Inschrijven op een openbare aanbesteding

Als u wilt meedoen aan een aanbesteding, dan moet u inschrijven. Bij sommige aanbestedingen kan dat direct. U hoeft u dan niet eerst aan te melden. Dit stappenplan beschrijft deze zogenaamde openbare aanbestedingen met slechts één ronde.

Bij niet-openbare aanbestedingen moet u zich eerst aanmelden. De aanbestedende dienst kiest vervolgens welke ondernemingen uitgenodigd worden om in te schrijven. Bent u uitgekozen, dan kunt u zich inschrijven.

Tekst gaat verder onder de video.

 

Voice over Tenderned: Inschrijven

Logo TenderNed verschijnt in beeld.

Heeft u op het aankondigingenplatform van TenderNed een interessante aanbesteding gezien? En wilt u hierop inschrijven?

Op alle aanbestedingen, kunt u digitaal inschrijven.

Kies een aanbesteding en voeg die toe aan uw persoonlijke overzicht met aanbestedingen.

Let op: u kunt een aanbesteding alleen toevoegen als u bent ingelogd als procesleider of lokaal beheerder en als u gekoppeld bent aan een onderneming.

Na het toevoegen kunt u direct naar het dashboard. Of u gaat via 'Mijn aanbestedingen' naar het dashboard.

Linksboven in het dashboard ziet u de voortgang van uw inschrijving.

Rechtsboven ziet u de uiterste inschrijfdatum.

Heeft u vragen voor de aanbestedende dienst? Rechts kunt u die stellen. Hier vindt u ook de vragen van andere ondernemers met de bijbehorende antwoorden.

Voordat u uw inschrijving kunt versturen, moet u 6 stappen doorlopen.

Controleer uw organisatiegegevens en pas die aan waar nodig.

Selecteer een perceel, als dat van toepassing is.

Bekijk de Eisen van de aanbestedende dienst, en voeg uw antwoorden en documenten toe.

Bekijk de Gunningscriteria, als de aanbestedende dienst die in TenderNed heeft opgevoerd.

Vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in, als de aanbestedende dienst deze in TenderNed heeft aangemaakt.

Vraagt de aanbestedende dienst om documenten die niet specifiek onder een eis of criterium vallen? Voeg deze dan toe bij 'Overige documenten'.

Zodra u alle 6 stappen heeft doorlopen, kunt u uw inschrijving gaan versturen.

Controleer uw inschrijving...

En verstuur uw inschrijving met de transactiecode die u heeft ontvangen op uw mobiele telefoon.

Wilt u uw inschrijving wijzigen? Trek uw inschrijving dan in, verander hem en verstuur hem opnieuw.

U kunt uw inschrijving wijzigen zolang de sluitingsdatum van de aanbesteding nog niet is verstreken.

Heeft u nog vragen? Ga dan naar: tenderned.nl/inschrijven

Logo TenderNed verschijnt in beeld.

INSCHRIJVEN

STAP 1 Log in op TenderNed met eHerkenning

Nog geen account voor TenderNed? Maak een account aan voor uw onderneming met behulp van uw persoonlijke eHerkenningsmiddel.

STAP 2 Zoek de aanbesteding op in het overzicht

Alle aankondigingen rondom aanbestedingen verschijnen in het aankondigingenoverzicht. Daar kunt u zoeken naar interessante opdrachten. U vindt hier ook informatie over lopende en afgesloten aanbestedingen.

STAP 3 Voeg de aanbesteding toe aan Mijn aanbestedingen

Alleen de procesleider, of de lokaal beheerder van uw organisatie kan aanbestedingen toevoegen. De aanbesteding staat nu onder Mijn aanbestedingen. Door te klikken op de aanbesteding komt u op het dashboard. Op dat dashboard vindt u alle informatie die u nodig heeft en wat u moet doen voor deze aanbesteding.

STAP 4 Richt uw team in

U kunt in TenderNed meerdere mensen toevoegen aan uw aanbestedingsteam. Nodig mensen uit die u gaan helpen met het klaarmaken van de inschrijving. De mensen binnen het team hebben verschillende autorisatierollen. Wat ze kunnen en mogen doen in TenderNed is afhankelijk van hun rol.

U kunt alleen mensen toevoegen die al aan uw organisatie gekoppeld zijn. Als dat nog niet zo is moeten zij zich daarvoor eerst registreren met een eHerkenningsmiddel van uw onderneming.

STAP 5 Bekijk alle informatie en stel eventueel vragen

U vindt alle aanbestedingsdocumenten op het dashboard van de aanbesteding. Lees deze goed door, dit is de beschrijving van de opdracht en het proces. Begrijpt u iets niet, dan kunt u uw vragen stellen aan de aanbestedende dienst. Uw vraag en het antwoord zijn ook voor andere ondernemers te zien. Zo blijft het proces transparant en eerlijk.

STAP 6 Volg de stappen voor uw inschrijving op het dashboard

Alles wat u moet doen voor de inschrijving staat op het dashboard.

Houd er rekening mee dat dit veel werk kan zijn. En dat u wellicht documenten moet opvragen bij verschillende instanties. Begin dus ruim op tijd.

Ingeklapt

6a. Controleer uw organisatiegegevens

Bekijk goed of al uw gegevens nog actueel zijn.

Doet u mee als combinatie van meerdere ondernemers? Wijzig uw organisatienaam dan hier naar de naam van de combinatie.

Ingeklapt

6b. Selecteer percelen

Een aanbesteding is verdeeld in 1 of meerdere percelen. U geeft in dit veld aan op welk perceel u gaat inschrijven. De aanbestedende dienst kan beperkingen instellen ten aanzien van het aantal percelen waarop u tegelijkertijd mag inschrijven. Het kan dus voorkomen dat u niet op alle percelen kunt inschrijven.

Ingeklapt

6c. Beantwoord de eisen

Eisen zijn voorwaarden waaraan u moet voldoen. U kunt ze alleen beantwoorden met Ja of Nee.

Selecteer een eis. Bekijk de details en kies Beantwoorden

  • Beantwoord de eis om aan te geven dat u aan de eis voldoet, en eventueel voor welke percelen dit geldt
  • Voeg bewijsstukken toe als daarom wordt gevraagd. Kies de documenten die uw antwoord onderbouwen en voeg ze toe vanaf uw computer.

De eisen zitten soms niet in het dashboard

Soms zet een aanbestedende dienst de eisen in de aanbestedingsdocumenten. In dat geval moet u uw antwoorden ook in een los document zetten en vervolgens toevoegen via de taak Voeg overige documenten toe.

Ingeklapt

6d. Beantwoord gunningscriteria

Beantwoord nu de gunningscriteria, dat doet u op dezelfde manier als de eisen. De aanbestedende dienst gebruikt de gunningscriteria om te kunnen bepalen welke onderneming de opdracht krijgt.

De criteria moet u meestal met een toelichting beantwoorden en soms met bijlagen. Ook de gunningscriteria kunnen in losse aanbestedingsdocumenten staan. In dat geval moet u uw antwoorden ook in een los document zetten en vervolgens toevoegen via de taak Voeg overige documenten toe. Zet daar ook alle bijlagen neer.

Ingeklapt

6e. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) invullen

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een verplicht Europees standaardformulier waarmee ondernemers een eigen verklaring afleggen over hun financiën, bekwaamheden en geschiktheid voor de opdracht.

Er zijn op dit moment drie soorten UEA’s. De aanbestedende dienst kiest welke u gebruikt.

Optie 1 - UEA-wizard in TenderNed

  • U vindt de UEA-wizard op het dashboard.
  • Klik erop en vul het in.
  • Zijn géén van de uitsluitingsgronden op u van toepassing? Dan kunt u dat met één vinkje aangeven.
  • Een contactpersoon kunt u toevoegen door via het dashboard een contactpersoon in te stellen voor de aanbesteding. Dit doet u door te klikken op Controleer uw organisatiegegevens, maak daarna een keuze onder Contactpersoon. Als u het UEA heeft ingevuld, wordt deze contactpersoon overgenomen na het genereren van de pdf. 
  • Na het volledig invullen van het UEA genereert u een pdf.  
  • Download de pdf (en sla het indien gewenst op uw computer op).
  • In de UEA-wizard of de aanbestedingsdocumenten staat aangegeven of u de UEA moet ondertekenen. Onderteken het UEA als dit gevraagd wordt: print, onderteken en scan de pdf. In uitzonderlijke gevallen moet u het UEA digitaal ondertekenen, daarvoor heeft u dan een eHerkenningsmiddel eH4 nodig.
  • Uw btw-nummer wordt in TenderNed niet gebruikt. Mocht u dit in het UEA willen invullen, dan kan dit handmatig na het uitprinten van de pdf.
  • Om de pdf toe te voegen aan uw inschrijving moet u deze weer uploaden. Oók als u deze niet ondertekend heeft. Ga naar Vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in en klik op Upload UEA.

UEA-wizard invullen namens meerdere ondernemingen

Als u namens meerdere ondernemingen inschrijft, dan moet u mogelijk ook meerdere UEA’s invullen.

  • Onder stap 1 van de UEA-wizard kunt u informatie opgeven over uw wijze van deelneming aan de aanbesteding, bijvoorbeeld met meerdere ondernemingen. Ook kunt u aangeven of u een beroep doet op draagkracht van andere entiteiten. Bekijk goed welke optie op u van toepassing is, of de UEA’s van andere ondernemingen geüpload moeten worden, en of een toelichting nodig is. Aanvullende informatie is in de wizard te vinden door op ‘i’ te klikken.
  • U kunt de namen van meerdere ondernemingen opgeven, door na elke naam op Enter te klikken.
  • De penvoerder kan een UEA aanmaken en uploaden via de wizard in TenderNed. De andere deelnemende ondernemingen gebruiken de UEA-pdf die door de aanbestedende dienst bij de aankondiging is gepubliceerd. U vindt deze op het aankondigingenplatform van TenderNed of na inloggen in het dashboard van de aanbesteding.
  • Upload per onderneming de UEA van de betreffende onderneming. Ga hiervoor naar Vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in > Upload UEA.

UEA wijzigen

Wilt u het UEA wijzigen nadat u het heeft geüpload via de UEA-wizard?

  • De UEA-wizard kunt u opnieuw invullen via het dashboard. Ga naar Vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in en klik op Wijzigen UEA. Als u na het invullen op Genereer pdf klikt, wordt de oude versie van de pdf automatisch overschreven. Voor het verwijderen van de eerder geüploade UEA kiest u Verwijder UEA. Het gewijzigde UEA moet u downloaden en, eventueel na ondertekenen, weer uploaden.

Optie 2 - UEA als pdf-bestand

Er zijn twee mogelijkheden:

  1. Het UEA is opgenomen bij de aanbestedingsdocumenten op een aanbestedingsplatform.
  2. U ontvangt het UEA op andere wijze van de aanbestedende dienst als de aanbesteding niet via een aanbestedingsplatform verloopt. 

Voor beide opties volgt u onderstaande stappen:

  • Download de pdf en vul digitaal in, bijvoorbeeld met Adobe Acrobat Reader.
  • Sla het formulier daarna opnieuw op als pdf.
  • Als de aanbestedende dienst vraagt om een handtekening, dan kunt u de pdf printen en vervolgens scannen. Word dat niet gevraagd? Dan kunt u deze stap overslaan.

Voeg de pdf bij uw offerte zoals aangegeven door de aanbestedende dienst. Dit kan op twee manieren:

  1. Verloopt de aanbesteding via een aanbestedingsplatform? Upload de pdf en voeg deze bij uw offerte op het aanbestedingsplatform. In TenderNed gebruikt u de taak Voeg overige documenten toe.
  2. Verloopt de aanbesteding niet via een aanbestedingsplatform? Dan voegt u de pdf bij uw offerte op de wijze die in de aanbestedingsdocumenten beschreven staat.      

UEA als pdf-bestand invullen namens meerdere ondernemingen

Als u namens meerdere ondernemingen inschrijft, dan moet u ook meerdere UEA’s invullen. U herhaalt bovenstaande stappen voor elke onderneming en voegt alle bestanden bij uw offerte zoals aangegeven door de aanbestedende dienst. 

UEA wijzigen

Verloopt de aanbesteding via een aanbestedingsplatform? En wilt u het UEA wijzigen nadat u het heeft geüpload als pdf? 

  • De pdf kunt u opnieuw invullen en (als nodig) ondertekenen. Verwijder de eerste versie en sla de nieuwe versie weer op. In TenderNed gebruikt u hiervoor de taak Voeg overige documenten toe.

Verloopt de aanbesteding niet via een aanbestedingsplatform? En wilt u het UEA wijzigen?  

  • De pdf kunt u opnieuw invullen en (als nodig) ondertekenen. Voeg de nieuwe versie bij uw offerte. 

Optie 3 - UEA als interactieve pdf

  • Het UEA is opgenomen bij de aanbestedingsdocumenten
  • Download de pdf en vul digitaal in, bijvoorbeeld met Adobe Acrobat Reader.
  • Sla het formulier daarna opnieuw op als pdf.
  • Als de aanbestedende dienst vraagt om een handtekening, dan kunt u de pdf printen en vervolgens scannen. Is dat niet gevraagd dan kunt u deze stap overslaan.
  • Upload de pdf met de taak Voeg overige documenten toe.

UEA wijzigen

Wilt u het UEA wijzigen nadat u het heeft geüpload als interactieve pdf?

  • De interactieve pdf kunt u opnieuw invullen en (als nodig) ondertekenen. Verwijder de eerste versie en sla de nieuwe versie weer met de taak Voeg overige documenten toe.

STAP 7 Verstuur uw inschrijving

Controleer uw gegevens. Klopt alles en bent u niets vergeten? Dan kan de procesleider of de lokaal beheerder de inschrijving versturen. Pas door het versturen komen alle documenten en ingevulde informatie in de kluis. De procesleider of lokaal beheerder krijgt daarvoor een transactiecode per sms.

  • Klik in het dashboard op Inschrijving versturen
  • Als u niet alles heeft ingevuld, dan geeft het systeem u een waarschuwing. U kunt dan alsnog de laatste zaken invullen.
  • In de laatste stap vult u een TAN-code in die u per SMS heeft ontvangen op het mobiele nummer dat bij uw gebruikersaccount account staat, waarmee u ingelogd bent.

Uw inschrijving ligt nu in de kluis.

Inschrijving wijzigen

Wilt u iets wijzigen nadat u uw inschrijving heeft verstuurd? Trek dan uw inschrijving in. Dat doet u ook via het dashboard. Daarna kunt u uw inschrijving wijzigen en opnieuw versturen. U kunt dit doen tot de sluitingsdatum.

De sluitingsdatum is bereikt

Zodra de deadline is verstreken kunt u niets meer veranderen aan uw inschrijving. Totdat de kluis is geopend is uw inschrijving anoniem. De aanbestedende dienst kan zien dat er een inschrijving ontvangen is, maar niet dat hij van u is.

STAP 8 Wacht af

De aanbestedende dienst opent de kluis nadat het uiterste aanmeldmoment is verstreken. De aanbestedende dienst kan nu de inschrijvingen beoordelen en bepalen wie ze de opdracht willen gunnen. U krijgt bericht van de uitslag.

STAP 9 Krijgt u de opdracht?

Als u te horen krijgt dat de keuze op u gevallen is, dan is de overeenkomst nog niet gesloten. De aanbestedende dienst moet van de wet 20 kalenderdagen wachten. In die tijd kunnen andere inschrijvers die de opdracht niet hebben gekregen, bezwaar maken tegen deze beslissing. Na deze verplichte wachttijd kunt u een contract tekenen met de aanbestedende dienst.

Heeft u de opdracht niet gekregen, dan krijgt u daarvan bericht. Bij Europese aanbestedingen heeft u dan 20 kalenderdagen de tijd om bezwaar te maken tegen de beslissing.

Naar boven
Logo Rijksoverheid - Naar beginpagina van Tenderned.nl