Inschrijven op een openbare aanbesteding

Als u wilt meedoen aan een aanbesteding, dan moet u inschrijven. Bij sommige aanbestedingen kan dat direct. U hoeft u dan niets eerst aan te melden. Dit stappenplan beschrijft deze zogenaamde openbare aanbestedingen met slechts één ronde.

Bij niet-openbare aanbestedingen moet u zich eerst aanmelden. De aanbestedende dienst kiest vervolgens welke ondernemingen uitgenodigd worden om in te schrijven. Bent u uitgekozen, dan kunt u inschrijven.

INSCHRIJVEN

STAP 1 Log in op TenderNed met eHerkenning

Nog geen account voor TenderNed? Maak een account aan voor uw onderneming.

STAP 2 Zoek de aanbesteding op in het overzicht

Alle aankondigingen rondom aanbestedingen verschijnen in het aankondigingenoverzicht. Daar kunt u zoeken naar interessante opdrachten. U vindt hier ook informatie over lopende en afgesloten aanbestedingen.

STAP 3 Voeg de aanbesteding toe aan Mijn aanbestedingen

Alleen de procesleider, of de lokaal beheerder van uw organisatie kan aanbestedingen toevoegen. De aanbesteding staat nu onder Mijn aanbestedingen. Door te klikken op de aanbesteding komt u op het dashboard. Op dat dashboard vindt u alle informatie die u nodig heeft, en wat u moet doen voor deze aanbesteding.

STAP 4 Richt uw team in

U kunt in TenderNed meerdere mensen toevoegen aan uw aanbestedingsteam. Nodig mensen uit die u gaan helpen met het klaarmaken van de inschrijving. De mensen binnen het team hebben verschillende autorisatierollen. Wat ze kunnen en mogen doen in TenderNed is afhankelijk van hun rol.

U kunt alleen mensen toevoegen die al aan uw organisatie gekoppeld zijn. Ze moeten zich daarvoor eerst registreren met een eHerkenningsmiddel van uw bedrijf.

STAP 5 Bekijk alle informatie en stel eventueel vragen

U vindt alle aanbestedingsdocumenten op het dashboard van de aanbesteding. Lees deze goed door, dit is de beschrijving van de opdracht en het proces. Snapt u iets niet, dan kunt u vragen stellen aan de aanbestedende dienst. Uw vraag en het antwoord zijn ook voor andere ondernemers te zien. Zo blijft het proces transparant en eerlijk.

STAP 6 Volg de stappen voor uw inschrijving op het dashboard

Alles wat u moet doen voor de inschrijving staat op het dashboard.

Houd er rekening mee dat dit veel werk kan zijn. En dat u wellicht documenten moet opvragen bij verschillende instanties. Begin dus ruim op tijd.

Ingeklapt

6a. Controleer uw organisatiegegevens

Bekijk goed of al uw gegevens nog actueel zijn.

Doet u mee als combinatie van meerdere ondernemers? Wijzig uw organisatienaam dan hier naar de naam van de combinatie.

Ingeklapt

6b. Selecteer (eventueel) percelen

Soms is een aanbesteding verdeeld in percelen. Dan moet u kiezen op welke percelen u gaat inschrijven. De aanbestedende dienst kan beperkingen instellen ten aanzien van het aantal percelen waarop u tegelijkertijd mag inschrijven. Het kan dus voorkomen dat u niet op alle percelen kunt inschrijven.

Ingeklapt

6c. Beantwoord de eisen

Eisen zijn voorwaarden waaraan u moet voldoen. U kunt ze alleen beantwoorden met Ja of Nee.

Selecteer een eis. Bekijk de details en kies Beantwoorden

  • Beantwoord de eis om aan te geven dat u aan de eis voldoet, en eventueel voor welke percelen dit geldt
  • Voeg bewijsstukken toe als daarom wordt gevraagd. Kies de documenten die uw antwoord onderbouwen en voeg ze toe vanaf uw computer.

De eisen zitten soms niet in het dashboard

Soms zet een aanbestedende dienst de eisen in de aanbestedingsdocumenten. In dat geval moet u uw antwoorden ook in een los document zetten en vervolgens toevoegen via de taak Voeg overige documenten toe.

Ingeklapt

6d. Beantwoord gunningscriteria

Beantwoord nu de gunningscriteria, dat doet u op dezelfde manier als de eisen. De aanbestedende dienst gebruikt de gunningscriteria om te kunnen bepalen welke onderneming de opdracht krijgt.

De criteria moet u meestal met een toelichting beantwoorden en soms met bijlagen. Ook de gunningscriteria kunnen in losse aanbestedingsdocumenten staan. In dat geval moet u uw antwoorden ook in een los document zetten en vervolgens toevoegen via de taak Voeg overige documenten toe. Zet daar ook alle bijlagen neer.

Ingeklapt

6e. Vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een Europees standaardformulier waarmee u een eigen verklaring aflegt over uw financiën, bekwaamheden en geschiktheid voor de opdracht. U moet dit invullen.

Er zijn twee soorten UEA’s. De aanbestedende dienst kiest welke ze wil gebruiken.

Optie 1 - UEA-module in TenderNed

  • In dit geval vindt u het UEA-formulier op het dashboard.
  • Klik erop en vul het in, sla het op.
  • Het formulier wordt automatisch als PDF toegevoegd aan de taak Voeg overige documenten toe.
  • Onderteken het UEA als dit gevraagd wordt door de aanbestedende dienst.

In de UEA-module staat aangegeven hoe u moet ondertekenen.

  • Soms moet u de PDF printen, ondertekenen, scannen en weer uploaden onder Overige Documenten.
  • Het kan ook voorkomen dat u digitaal moet ondertekenen, daarvoor heeft u dan een eHerkenningsmiddel niveau eH4 nodig. Dit komt overigens zeer weinig voor.
  • Soms hoeft u het formulier niet te ondertekenen.

UEA-module invullen namens meerdere ondernemingen

Als u namens meerdere ondernemingen inschrijft dan moet u ook meerdere UEA’s invullen. Dat kan via de UEA-module niet in één keer. Volg daarom deze stappen:

  1. U vult, voor de eerste onderneming, de UEA-module in en slaat deze op.
  2. Na het opslaan vindt u een pdf-bestand onder de taak Voeg overige documenten toe. Download dit pdf-bestand, en bewaar het op uw computer.
  3. Vervolgens vult u voor de tweede onderneming de UEA-module in, en slaat het op. De eerdere versie wordt hierdoor overschreven.
  4. Voeg daarna het op uw computer opgeslagen pdf-document van de eerste onderneming toe via de taak Voeg overige documenten toe.
  5. Beide UEA's staan nu onder de taak Voeg overige documenten toe.

Herhaal bovenstaande stappen bij meer dan twee ondernemingen.

Optie 2 - UEA als interactieve PDF

In dit geval vindt u het UEA-formulier bij de aanbestedingsdocumenten

  • Download de PDF en vul hem digitaal in, bijvoorbeeld met Adobe Acrobat Reader.
  • Sla het formulier daarna opnieuw op als PDF.
  • Als de aanbestedende dienst vraagt om een handtekening, dan kunt u de PDF printen en vervolgens scannen, is dat niet gevraagd dan kunt u deze stap overslaan.
  • Upload de PDF onder de taak Voeg overige documenten toe..

UEA-formulier wijzigen

Wilt u het formulier wijzigen nadat u het heeft geüpload?

  • De UEA-module kunt u opnieuw invullen via het dashboard. De oude versie wordt dan automatisch overschreven. U moet deze opnieuw ondertekenen als u dat eerder ook moest doen. 
  • De interactieve PDF kunt u opnieuw invullen en (als nodig) ondertekenen. Verwijder de eerste versie en sla de nieuwe versie weer op onder de taak Voeg overige documenten toe..

STAP 7 Verstuur uw inschrijving

Klopt alles, niets vergeten? Dan kan de projectleider of de lokaal beheerder de inschrijving versturen. Pas door het versturen komen alle documenten en ingevulde informatie in de kluis. De projectleider of lokaal beheerder krijgt daarvoor een transactiecode per SMS.

  • Klik in het dashboard op Inschrijving versturen
  • Als u niet alles heeft ingevuld, dan geeft het systeem u een waarschuwing. U kunt dan alsnog de laatste zaken invullen.
  • In de laatste stap vult u een TAN-code in die u per SMS heeft ontvangen op het mobiele nummer dat bij uw gebruikersaccount account staat, waarmee u ingelogd bent.

Uw inschrijving ligt nu in de kluis.

Inschrijving wijzigen

Wilt u iets wijzigen nadat u uw inschrijving heeft verstuurd? Trek dan uw inschrijving in. Dat doet u ook via het dashboard. Daarna kunt u uw inschrijving wijzigen en opnieuw versturen. U kunt dit doen tot de sluitingsdatum.

De sluitingsdatum is bereikt

Zodra de deadline is verstreken kunt u niets meer veranderen aan uw inschrijving. Totdat de kluis is geopend is uw inschrijving anoniem. De aanbestedende dienst kan zien dat er een inschrijving ontvangen is, maar niet dat hij van u is.

STAP 8 Wacht af

De aanbestedende dienst opent de kluis nadat het uiterste aanmeldmoment is verstreken. De aanbestedende dienst kan nu de inschrijvingen beoordelen, en bepalen wie ze de opdracht willen gunnen. U krijgt bericht van de uitslag.

STAP 9 U krijgt de opdracht?

Als u te horen krijgt dat de keuze op u gevallen is, dan is de overeenkomst nog niet gesloten. De aanbestedende dienst moet van de wet 20 kalenderdagen wachten. In die tijd kunnen andere inschrijvers die de opdracht niet hebben gekregen, bezwaar maken tegen deze beslissing. Na deze verplichte wachttijd kunt u een contract tekenen met de aanbestedende dienst.

Heeft u de opdracht niet gekregen, dan krijgt u daarvan bericht. Bij Europese aanbestedingen heeft u dan 20 kalenderdagen de tijd om bezwaar te maken tegen de beslissing

Voice over Tenderned: Inschrijven

Logo TenderNed verschijnt in beeld.

Heeft u op het aankondigingenplatform van TenderNed een interessante aanbesteding gezien? En wilt u hierop inschrijven?

Op alle aanbestedingen waar een potloodje bij staat, kunt u digitaal inschrijven.

Kies een aanbesteding en voeg die toe aan uw persoonlijke overzicht met aanbestedingen.

Let op: u kunt een aanbesteding alléén toevoegen als u bent ingelogd als procesleider of lokaal beheerder en als u gekoppeld bent aan een onderneming.

Na het toevoegen kunt u direct naar het dashboard. Of u gaat via 'Mijn aanbestedingen' naar het dashboard.

Linksboven in het dashboard ziet u de voortgang van uw inschrijving.

Rechtsboven ziet u de uiterste inschrijfdatum.

Heeft u vragen voor de aanbestedende dienst? Rechts kunt u die stellen. Hier vindt u ook de vragen van andere ondernemers met de bijbehorende antwoorden.

Voordat u uw inschrijving kunt versturen, moet u 5 stappen doorlopen.

Controleer uw organisatiegegevens en pas die aan waar nodig.

Selecteer een perceel, als dat van toepassing is.

Bekijk de Eisen van de aanbestedende dienst, en voeg uw antwoorden en documenten toe.

Bekijk de Gunningscriteria, als de aanbestedende dienst die in TenderNed heeft opgevoerd.

Vraagt de aanbestedende dienst om documenten die niet specifiek onder een eis of criterium vallen? Voeg deze dan toe bij 'Overige documenten'.

Vul het uniform Europees aanbestedingsdocument in, als de aanbestedende dienst deze in TenderNed heeft aangemaakt.

Zodra u alle 5 stappen heeft doorlopen, kunt u uw inschrijving gaan versturen.

Controleer uw inschrijving...

En verstuur uw inschrijving met de transactiecode die u heeft ontvangen op uw mobiele telefoon.

Wilt u uw inschrijving wijzigen? Trek uw inschrijving dan in, verander hem en verstuur hem opnieuw.

U kunt uw inschrijving wijzigen zolang de sluitingsdatum van de aanbesteding nog niet is verstreken.

Heeft u nog vragen? Ga dan naar: tenderned.nl/inschrijven

Logo TenderNed verschijnt in beeld.

Naar boven
Logo Rijksoverheid - Naar beginpagina van Tenderned.nl