Staan er in de documenteigenschappen van uw aanbestedingsstukken auteursnamen vermeld? Verwijder deze gegevens dan voordat u de documenten publiceert om de privacy van uw aanbestedingsteam te beschermen. We leggen uit hoe u dat doet.
Waarom metadata verwijderen?
Bij het maken van documenten in Microsoft Office worden gegevens van iedereen die eraan meewerkt opgeslagen. Deze gegevens worden metadata genoemd. Als deze documenten vervolgens openbaar gepubliceerd worden, zijn de namen en functies van de auteurs met speciale software te achterhalen.
Om de privacy van uw aanbestedingsteam te beschermen, adviseren we om de metadata van aanbestedingsdocumenten vóór publicatie op te schonen. En dus ook voordat u het document omzet naar pdf.
Zo verwijdert u metadata
STAP 1 Auteur document aanpassen
- Open het bestand.
- Kies Bestand.
- Klik op Opties.
- Klik op Eigenschappen en daarna op Geavanceerde eigenschappen.
- Pas onder het tabblad Samenvatting de Auteur aan. Verwijder de naam van de auteur en vul hier bijvoorbeeld de naam van uw organisatie in.
STAP 2 Eigen auteursgegevens aanpassen
- Kies Bestand.
- Klik op Opties.
- Ga naar Algemeen.
- Verander de Gebruikersnaam en de Initialen in bijvoorbeeld de naam van uw organisatie.
- Vink ‘Altijd deze waarden gebruiken, ongeacht of u bent aangemeld bij Office’ aan.
Tip: Check ook de eigenschappen
Om er zeker van te zijn dat er onbedoeld geen gegevens achterblijven, raden we aan om ook de eigenschappen van het document te checken:
- Open de Verkenner of Finder.
- Selecteer het document en geef een rechtermuisklik.
- Klik op Eigenschappen.
- Ga naar Details en check of de metadata is verwijderd.
- Klik op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen en verwijder indien gewenst meer metadata.
