Rapportages maken en aanbestedingen archiveren

U kunt TenderNed rapportages laten maken over een aanbestedingsdossier of over uw organisatie. Daarnaast kunt u complete aanbestedingsdossiers exporteren. Hierdoor kunt u uw aanbestedingen archiveren. U kunt de data ook gebruiken voor analyses.

De taken hieronder kunnen alleen worden gedaan door mensen met de autorisatierol Procesleider, of Lokaal beheerder.

Rapportage van een aanbesteding

U kunt een overzicht genereren van de kenmerken, maar ook wie er bij een aanbesteding betrokken is, het verloop van het proces en het resultaat. Afhankelijk van de status van de aanbesteding zal deze rapportage een completer overzicht geven.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding.
  • Kies vervolgens op Opties en Download rapportage om een samenvatting van de aanbesteding te generen.

Rapportage op organisatieniveau

U kunt ook rapportages op organisatieniveau generen als pdf-bestand. Daarbij heeft u de keuze uit:

Overzicht aanbesteding. Dit is hetzelfde als de rapportage die u via het dashboard van de aanbesteding kunt genereren.

Overzicht gebruik TenderNed. In deze rapportage kunt u de stand van zaken van uw TenderNed-account zien, gespecificeerd naar diverse kenmerken. Welke gebruikers en organisaties zijn gekoppeld, hoeveel aanbestedingen heeft u lopen en hoeveel zijn er afgerond?

  • Ga hiervoor in het menu naar Instellingen en dan Rapportages.
  • Kies vervolgens voor Overzicht aanbesteding of Overzicht gebruik TenderNed.
  • En klik Uitvoeren.

Rapportages maken van organisaties waar u een relatie mee heeft

Als u relaties bent aangegaan met andere organisaties, en u heeft ervoor gekozen om rapportages met elkaar te delen, dan kunt u rapportages bekijken van uw relaties. En zij kunnen uw rapportages zien. Ga hiervoor naar Instellingen, dan Rapportages en tot slot Aanbesteding van een andere Aanbestedende dienst.

Aanbestedingen exporteren en archiveren

Via het dashboard van een aanbesteding kunt u de aanbesteding exporteren. Hiervoor wordt een ZIP-bestand genereert. U kunt vervolgens de data van de aanbesteding, de bijlagen, of allebei op een eigen computer opslaan.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding naar Opties en kies Exporteer deze aanbesteding.
  • Kies in het vervolgscherm voor:
    • Overzicht. Hiermee voegt u alle inhoudelijke data van de aanbesteding toe, met onder andere een lijst van de betrokken ondernemingen
    • Bijlage. Hiermee voegt u alle bijlagen en documenten van de aanbesteding
  • Kies daarna voor Uitvoeren om het ZIP-bestand met de gewenste onderdelen aan te vragen.
  • Nadat u een verzoek heeft ingediend, is het ZIP-bestand binnen 4 uur beschikbaar. U ontvangt een automatisch bericht wanneer dit klaar is.
  • Het ZIP-bestand vindt u via de link in het bericht. Of in het dashboard van de aanbesteding onder Exporteren. Het ZIP-bestand blijft 3 kalenderdagen beschikbaar. Daarna moet u weer opnieuw een opdracht geven om hetzelfde dossier te exporteren.

Verwijderen van afgeronde aanbestedingen

TenderNed verwijdert aanbestedingen (dossiers en gerelateerde publicaties) die 5 jaar of langer geleden zijn afgerond via een publicatie van de gunning of een vroegtijdige beƫindiging en waarvan de looptijd (indien deze is opgevoerd in TenderNed) is verstreken.

Voordat de aanbesteding daadwerkelijk wordt verwijderd sturen wij de lokaal beheerder van uw organisatie een bericht met meer informatie en een link naar het te downloaden ZIP-bestand. Openbare aanbestedingsgegevens blijven inzichtelijk in de datasets van TenderNed

Exporteren data aanbestedingen in bulk voor analysedoeleinden

Als lokaal beheerder kunt u met de functionaliteit Exporteer data aanbestedingen in bulk data downloaden van meerdere aanbestedingen tegelijkertijd over een specifieke periode. De opgevraagde data wordt beschikbaar gesteld in XML-formaat, zodat u dit kan gebruiken in andere applicaties voor management- of analysedoeleinden.

Hierin staat informatie over de aanbesteding waaronder gegevens over aangemelde en ingeschreven partijen. De informatie over ondernemingen wordt alleen getoond als deze ook via het dashboard van de aanbesteding zichtbaar is.

  • Ga via het menu Instellingen naar Exporteer data aanbestedingen in bulk (xml).
  • Vul een begin- en einddatum in om een periode te selecteren (is het bestand te groot om te downloaden, selecteer dan een kleinere periode). Alle aanbestedingen die in deze periode zijn aangemaakt verschijnen vervolgens in het exportbestand.
  • Klik nu op Uitvoeren.
  • Het kan het een aantal minuten duren voordat het exportbestand gereed is om te downloaden. U kunt de pagina wel verlaten.
  • Het aangemaakte XML-bestand blijft vervolgens beschikbaar totdat u volgend exportbestand aanvraagt.

Let op met gevoelige informatie in bestand

Het aangevraagde XML-bestand kan commercieel gevoelige informatie bevatten. Wanneer de inschrijftermijn is verstreken worden namelijk ook de ingediende offertes opgenomen in het bestand, inclusief de prijsinformatie wanneer het prijstabblad is ontsloten. Houd hiermee rekening bij het gebruik van het bestand.

Naar boven
Logo Rijksoverheid - Naar beginpagina van Tenderned.nl