Tips voor inschrijven en aanmelden aanbesteding

Wanneer u gaat meedoen aan een aanbesteding in TenderNed, dan helpt de applicatie u zoveel mogelijk. U kunt alle stappen zetten in TenderNed. Hieronder vindt u een aantal tips die u helpen bij inschrijven en aanmelden via TenderNed. De belangrijkste tip: begin op tijd.

Voorbereiding

Ingeklapt

Bereid u goed voor.

Het beantwoorden van alle eisen en criteria kan een tijdrovende klus zijn. Zoals ieder offertetraject gaat het erom dat er een goede match is tussen wat de klant vraagt en wat u kunt bieden. Het is goed om een aantal zaken vooraf te regelen, zodat u zich tijdens het klaarmaken van uw aanmelding of inschrijving zoveel mogelijk op de inhoud kunt concentreren.

Ingeklapt

Registreer uw onderneming vooraf.

Wacht niet tot uw droomklus voorbijkomt. U kunt uw onderneming al eerder registreren. Dit doet u met eHerkenning, heeft u nog geen eHerkenning dan moet u dat eerst aanschaffen. Zie eherkenning.nl voor meer informatie. Houd er rekening mee dat de aanvraag enkele dagen kan duren.

Meer informatie: Registreren en eHerkenning.

Ingeklapt

Vestiging registreren zonder eHerkenning

Staat uw hoofdvestiging al geregistreerd in TenderNed? Dan hoeft u voor het registreren van een vestiging niet opnieuw eHerkenning aan te vragen. Onder de hoofdvestiging kunt u meerdere vestigingen registreren. De lokaal beheerder van de hoofdvestiging doet dit bij Instellingen > Gegevens > Toevoegen. Bij het indienen van een offerte kunt u onder Controleer uw organisatiegegevens vervolgens de vestiging selecteren als inschrijvende partij.

Dit is een tip van Erno Schoop, adviseur bij TenderNed.

Ingeklapt

Maak uw organisatieaccount volledig en houd dat zo.

Heeft u uw onderneming geregistreerd dan kunt u in TenderNed uw organisatieaccount verder inrichten.

  • Vul alle gegevens van uw onderneming in, zoals eventuele vestigingen en uw werkterrein
  • Nodig uw collega’s uit om ook een account te maken, dat doen zij met een eigen eHerkenningsmiddel van uw onderneming
  • Zorg dat er altijd een actueel mobiel nummer bij de lokaal beheerder staat, als u dit niet zelf bent. Dit heeft hij nodig om een TAN-code te ontvangen, wanneer hij een inschrijving verstuurt.
Ingeklapt

Zorg voor meer lokaal beheerders.

Ook bij ziekte of vakantie van een collega wilt u uw inschrijving op tijd kunnen versturen. Daarom adviseren wij om minimaal twee mensen de autorisatierol Lokaal beheerder te geven. Meer kan ook. Bekijk wat werkt in uw geval. Hoe groot is uw onderneming en hoe vaak doet u mee aan aanbestedingen in TenderNed?

Meer informatie: Gebruikers en hun rollen beheren in TenderNed.

Ingeklapt

Vind voorbehouden opdrachten.

Zoekt u naar voorbehouden opdrachten? Geef dan bij uw zoekopdracht (een van) de volgende zoektermen op: "voorbehouden opdracht", "2.82" of "sociale werkplaats". Vergeet niet de dubbele aanhalingstekens te gebruiken. Hierdoor zoekt TenderNed naar aanbestedingen met exact die woordcombinatie. 

U kunt deze termen ook opslaan in uw interesseprofiel, zodat u notificaties ontvangt van nieuwe publicaties die aan dit zoekprofiel voldoen.

Aanmelden en inschrijven

Ingeklapt

Begin op tijd met uw aanmelding of inschrijving.

Verdiep u in alle opties van TenderNed, zodat u niet voor verrassingen staat wanneer de deadline voor het versturen van uw inschrijving nadert. Zorg ook dat u voldoende tijd heeft om alle eisen en criteria te beantwoorden, en om vragen te stellen en iets te doen met de antwoorden.

Ingeklapt

Controleer uw tekenbevoegdheid bij aanmelden en inschrijven.

Het komt voor dat een onderneming met de beste aanbieding terzijde gelegd moet worden, omdat de inschrijving ondertekend is door iemand die daarvoor niet bevoegd was. Een bestuurder tekent bijvoorbeeld zelfstandig, terwijl hij dat samen met een andere bestuurder had moeten doen. Of een gevolmachtigde die bevoegd is voor offertes en overeenkomsten tot € 500.000 tekent, terwijl de contractwaarde € 600.000 is.

Controleer dus goed of u een aanmelding of inschrijving juist ondertekent. De ondertekening moet overeenkomen met de gegevens in het uittreksel van KVK. Klopt de tekeningsbevoegdheid van personen nog wel? Wie zijn gevolmachtigd, waarvoor en tot welk bedrag? Mogen personen zelfstandig tekenen of moet dit samen met iemand anders?

Dit is een tip van Mat Jacobs, Senior inkoopadviseur - Inkoopcentrum Zuid

Ingeklapt

Ga uit van het offerteverzoek. Snapt u iets niet? Stel dan een vraag.

Vooral bij onderhandse aanbestedingen hoor je nog wel eens: ‘Bij die andere aanbesteding werd het wel zo geaccepteerd’.

Aanbestedende diensten kunnen echter niet weten hoe iets bij een andere aanbesteding ging. Ga daarom altijd uit van wat in een specifiek offerteverzoek wordt gevraagd. En kom daaraan zo goed mogelijk tegemoet. Als u iets niet snapt, stel dan een vraag via de applicatie. De aanbestedende dienst is vaak alleen maar blij als u vragen stelt. Dat geeft hen een kans dingen duidelijker te maken. Hierdoor kunt u beter voldoen aan de vraag en krijgen aanbestedende diensten betere aanbiedingen.

Dit is een tip van Mat Jacobs, senior inkoopadviseur bij Inkoopcentrum Zuid.

Ingeklapt

Doet u beroep op draagkracht van een ander? Let op bij invullen UEA

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) invullen binnen TenderNed kan uitdagend zijn. Wat vult u bijvoorbeeld in als u een beroep doet op de draagkracht van een andere onderneming. Geldt dat dan als samenwerking?

Wanneer u gebruik wilt maken van de referenties van een andere partij, dan vult u dit in bij ‘Deel II C: informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten’. Met ‘andere entiteiten’ wordt overigens ook een moeder, - zuster, -of dochteronderneming bedoeld. Benoem vervolgens ook de specifieke draagkracht waarop u steunt voor elk van de andere partijen.

Dit hoeft dus niet te gelden als samenwerking. Gaat u niet samen deelnemen aan de procedure? Vul dan ‘Nee’ in bij de vraag of u samen met anderen deelneemt. Ook al voelt het misschien wel als een samenwerking.

Dit is een tip van Inge van Laarhoven, eigenaar TenderSucces

Ingeklapt

Doet u mee als combinatie? Wijzig dan de organisatienaam.

Bij aanmeldingen of inschrijvingen als combinatie staat vaak alleen de naam van één van de ondernemingen in TenderNed. U kunt echter de organisatienaam bij het indienen van een aanmelding of inschrijving aanpassen, zodat direct duidelijk is om welke combinatie het gaat. U doet dat bij de stap ‘Controleer uw organisatiegegevens’.

Hiermee komen de juiste gegevens in uw aanmelding of inschrijving te staan, en ook bij een eventuele gunning wordt direct de naam van de juiste marktpartij genoemd. Als de combinatienaam niet is ingevuld dan moet de aanbestedende dienst dit bij een gunning zelf aanpassen. Als ze dit vergeten, of als ze een fout maken dan kan dit na publicatie niet meer worden gewijzigd. Zorg er dus altijd voor dat vooraf de juiste naam van de combinatie wordt ingevoerd.

Dit is een tip van Johan Kessels, Adviseur inkoop, Rijkswaterstaat

Ingeklapt

Maak gebruik van de vragenronde.

Ik zie dat veel ondernemers weinig tot geen gebruik maken van de vragenronde. Geen tijd, niet van belang… er zijn altijd redenen om geen vragen te stellen. En dat terwijl vragen stellen de enige manier is om met de aanbestedende dienst te communiceren.

Snapt u iets niet in de aanbestedingsdocumenten, maak dan gebruik van de vragenronde. Doe geen aannames en ga iets nooit zomaar zelf invullen. Stel bij twijfel altijd een vraag, en check of uw interpretatie klopt. En is het antwoord onduidelijk, of klopt het volgens u niet? Stel uw vraag dan gewoon opnieuw.

Dit is een tip van Octavia Siertsema, Aanbestedingsspecialist

Ingeklapt

Upload losse documenten onder ‘Overige documenten’.

Soms zet een aanbestedende dienst de eisen of criteria in losse aanbestedingsdocumenten. In dat geval moet u uw antwoorden ook in een los document zetten en vervolgens toevoegen met de taak Voeg overige documenten toe. Dat kunt u ook doen met documenten die niet specifiek horen bij een eis of criterium.

Ingeklapt

Laat een tweede persoon meekijken bij de inschrijving.

Het doel van uw inschrijving is om de aanbesteding te winnen. Uw inschrijving moet dan wel aan alle voorwaarden voldoen. Dat vraagt om de nodige zorgvuldigheid. Al snel kan iets over het hoofd worden gezien, juist ook bij het digitaal inschrijven. Om dit risico zo klein mogelijk te maken, moet uw uitgangspunt zijn: 4 ogen zien meer dan 2 ogen. Laat daarom altijd een tweede persoon meekijken bij de volledige inschrijving. Open en controleer ook de geüploade bestanden!

Dit is een tip van Marissa Willemse, programmamanager Marktwerking bij Techniek Nederland.

Ingeklapt

Verstuur uw aanmelding of inschrijving.

Dit lijkt een open deur, maar het komt voor dat een ondernemer alles heeft klaar staan, maar de offerte toch niet verstuurt. Door drukte, of een andere offerte die de aandacht opeist. Volg het stappenplan in TenderNed. Klopt alles en wilt u niets meer wijzigen? Verstuur dan ook uw aanmelding of inschrijving.

Ingeklapt

Wacht niet tot het laatste moment.

Voorbereiding en een goede planning is het halve werk, ook bij aanbestedingen. Wacht dus niet tot de laatste dag, of zelfs het laatste uur, met het uploaden van de stukken die worden gevraagd. Dit voorkomt stress in het geval van een technische storing zoals bij een falende netwerkverbinding.

Voeg uw standaarddocumenten al vroeg toe via het dashboard van de aanbesteding. De stukken zijn onzichtbaar voor anderen buiten uw organisatie. Pas nadat u heeft ingeschreven, en na het verstrijken van de sluitingstermijn, kan de aanbestedende dienst de kluis openen en uw stukken zien.

Dit is een tip van Martin Maatkamp, Adjunct directeur, Van Dorp Installaties.

Ingeklapt

Bedrijfsonderdeel niet meer actief? Loop geen uitnodigingen mis!

Is een onderdeel van uw bedrijf niet meer actief, maar wel geregistreerd in TenderNed? Zet dan achter de organisatienaam ‘DIT ACCOUNT NIET GEBRUIKEN’. U doet dit via Log in > Menu > Gegevens > Naam. Hierdoor is het voor aanbestedende diensten duidelijk dat ze uw onderneming via een ander account kunnen bereiken. Zo voorkomt u dat u uitnodigingen misloopt.

Dit is een tip van Mat Jacobs, senior inkoopadviseur bij Inkoopcentrum Zuid.

Storing

Ingeklapt

Storing als u wilt inschrijven? Kom in actie.

Is er een storing bij uw mobiele provider, eHerkenningsleverancier of bij TenderNed precies op het moment dat u wilt inschrijven en de deadline nadert? Stuur dan – voor de deadline van inschrijven – een bericht naar de aanbestedende dienst via e-mail of via een ander kanaal.

Hiermee zorgt u voor ‘bewijs’ dat u op tijd was met (uw poging tot) inschrijven, en vergroot u de kans dat de aanbestedende u alsnog toe zal laten tot het vervolg van de procedure.

Dit is een tip van de inkoopadviseur van de gemeente Delft

Data gebruiken

Ingeklapt

Gebruik open datasets om te zien wanneer raamovereenkomsten aflopen.

Op tenderned.nl kunt u een Excel-bestand met openbare aanbestedingen downloaden. Filter op gegunde aanbestedingen waarbij de aard van de opdracht raamovereenkomst is, en op de CPV-codes waarin u actief bent. Vervolgens ziet u in de kolom Voltooiing opdracht wanneer de looptijd van de raamovereenkomst eindigt. Zo kunt u inschatten wanneer de volgende aanbesteding voor de raamovereenkomst opgestart wordt.

Dit is een tip van Rick den Ridder, data-analist bij TenderNed.

TenderNed Nieuwsbrief

Sommige van deze tips verschenen eerder in onze nieuwsbrieven.

Tips delen? Heeft u een tip voor andere ondernemingen, of voor aanbestedende diensten? Deel deze via de LinkedIn-groep van TenderNed.

Naar boven
Logo Rijksoverheid - Naar beginpagina van Tenderned.nl