Door het stellen van vragen kunnen ondernemingen onduidelijkheden in de uitvraag helder krijgen. Bijvoorbeeld als de eisen of criteria op verschillende manieren zijn uit te leggen of als er onjuistheden in de documenten staan. Aan de hand van TenderNed-data lichten we uit hoeveel vragen er gemiddeld in een aanbesteding gesteld worden.
Vragen stellen via TenderNed
Deze analyse gaat over de vragen die gesteld zijn in TenderNed via Vragen en Antwoorden. Deze module is sinds 2012 in gebruik. In 12 jaar tijd zijn er via deze weg ruim 1,9 miljoen vragen aan aanbestedende diensten gesteld. In deze rapportage zoemen we in op de periode van 2018 tot en met 2023.
In de verschillende fases van het aanbestedingsproces kunnen ondernemingen om een toelichting vragen over de aankondiging, het bestek of de selectieleidraad. Als een onderneming een zwaarwegende redenen heeft dat zijn vraag (en het antwoord) niet voor alle betrokkenen van een aanbesteding zichtbaar is, kan hij de aanbestedende dienst verzoeken om de vraag individueel te beantwoorden. Dan zien alleen de onderneming en de aanbestedende dienst de vraag en het antwoord. De aanbestedende dienst bepaalt of een verzoek terecht is of wordt afgewezen. PIANOo adviseert aanbestedende diensten terughoudend om te gaan met een-op-eencontacten over de inhoud van de aanbestedingsdocumenten. Dit om concurrentievervalsing en belangenverstrengeling te voorkomen.
Het totaal aantal gestelde vragen via Vragen en Antwoorden is tot en met 2021 flink toegenomen en daarna redelijk gelijk gebleven. Het aantal individuele vragen is sinds 2020 (2.352) sterk gedaald en nam in 2019 (4.032) al af ten opzichte van 2018 (4.374). Sinds 18 september 2019 moeten ondernemers motiveren waarom zij een vraag individueel stellen. Dit verplichte veld is destijds aan de vraag- en antwoordmodule toegevoegd op verzoek van aanbestedende diensten. Er werd te vaak onterecht een individuele vraag gesteld in plaats van openbaar. De wijziging blijkt effectief.
Het gemiddeld aantal gestelde vragen per aanbesteding is in de loop van de jaren toegenomen. Tussen 2012 en 2015 werden er 25 tot 30 vragen gesteld per aanbesteding.
De laatste jaren werden er tussen de 35 en 40 vragen gesteld per aanbesteding. In 2020 werden gemiddeld het meeste aantal vragen gesteld. Dit lijkt een direct gevolg van de coronacrisis. Er werden veel vragen gesteld over de impact van de pandemie op het aanbestedingsproces.
Aanbestedingen die vallen onder sociale en specifieke diensten (SSD) leveren gemiddeld de meeste vragen op. Veel van deze aanbestedingen hebben te maken met de Wmo of Jeugdhulp. Hiervoor zijn over het algemeen veel inschrijvingen (soms +100) en geïnteresseerden. Daarnaast zijn er veel kleine bedrijven en eenmanszaken die inschrijven en minder ervaring hebben in aanbesteden. Dit zorgt voor meer vragen.
De minste vragen per aanbesteding worden gesteld voor opdrachten van het type werken. Veel van deze aanbestedingen zijn onderhands. Ook zijn het vaak kleinere en minder complexen opdrachten, die leveren minder vragen op.
De Aanbestedingswet 2012 kent 2 standaardprocedures: de openbare en de niet-openbare procedure, en procedures die alleen in specifieke gevallen toegepast mogen worden.
De concurrentiegerichte dialoog levert gemiddeld de meeste vragen op per aanbesteding. In deze aanbestedingen is een gemakkelijk beschikbare oplossing niet voorhanden. Het lijkt daardoor logisch dat er bij deze procedure meer vragen gesteld worden.
Een openbare procedure telt gemiddeld minder vragen dan een niet-openbare procedure. Een niet-openbare procedure bestaat uit 2 fasen, die beide vragen oproepen.
De procedure 'innovatiepartnerschap' wordt nauwelijks gebruikt, in 2023 is slechts één aanbesteding met die procedure gestart. Daardoor is het gemiddeld aantal gestelde vragen niet representatief.