Stappenplan aanbesteding aanmaken in TenderNed

STAP 1 Vul de basiskenmerken in

In vier stappen vult u de basiskenmerken van de aanbesteding in. U wordt in TenderNed automatisch door de stappen geleid.

1. Vul de kenmerken in, zoals een duidelijke naam voor de aanbesteding, de procesleider, type organisatie en opdracht. U kunt ook een intern referentienummer opgeven.
2. Specificeer de opdracht, zoals de aard van de opdracht, het juridisch kader, en of de opdracht verdeeld is in percelen.
3. Geef aan of digitaal inschrijven loopt via TenderNed.
4. Controleer de ingevulde gegevens en sla de aanbesteding op.

U heeft de aanbesteding nu aangemaakt. Op het dashboard van de aanbesteding kunt u het dossier compleet maken. Zolang u de aanbesteding niet heeft gepubliceerd, kunt u de gegevens die u eerder heeft ingevuld, nog wijzigen.

STAP 2 Vul op het dashboard de informatie verder in

Op het dashboard kunt u de aanbesteding nu verder specificeren. Onder Kenmerken vindt u de gegevens aanbestedende dienst, kenmerken opdracht, opties en  procedure.

Gegevens van de aanbestedende dienst

• Bekijk of uw contactgegevens en kenmerken ook kloppen voor deze aanbesteding, als dat niet zo is, dan kunt u op dit scherm wijzigingen aanbrengen.
• Vul in ieder geval de Contactpunten beroepsprocedures in. Heeft u die nog niet in TenderNed ingevoerd, maak dan eerst een contactpunt aan via Contactpunten in het menu. Alleen een lokaal beheerder kan dit doen.
• Maakt u onderdeel uit van een inkoopcombinatie? Geeft dat dan aan onder het tabblad met die naam. Het kan zijn dat u eerst nog een relatie moet aangaan met de andere partij(en) in uw inkoopcombinatie.

Opdracht

Vul vervolgens de uitgebreide kenmerken in:

• Maak een korte beschrijving: waar gaat uw opdracht over? Dit is de tekst die ondernemers vaak gebruiken om te bepalen of een opdracht voor hen interessant is. Zorg ervoor dat hier voldoende en relevante informatie staat. Vermeld hier ook of het om een voorbehouden opdracht gaat.
• Geef de plaats van uitvoering (NUTS-code) op. U kunt met de schuifjes het gebied verfijnen.
• Vul trefwoorden in: hiermee vergroot u de vindbaarheid van uw opdracht op TenderNed. Gebruik daarvoor met name termen die niet al voorkomen in de titel of de korte omschrijving van de opdracht.
• Geef de Omschrijving opdracht (CPV-code) op: Met CPV-code(s) specificeert u de omschrijving van de opdracht op basis van een vastgestelde lijst met codes. Kies eerst één (verplichte) CPV-code voor de hoofdopdracht. Daarnaast kunt u CPV-categorie(ën) toevoegen voor bijkomende opdrachten. Let erop dat de hoofd CPV-code altijd overeenkomt met het type opdracht.
• Beschrijf de omvang van de opdracht: wat is de aard en de hoeveelheid van wat wordt aangekocht of van de behoeften en eisen waaraan in het kader van deze procedure of dit perceel moet worden voldaan. Wat is de geraamde waarde, en de definitieve waarde? Weet u de definitieve waarde niet, geef dat dan aan.

Percelen

Hier geeft u aan in hoeveel percelen uw opdracht verdeeld is. Is de opdracht niet in meerdere percelen op te voeren, maak dan 1 perceel aan.

U moet per perceel weer een aantal kenmerken opgeven:

• Titel en omschrijving van het perceel
• CPV-codes van het perceel
• Hoeveelheid en omvang, beschrijving en geraamde waarde
• Perceel planning
• Nadere informatie, eventuele toelichting bij het perceel

Procedure

Hier kunt u de procedure verder specificeren. Daarbij komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Bij Hoofdkenmerken gunningsprocedure kunt u de procedure verder toelichten.
• Percelen, kan worden ingeschreven op één, meerdere of alle percelen?
• Eigenschappen, accepteert u bijvoorbeeld varianten, is de opdracht periodiek?
• Voorwaarden, is de opdracht voorbehouden aan bijvoorbeeld een sociale werkplaats, of een bepaalde beroepsgroep?
• Elektronische workflows, maakt u gebruik van elektronische orderplaatsing of betaling, accepteert u e-facturatie?
• Taal en documenten, kies hier de taal waarin u uw aankondiging schrijft. Gebruik de taal die u kiest, Nederlands of Engels, overal in de aankondiging. TED controleert hierop en weigert publicaties met meer dan één taal erin. U kunt ook aangeven in welke taal mag worden ingeschreven.
• Inschrijvingen en veiling, hier kunt u eventueel aangeven waar de opening plaatsvindt. Dit komt bijna niet voor bij een volledig digitale procedure. Geef hier ook aan als u gebruikmaakt van een digitale veiling.

Spoedprocedure

In het tabblad Spoedprocedure, kunt u aangeven of er sprake is van spoed. Geef in dat geval een motivering voor deze keuze. U maakt dan gebruik van verkorte termijnen.

Termijnen

Onder Termijnen voert u de planning van uw aanbesteding in. U kunt TenderNed automatisch een berekening laten maken op basis van één vastgestelde datum. Controleer altijd in het voorbeeld van uw publicatie welke data wel of niet gepubliceerd worden. De termijn voor gestanddoening wordt bijvoorbeeld alleen bij een openbare procedure gepubliceerd.

Verstuurt u de publicatie ook naar TED? Het duurt tot maximaal 48 uur voordat de publicatie zichtbaar is op het aankondigingenplatform van TenderNed. Hou hier bij de planning eventueel rekening mee.

Let op. Als u bij een termijn geen tijdstip kunt invoeren, dan geldt standaard 23:59 uur op de datum die u invoert.

Deadline vragenstellen

Vul ook de uiterste datum voor vragenstellen in. Heeft u meerdere vragenrondes? Lees hoe u dit instelt.

STAP 3 Vul de eisen en criteria in

Eisen

Kies op het dashboard van een aanbesteding de Eisen. Dit zijn de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden. U kunt vervolgens met de knop toevoegen een eis opvoeren, of er een selecteren uit uw bibliotheek. Daar staan een aantal standaardeisen, u kunt ook zelf eisen bewaren in uw bibliotheek. Wilt u dat een eis standaard bij elke nieuwe aanbesteding wordt opgenomen? Dan kunt u dit aangeven.

• Nieuwe Eis opvoeren. Vul alle specificaties van de eis in. Zoals een naam en een beschrijving, een categorie en wetsverwijzing. Ook kunt u aangeven op welke percelen de eis van toepassing is. En welke bewijsstukken u van de ondernemers vraagt.
• Eis selecteren uit bibliotheek. U kunt ook eisen toevoegen die u eerder heeft toegevoegd aan uw bibliotheek. Controleer of ze helemaal kloppen met uw huidige aanbesteding.
• Eisen als documenten toevoegen. Als u uw eisen als aparte documenten toevoegt, en niet in TenderNed invoert, dan geeft u dat aan via Instellingen. Zorg wel dat eventueel eerder ingevoerde eisen zijn verwijderd.

Let op. De uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen die u stelt, moet u ook opnemen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

Selectiecriteria

U kunt de gestelde selectiecriteria stuk voor stuk in TenderNed aanmaken. Per criterium geeft u aan voor hoeveel procent het meetelt. Ondernemingen kunnen eventueel gevraagde stukken per criterium uploaden. De selectiecriteria zijn alleen beschikbaar tijdens de aanmeldingsfase van een niet-openbare aanbesteding.

Via de knop Instellingen kunt u een aantal zaken aangeven:

• Beperkt u het aantal ondernemingen?
• Maakt u gebruik van een onderhandelingsprocedure, concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap?
• Gaat u loten bij gelijke geschiktheid?
• Gaat u de selectiecriteria als losse documenten aan uw aanbesteding toevoegen?

Gunningscriteria

Geef onder Instellingen aan of u gebruik maakt van Laagste prijs of Beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). U moet de gunningscriteria opnemen in de aankondiging.

Via de knop Instellingen kunt een aantal zaken aangeven:

• U kiest voor BPKV. U kunt hier ook aangeven of u gebruik maakt van gewogen scores (uitgedrukt in percentages) of absolute scores (uitgedrukt in aantal punten). In het laatste geval mag de schaal anders zijn dan 0 tot 100.
• U kiest voor laagste prijs. U moet een motivering opgeven, deze zal niet zichtbaar zijn in de aankondiging. Geef ook aan of u een toelichting van de inschrijvers verwacht
• U bepaalt of u een automatisch bericht wilt sturen naar de inschrijvers, als het tabblad met kosten/ prijzen ontgrendeld wordt.

Een gunningscriterium toevoegen bij BPKV

Heeft u gekozen voor beste prijs-kwaliteitsverhouding? Dan moet u nog een gunningscriterium toevoegen om een kwaliteits- en/of kostencriterium of een prijscriterium toe te voegen.

Vul vervolgens alle gegevens van het criterium in en klik op Toevoegen. U kunt ook sub-gunningscriteria toevoegen.

Let op. U kunt maar één prijscriterium opnemen en nooit in combinatie met kostencriteria. Het is wel mogelijk om meerdere kostencriteria op te nemen, maar dan weer niet in combinatie met een prijscriterium.

Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit

Als u het gunningscriterium Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit wilt hanteren dan selecteert u de gunningsmethodiek 'Beste prijs-kwaliteit verhouding'. Vervolgens kunt u via het aanmaken van een kosten- en subcriterium het gunningscriterium verder verduidelijken. De verplichte motivering voegt u toe onder de beschrijving van het criterium of onder de nadere inlichtingen.

Tip: Complexe beoordelingsmethodes gebruiken

TenderNed voorziet in de twee eenvoudigste scoringsmethodieken, namelijk:

• de gewogen score methodiek (een weegfactor per criterium in combinatie met een score van 0-100)
• de absolute score methodiek (van ieder criterium wordt de maximaal haalbare absolute score aangegeven

Als u complexere scoringsmethodieken wilt gebruiken in TenderNed, maak dan één criterium aan (bijvoorbeeld BPKV) en neem de uitwerking ervan op in de aanbestedingsdocumenten bij de aankondiging. De uitkomst van de apart toegevoegde methodieken kunt u natuurlijk wel gewoon invoeren in TenderNed en daarmee verwerken in uw gunning.

STAP 4 Maak het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) aan

U bent verplicht om het Uniform Europees Aanbestedingsdocument te gebruiken als u uitsluitingsgronden en/of selectiecriteria (geschiktheidseisen) stelt.

Er zijn 2 manieren waarop u binnen TenderNed gebruik kunt maken van het UEA:

• met de geïntegreerde UEA in TenderNed
• met de pdf die u genereert via de UEA-tool

Wees duidelijk naar potentiële inschrijvers welke UEA u gebruikt.

De geïntegreerde UEA in TenderNed gebruiken

• Kies in het dashboard van de aanbesteding onder het kopje Eisen en Criteria het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. 
• Vul alle relevante gegevens in en sla het document op. 

Er wordt nu een pdf-bestand gegenereerd. Deze wordt automatisch toegevoegd aan de aanbestedingsdocumenten. Ondernemers die deelnemen aan uw aanbesteding krijgen vervolgens een link op hun dashboard, waarmee ze het UEA kunnen invullen en opslaan.

De geïntegreerde UEA is alleen in het Nederlands beschikbaar.

De pdf gebruiken voor het UEA 

• Genereer een pdf via de UEA-tool. 
• Vul de pdf in met alle relevante gegevens.
• Voeg dit bestand toe via Documenten.

De onderneming vindt de pdf terug bij de aanbestedingsdocumenten. Ze kan het UEA downloaden, invullen en weer uploaden.

De pdf is alleen in het Nederlands beschikbaar. 

Let op: Als u het UEA aanmaakt is de aankondiging nog niet gepubliceerd. Het PB/S-nummer (publicatienummer) is dan nog niet bekend. U bent dan ook niet verplicht het PB/S-nummer in te vullen.

STAP 5 Stel uw aanbestedingsteam samen

Zodra u een aanbesteding heeft aangemaakt, voegt TenderNed automatisch een aanbestedingsteam toe aan uw aanbesteding. Dat team bestaat standaard uit één persoon, degene die de aanbesteding heeft aangemaakt. U kunt zelf andere teamleden toevoegen aan uw aanbestedingsteam. Zij kunnen bijvoorbeeld vragen beantwoorden of meehelpen met het beoordelen van inschrijvingen.

STAP 6 Voeg eventueel uw aanbestedingsdocumenten toe

U kunt alle verdere informatie (de aanbestedingsdocumenten) die nodig is om geïnteresseerden goed te informeren opslaan bij uw documenten. Bijvoorbeeld een bestek, een conceptcontract, een beschrijving van de locatie.

• Ga naar het dashboard van de aanbesteding.
• Via Communicatie vindt u de Documenten van deze aanbesteding.
• U vindt hier standaardmappen, u kunt ook zelf mappen toevoegen.
• Kies vervolgens Document toevoegen.

Gaat het om de inschrijffase van een niet-openbare procedure, dan kunt u ervoor kiezen om de documenten alleen zichtbaar te maken voor geselecteerde ondernemingen in plaats van voor iedereen.

U kunt documenten wijzigen en verwijderen zolang ze niet gepubliceerd zijn. Is een document al wel gepubliceerd, dan kunt u het laten vervallen. Vergeet niet om daarna de bijbehorende taak ook uit te voeren.

STAP 7 Aanbesteding aankondigen

Heeft u alle gegevens van uw aanbesteding ingevuld? Dan maakt u uw aanbesteding bekend aan ondernemingen, door een aankondiging te publiceren. Of -bij een onderhandse procedure- een aantal ondernemingen uit te nodigen voor deelname.