Aanmelden voor een niet-openbare aanbesteding

Als u wilt meedoen aan een aanbesteding, dan moet u inschrijven. Bij sommige aanbestedingen is er een extra ronde. Dan moet u zich eerst aanmelden. De aanbestedende dienst kiest vervolgens welke ondernemingen uitgenodigd worden om in te schrijven.

Dit stappenplan beschrijft de aanmeldfase van de zogenaamde niet-openbare aanbestedingen, waarbij u zich eerst aanmeldt en daarna pas inschrijft, als u wordt uitgenodigd. Bij een openbare aanbesteding is er slechts één ronde, dan kunt u direct inschrijven.

Het dashboard in TenderNed gebruiken

Als een aanbesteding digitaal via TenderNed verloopt en u gaat meedoen aan die aanbesteding, dan gebruikt u daarvoor een dashboard. Het dashboard leidt u langs alle benodigde stappen. Gedurende het proces ontvangt u hier ook berichten en kunt u vragen stellen.

DE AANMELDFASE

STAP 1 Log in op TenderNed met eHerkenning

Nog geen account voor TenderNed? Maak een account aan voor uw onderneming.

STAP 2 Zoek de aanbesteding op in het overzicht

Alle aankondigingen rondom aanbestedingen verschijnen in het aankondigingenoverzicht. Daar kunt u zoeken naar interessante opdrachten. U vindt hier ook informatie over lopende en afgesloten aanbestedingen.

STAP 3 Voeg de aanbesteding toe aan Mijn aanbestedingen

Alleen de procesleider, of de lokaal beheerder van uw organisatie kan aanbestedingen toevoegen. De aanbesteding staat nu onder Mijn aanbestedingen. Door te klikken op de aanbesteding komt u op het dashboard. Op dat dashboard vindt u alle informatie die u nodig heeft, en wat u moet doen voor deze aanbesteding.

STAP 4 Richt uw team in

U kunt in TenderNed meerdere mensen toevoegen aan uw aanbestedingsteam. Nodig mensen uit die u gaan helpen met het voorbereiden van de aanmelding. De mensen binnen het team hebben verschillende autorisatierollen. Wat ze kunnen en mogen doen in TenderNed is afhankelijk van hun rol.

U kunt alleen mensen toevoegen die al aan uw organisatie gekoppeld zijn. Ze moeten zich daarvoor eerst registreren met een eHerkenningsmiddel van uw bedrijf.

STAP 5 Bekijk alle informatie en stel eventueel vragen

U vindt alle aanbestedingsdocumenten op het dashboard van de aanbesteding. Lees deze goed door, dit is de beschrijving van de opdracht en het proces. Snapt u iets niet, dan kunt u vragen stellen aan de aanbestedende dienst. Uw vraag en het antwoord zijn ook voor andere ondernemers te zien. Zo blijft het proces transparant en eerlijk.

STAP 6 Volg de stappen voor uw aanmelding op het dashboard

Alles wat u moet doen voor de aanmelding staat op het dashboard.

Houd er rekening mee dat dit veel werk kan zijn. En dat u wellicht documenten moet opvragen bij verschillende instanties. Begin dus ruim op tijd.

Ingeklapt

6a. Controleer uw organisatiegegevens

Bekijk goed of al uw gegevens nog actueel zijn.

Doet u mee als combinatie van meerdere ondernemers? Wijzig uw organisatienaam dan hier naar de naam van de combinatie.

Ingeklapt

6b. Selecteer (eventueel) percelen

Soms is een aanbesteding verdeeld in percelen. Dan moet u kiezen voor welke percelen u zich gaat aanmelden. De aanbestedende dienst kan beperkingen instellen ten aanzien van het aantal percelen waarop u tegelijkertijd mag aanmelden. Het kan dus voorkomen dat u zich niet voor alle percelen kunt aanmelden.

Ingeklapt

6c. Beantwoord de eisen

Eisen zijn voorwaarden waaraan u moet voldoen. U kunt ze alleen beantwoorden met Ja of Nee.

Selecteer een eis. Bekijk de details en kies Beantwoorden

  • Beantwoord de eis om aan te geven dat u aan de eis voldoet, en eventueel voor welke percelen dit geldt
  • Voeg bewijsstukken toe als daarom wordt gevraagd. Kies de documenten die uw antwoord onderbouwen en voeg ze toe vanaf uw computer.

De eisen zitten soms niet in het dashboard

Soms zet een aanbestedende dienst de eisen in de aanbestedingsdocumenten. In dat geval moet u uw antwoorden ook in een los document zetten en vervolgens toevoegen via de taak Voeg overige documenten toe.

Ingeklapt

6d. Beantwoord de selectiecriteria

U moet soms ook selectiecriteria beantwoorden, dat doet u op dezelfde manier als de eisen. De aanbestedende dienst gebruikt de selectiecriteria om te kunnen bepalen welke ondernemingen uiteindelijk  mogen inschrijven.

U vindt de selectiecriteria in het dashboard, naast de Eisen. De criteria moet u meestal met een toelichting beantwoorden en soms met bijlagen. Ook selectiecriteria kunnen in de aanbestedingsdocumenten staan. In dat geval moet uw antwoorden ook in een los document zetten en vervolgens toevoegen via de taak Voeg overige documenten toe. Zet daar ook alle bijlagen neer.

Aanbestedende diensten zullen soms loten als meerdere ondernemingen even geschikt zijn. Ze kunnen dit aangeven in TenderNed of in de aanbestedingsdocumenten.

Ingeklapt

6e. Vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een Europees standaardformulier waarmee u een eigen verklaring aflegt over uw financiën, bekwaamheden en geschiktheid voor de opdracht. U moet dit invullen.

Er zijn twee soorten UEA’s. De aanbestedende dienst kiest welke ze wil gebruiken.

Optie 1 - UEA-module in TenderNed

  • In dit geval vindt u het UEA-formulier op het dashboard.
  • Klik erop en vul het in, sla het op.
  • Het formulier wordt automatisch als PDF toegevoegd aan de taak Voeg overige documenten toe.
  • Onderteken het UEA als dit gevraagd wordt door de aanbestedende dienst.

In de UEA-module staat aangegeven hoe u moet ondertekenen.

  • Soms moet u de PDF printen, ondertekenen, scannen en weer uploaden onder Overige Documenten.
  • Het kan ook voorkomen dat u digitaal moet ondertekenen, daarvoor heeft u dan een eHerkenningsmiddel niveau eH4 nodig. Dit komt overigens zeer weinig voor.
  • Soms hoeft u het formulier niet te ondertekenen.

UEA-module invullen namens meerdere ondernemingen

Als u namens meerdere ondernemingen inschrijft dan moet u ook meerdere UEA’s invullen. Dat kan via de UEA-module niet in één keer. Volg daarom deze stappen:

  1. U vult, voor de eerste onderneming, de UEA-module in en slaat deze op.
  2. Na het opslaan vindt u een pdf-bestand onder de taak Voeg overige documenten toe. Download dit pdf-bestand, en bewaar het op uw computer.
  3. Vervolgens vult u voor de tweede onderneming de UEA-module in, en slaat het op. De eerdere versie wordt hierdoor overschreven.
  4. Voeg daarna het op uw computer opgeslagen pdf-document van de eerste onderneming toe via de taak Voeg overige documenten toe.
  5. Beide UEA's staan nu onder de taak Voeg overige documenten toe.

Herhaal bovenstaande stappen bij meer dan twee ondernemingen.

Optie 2 - UEA als interactieve PDF

In dit geval vindt u het UEA-formulier bij de aanbestedingsdocumenten

  • Download de PDF en vul hem digitaal in, bijvoorbeeld met Adobe Acrobat Reader.
  • Sla het formulier daarna opnieuw op als PDF.
  • Als de aanbestedende dienst vraagt om een handtekening, dan kunt u de PDF printen en vervolgens scannen, is dat niet gevraagd dan kunt u deze stap overslaan.
  • Upload de PDF onder de taak Voeg overige documenten toe..

UEA-formulier wijzigen

Wilt u het formulier wijzigen nadat u het heeft geüpload?

  • De UEA-module kunt u opnieuw invullen via het dashboard. De oude versie wordt dan automatisch overschreven. U moet deze opnieuw ondertekenen als u dat eerder ook moest doen. 
  • De interactieve PDF kunt u opnieuw invullen en (als nodig) ondertekenen. Verwijder de eerste versie en sla de nieuwe versie weer op onder de taak Voeg overige documenten toe..

STAP 7 Verstuur uw aanmelding

Klopt alles, niets vergeten? Dan kan de projectleider of de lokaal beheerder de aanmelding versturen. Pas door het versturen komen alle documenten en ingevulde informatie in de kluis. De projectleider of lokaal beheerder krijgt daarvoor een transactiecode per SMS.

  • Klik in het dashboard op Aanmelding versturen
  • Als u niet alles heeft ingevuld, dan geeft het systeem u een waarschuwing en een correctieveld. U kunt dan alsnog de laatste zaken invullen.
  • In de laatste stap vult u een TAN-code in die u per SMS heeft ontvangen op het mobiele nummer dat bij uw gebruikersaccount account staat, waarmee u ingelogd bent.

Uw aanmelding ligt nu in de kluis.

Aanmelding wijzigen

Wilt u iets wijzigen nadat u uw aanmelding heeft verstuurd? Trek dan uw aanmelding in. Dat doet u ook via het dashboard. Daarna kunt u uw aanmelding wijzigen en opnieuw versturen. U kunt dit doen tot de sluitingsdatum.

De sluitingsdatum is bereikt

Zodra de deadline is verstreken kunt u niets meer veranderen aan uw aanmelding. Totdat de kluis is geopend is uw aanmelding anoniem. De aanbestedende dienst kan wel zien dat er een aanmelding ontvangen is, maar niet dat hij van u is.
 

STAP 8 Wacht af

De aanbestedende dienst opent de kluis nadat het uiterste aanmeldmoment is verstreken. De aanbestedende dienst kan nu alle aanmeldingen beoordelen, en bekijken wie aan de eisen voldoet, en wie ook mag inschrijven. U krijgt hierover bericht. Als u wordt uitgenodigd, dan kunt u ook daadwerkelijk inschrijven op de aanbesteding.

Beeldtekst:
Voice over Tenderned: Aanmelden

Logo TenderNed verschijnt in beeld.

Wilt u inschrijven op een niet-openbare aanbesteding?

Een niet-openbare aanbesteding heeft een aanmeldfase en een inschrijffase. Op basis van uw aanmelding beoordeelt de aanbestedende dienst of u geselecteerd wordt om een inschrijving te doen.

Heeft u een interessante aanbesteding gevonden?

U kunt zich digitaal aanmelden op alle aanbestedingen waar een potloodje bij staat.

Op deze pagina ziet u onder 'Procedure' dat het een niet-openbare procedure betreft.
Voeg vervolgens de aanbesteding toe aan uw persoonlijke overzicht met aanbestedingen.

Let op: u kunt een aanbesteding alléén toevoegen als u bent ingelogd als procesleider of lokaal beheerder en als u gekoppeld bent aan een onderneming.

Na het toevoegen kunt u direct naar het dashboard of u gaat via 'Mijn aanbestedingen' naar het dashboard.

Linksboven in het dashboard ziet u de voortgang van uw aanmelding.

Rechtsboven ziet u de uiterste aanmelddatum.

Heeft u vragen voor de aanbestedende dienst? Rechts kunt u die stellen.
Hier vindt u ook de vragen van andere ondernemers met de bijbehorende antwoorden.

Voordat u uw aanmelding kunt versturen, moet u 5 stappen doorlopen.

Controleer uw organisatiegegevens en pas die aan waar nodig.

Selecteer een perceel, als dat van toepassing is.

Bekijk de Eisen van de aanbestedende dienst, en voeg uw antwoorden en documenten toe.

Bekijk de Selectiecriteria van de aanbestedende dienst, en voeg uw antwoorden en documenten toe.

Vraagt de aanbestedende dienst om documenten die niet specifiek onder een eis of criterium vallen? Voeg deze dan toe bij 'Overige documenten'.

Vul het uniform Europees aanbestedingsdocument in, als de aanbestedende dienst deze in TenderNed heeft aangemaakt.

Zodra u alle 5 de stappen heeft doorlopen, kunt u uw aanmelding gaan versturen.

Controleer uw aanmelding...

En verstuur uw aanmelding met de transactiecode die u heeft ontvangen op uw mobiele telefoon.

Wilt u uw aanmelding wijzigen? Trek uw aanmelding dan in, verander hem en verstuur hem opnieuw.

U kunt uw aanmelding wijzigen zolang de sluitingsdatum van de aanbesteding nog niet is verstreken.

Heeft u nog vragen? Ga dan naar: tenderned.nl/aanmelden.

Logo TenderNed verschijnt in beeld.

Naar boven
Logo Rijksoverheid - Naar beginpagina van Tenderned.nl