie overzichtelijker en beter leesbaar. Win-win voor beide partijen.

Dit is een tip van Fija Mulder, Aanbestedingscoaching

Laat de kluis binnen kantoortijden sluiten, zodat ondersteuning mogelijk is.

Het is verstandig de kluis van uw aanbesteding te laten sluiten op een moment dat u en de servicedesk van TenderNed bereikbaar zijn om vragen te beantwoorden. Een voorbeeld: de kluis sluit zaterdagavond 20:00 uur. Een onderneming wil inschrijven, maar ontdekt op zaterdag 10:00 uur dat het niet lukt om de stukken in te dienen. Zij kan dan niet met de servicedesk van TenderNed bellen voor extra ondersteuning en kan u niet bereiken om u van het probleem op de hoogte te stellen. De onderneming mist hierdoor mogelijk haar kans om mee te doen met de aanbesteding en u mist een potentieel goede inschrijving.

Communiceren met ondernemers

Beantwoord vragen zorgvuldig.

Opdrachtgevers lijken ten onrechte soms huiverig om überhaupt wijzigingen door te voeren. Wellicht begrijpelijk, want wijzigingen tijdens de procedure hebben voor iedereen gevolgen. Maar neem iedere vraag serieus, en beantwoord hem zorgvuldig. Ga bijvoorbeeld na of de eis of de aanpassing niet strijdig is met de regelgeving. Voor u het weet komen er nog meer vragen, of moet u het later in het proces weer herroepen. Terwijl de sluitingstermijn nadert en ondernemers nog steeds moeten gissen wat uw bedoeling is.

Dit is een tip van Marco WesthuisAdviseur contracteren en aanbesteden bij Witteveen+Bos

Marktconsultatie

Voorkom vroegtijdig stoppen van uw marktconsultatie.

Als u ervoor kiest om eerst een marktconsultatie te publiceren, dan is het verstandig om de termijn Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen ver in de toekomst te zetten, bijvoorbeeld 31 december 2050. Hiermee voorkomt u dat de kluis met inschrijvingen sluit tijdens de marktconsultatie en u deze vroegtijdig moet afbreken, en bijvoorbeeld geen einddocument meer kunt plaatsen.

Vraag in een marktconsultatie niet naar de bekende weg.

Inkopers maken steeds vaker gebruik van marktconsultaties om een goede aanbesteding in de markt te kunnen zetten. Aanbieders geven in een marktconsultatie aan wat er mogelijk is, en kunnen dit aangrijpen om hun ideeën en oplossingen voor het voetlicht te brengen. Toch zie ik ondernemers die weigeren om er nog langer aan mee te werken. Het vergt namelijk veel tijd, terwijl er vaak vragen worden gesteld die de aanbestedende dienst relatief makkelijk zelf had kunnen beantwoorden.

Wilt u draagvlak behouden voor het marktconsultatie-instrument, vraag dan niet naar de bekende weg en stel alleen vragen over nieuwe ontwikkelingen en andere zaken die u niet zelf kunt beantwoorden. Bekijk bijvoorbeeld eerst documenten van soortgelijke aanbestedingen, gebruik de CPV-code om deze te vinden, en bel uw collega inkopers om naar hun ervaringen te vragen. Geef daarnaast de aanbieders ook de mogelijkheid om hun antwoorden face-to-face toe te lichten.

Dit is een tip van Roelf Houwing, Senior Bid Manager, Smart Tender

Hou contact met de markt.

Marktconsultatie is belangrijk voor elk soort aanbesteding, het levert u namelijk nieuwe inzichten en informatie op. Dit soort informatie kan van toegevoegde waarde zijn voor uw project in voorbereiding. Het levert u daarnaast directe communicatie op met potentiële marktpartijen. Op deze manier kunt u leren hoe partijen in de wedstrijd zitten en wat verder nodig is om hen te laten inschrijven.

Zeker in deze coronatijden is het van cruciaal belang om elkaar zoveel mogelijk (online) te zien, te horen spreken en elkaars verwachtingen en mogelijkheden goed te managen. Dit hoeft overigens niet om een uitgebreid proces te gaan. U kunt ook informatie delen en ophalen tijdens een informatiebijeenkomst voorafgaand aan publicatie van de aanbesteding.

Dit is een tip van Ing. Hein de Haan, Sr. Inkoop Adviseur

TenderNed Nieuwsbrief

Sommige van deze tips verschenen eerder in onze nieuwsbrieven.

Tips delen? Heeft u een tip voor andere ondernemingen, of voor aanbestedende diensten? Deel deze via de LinkedIn-groep van TenderNed.

Naar boven