Vragen van ondernemingen beantwoorden in TenderNed

In TenderNed kunt u vragen van ondernemingen direct beantwoorden. Hierdoor hoeven ze niet te wachten, en heeft u minder kans op dubbele vragen. De nota van inlichtingen wordt daarmee slechts een afschrift van de vragen en antwoorden die al in TenderNed zijn beantwoord. Vragen kunt u eventueel toewijzen aan een interne of externe medewerker.

Vragen zijn direct zichtbaar

Zodra de aankondiging van een opdracht is gepubliceerd kunnen ondernemingen vragen stellen. Deze vragen zijn direct zichtbaar voor ondernemers die de aanbesteding hebben toegevoegd aan hun aanbestedingen. Tijdens de inschrijffase van een niet-openbare procedure, en onderhandse procedures zijn deze vragen alleen zichtbaar voor u en betrokken ondernemingen.

Bekijk de vragen 

  • Ga naar het dashboard van een aanbesteding.
  • Klik vervolgens Vraag en antwoord.
  • U heeft nu de keuze om nieuwe Onbeantwoorde vragen, of al Beantwoorde vragen te bekijken. Kies het gewenste tabblad.

Vragen bij een onderhandse procedure

Bij een onderhandse procedure kan iemand vragen stellen zodra hij uw uitnodiging heeft geaccepteerd. Deze vragen zijn alleen zichtbaar voor u en de betrokken ondernemingen. 

Gebruik het filter om vragen te vinden

Als u veel vragen heeft ontvangen en beantwoord, dan kan het handig zijn om de lijst te filteren. Gebruik daarvoor de knop Filter. U kunt de lijst verkorten door te filteren op Label, Status en Percelen.

Wisselen van fase

Tijdens de inschrijffase van een niet-openbare procedure kunt u de vragen uit de aanmeldfase terugzien door een andere fase te selecteren bovenaan de pagina.

Het toewijzen van vragen

  • Klik op een onbeantwoorde vraag bij Vraag en antwoord.
  • Klik op de button Toewijzen.
  • Selecteer een interne of externe medewerker:
    • Interne medewerker: onderdeel van het aanbestedingsteam in TenderNed.
    • Externe medewerker: niet geregistreerd op TenderNed of niet gekoppeld aan het aanbestedingsteam in TenderNed.
  • Kiest u voor externe medewerker, dan vult u zijn naam, e-mailadres en mobiele telefoonnummer in.
  • De medewerker ontvangt een bericht dat er een vraag aan hem toegewezen is.
    • Interne medewerker: vindt toegewezen vragen in de vraag- en antwoordmodule onder het tabblad Toegewezen vragen. Hier kan hij een reactie geven op deze vragen.
    • Externe medewerker: ontvangt een e-mail met een link. Na een klik op de link en TAN-code verificatie via zijn mobiele telefoonnummer kan hij een reactie geven op de vraag.
  • Het aanbestedingsteam ontvangt bericht zodra er een reactie op een toegewezen vraag is gegeven. Het team kan de reactie verwerken in het antwoord dat door de procesleider openbaar wordt maakt.

Beantwoord de vragen

Gebruikers met de rol procesleider en teamlid mogen antwoorden toevoegen en opslaan in concept. Alleen een procesleider kan een antwoord publiceren.

  • Klik op Vraag en antwoord om de vragen te bekijken.
  • U ziet vervolgens in het tabblad Onbeantwoorde vragen een overzicht van de gestelde vragen.
  • Klik op een vraag om hem te bekijken en te beantwoorden.
  • U kunt het antwoord vervolgens versturen, opslaan als concept of de vraag afwijzen.
  • Als u de vraag als concept bewaart, dan blijft hij bij de onbeantwoorde vragen staan. U kunt hem later alsnog versturen. Met de knop Antwoorden versturen kunt u meerdere concept-antwoorden in een keer versturen.
  • Pas de vraag eventueel aan om de concurrentiepositie van de onderneming te waarborgen, bijvoorbeeld als de vragensteller zijn bedrijfsnaam heeft genoemd. En vul het antwoord in.
  • Verstuur vervolgens uw antwoord, of sla het op als concept.
  • De vragen die u heeft beantwoord vindt u terug in het tabblad Beantwoorde vragen.

Individuele vragen

Een onderneming kan u verzoeken een vraag individueel (1-op-1) te behandelen. In dat geval ziet u onderaan Deze vraag is individueel gesteld. U kunt het verzoek afwijzen. 

Een vraag afwijzen

Als u een vraag niet wilt beantwoorden omdat deze niet relevant is, dan klikt u op Afwijzen. Geef vervolgens aan waarom u de vraag niet in behandeling neemt. Deze optie kunt u ook gebruiken als u een vraag individueel gesteld is, maar u de vraag alleen openbaar wilt beantwoorden.

Zelf een vraag toevoegen

U kunt ook een vraag aan uzelf stellen om iets te verduidelijken. Klik hiervoor in het overzicht van vragen en antwoorden op Vraag toevoegen. U kunt deze mogelijkheid ook gebruiken om een individueel gestelde vraag en het antwoord erop met alle betrokkenen te delen. Zorg dan wel dat dit neutraal en anoniem gebeurt.

Nota van inlichtingen maken

Een nota van inlichtingen is een verzameling van de door u beantwoorde vragen. Deze nota is voor iedereen zichtbaar op het aankondigingenplatform. Bekijk hoe u een nota van inlichtingen maakt en publiceert.

Blijf op de hoogte van nieuwe vragen

U kunt attenderingen ontvangen bij nieuwe vragen. U bepaalt zelf of u deze krijgt, en hoe vaak. Ga hiervoor naar Instellingen, Persoonlijk instellingen en dan Notificaties.
 

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik meerdere vragenrondes in?

U kunt in TenderNed één einddatum instellen voor het stellen van vragen. Heeft u meerdere vragenrondes, dan kunt u dat op twee manieren regelen.

Hou hierbij wel de sluiting van de kluis en de wettelijke termijnen in de gaten.

U laat de termijn doorlopen

  • Vul bij de einddatum, de einddatum in van de laatste vragenronde.
  • U communiceert zelf naar de ondernemingen dat er meerdere vragenrondes zijn met de start- en einddata daarvan.

De mogelijkheid om vragen te stellen zal doorlopen. Meld dus duidelijk wanneer er wel en geen vraag gesteld mag worden. Bedenk ook vooraf wat u doet met vragen die ‘op het verkeerde moment’ binnenkomen, en meld ook dit aan ondernemers.

U rectificeert de termijn

  • Vul bij de einddatum, de einddatum in van de eerste vragenronde.
  • U communiceert zelf naar de ondernemingen dat er meerdere vragenrondes zijn met de start- en einddata daarvan.
  • Voor het starten van iedere volgende vragenronde moet u de uiterste datum voor het stellen van vragen aanpassen.
  • Voer vervolgens de rectificatietaak uit. Geef in de nadere inlichtingen aan dat de termijn voor de volgende vragenronde is geopend. De betrokken ondernemers zien dit in het bericht dat zij van TenderNed ontvangen.
Naar boven
Logo Rijksoverheid - Naar beginpagina van Tenderned.nl