Ondernemers vinden dat ze soms te weinig tijd krijgen om een goede inschrijving te doen. Het gevolg: overwerken, een minder goede offerte uitbrengen of afzien van deelname. We duiken in onze data om na te gaan in hoeverre de termijnen ruimer zijn dan het vereiste. Wat blijkt, bij het overgrote deel is dat het geval.
Conclusies
- Bij ongeveer een kwart (23%) van de aanbestedingen hanteren aanbestedende diensten geen langere inschrijftermijn. Het overgrote deel (77%) heeft wél een langere termijn.
- 63% van de aanbestedingen heeft een inschrijftermijn die minimaal één week langer is dan de wettelijke termijn.
- Opdrachten van het type werken hebben gemiddeld een veel ruimere inschrijftermijn.
- In 43% van de aanbestedingen met een aanmeldfase is de aanmeldtermijn minimaal één week langer dan vereist.
- De inschrijftermijn wordt over het algemeen met meer dagen verlengd, dan de aanmeldtermijn.
Uitgangspunten analyse
- We nemen alleen Europese aanbestedingsprocedures mee die via TenderNed zijn uitgevoerd.
- In de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsreglement Werken 2016 staan alle minimumtermijnen die gelden voor Europese aanbestedingen, uitgedrukt in kalenderdagen. We hanteren in deze analyse een bandbreedte voor de minimumtermijn. Pas als deze met minimaal 4 dagen is verlengd, zien we dit als een verruimde termijn.
- De door de aanbestedingsregelgeving voorgeschreven minimumtermijnen starten de dag van verzending van de aankondiging (de dag van verzending is te rekenen als dag 0).
- Omdat het voor ons niet te beoordelen is of ondernemers genoeg tijd krijgen voor een aanbesteding, kijken we in deze analyse hoe vaak aanbestedende diensten termijnen hanteren die langer zijn dan de minimumtermijn(en). Dit kan een indicatie zijn dat zij rekening houden met de tijd die ondernemers nodig hebben voor het indienen van een offerte. Het toepassen van ruimere termijnen kan ook beteken dat aanbestedende diensten rekening houden met de vakantieperiode en/of feestdagen. Of met bijvoorbeeld de interne planning.
Bandbreedte minimumtermijnen
- Sinds mei 2021 verschijnen de aankondigingen niet direct op TenderNed, maar maximaal 48 uur na verzending aan TED. Aanbestedende diensten zijn niet verplicht hun termijnen hierop aan te passen. Vanuit PIANOo wordt dit wel gestimuleerd.
- TenderNed adviseert de kluissluiting binnen kantoortijden te laten plaatsvinden, zodat ondersteuning vanuit de servicedesk mogelijk is. De applicatie biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om termijnen die aflopen in het weekend of op een officiële feestdag automatisch te verlengen tot de eerstvolgende werkdag.
Deze adviezen vallen niet onder de wettelijke minimumtermijnen, maar worden door velen wel als onderdeel ervan gezien. Daarom hanteren we in deze analyse een bandbreedte.
Gehanteerde inschrijftermijn
Allereerst gaan we na welke inschrijftermijnen gemiddeld gehanteerd worden. Deze zetten we af tegen de minimumtermijn.
- Aanbestedende diensten hanteren in 23% van de aanbestedingen de minimale inschrijftermijn. 77% heeft een langere inschrijftermijn.
- 63% hanteert een inschrijftermijn die minimaal één week langer is.
- 20% geeft ondernemers minimaal één maand langer de tijd om in te schrijven.
Gehanteerde aanmeldtermijn
Ook nu gaan we eerst na welke aanmeldtermijnen aanbestedende diensten gemiddeld gebruiken. Deze vergelijken we met de minimumtermijn die geldt voor de aanmeldfase.
- Aanbestedende diensten hanteren de minimumtermijn in 36% van de aanbestedingen.
- Bij 47% wordt het wettelijk minimum met minstens één week verruimd.
- 12% hanteert een termijn die minimaal één maand langer is.
Ten opzichte van de inschrijffase wordt voor de aanmeldfase over het algemeen minder extra tijd gegeven. Dat vinden wij logisch; het in orde maken van de aanmelding kost minder tijd dan het indienen van een inschrijving.
Langere inschrijftermijn voor werken
We onderzoeken of er opvallende verschillen zijn tussen verschillende sectoren of type overheidsopdrachten. Dit blijkt niet het geval, behalve bij het type opdracht werken. Hieronder vallen alle bouwkundige en civieltechnische werken (bouwsector).
- Voor werken hanteren aanbestedende diensten gemiddeld een veel langere inschrijftermijn dan voor andere aanbestedingen. In 60% van deze aanbestedingen krijgen ondernemers minimaal één maand langer de tijd om in te schrijven dan minimaal vereist is, terwijl dit voor alle aanbestedingen 20% is.
- In ‘slechts’ 15% van de aanbestedingen voor werken is de inschrijftermijn tot één week langere verlengd, tegenover 37% procent van alle aanbestedingen.
Een verklaring kan zijn dat het bij werken om (complexe) bouwprojecten gaat waarvoor ondernemers meer voorbereidingstijd nodig hebben voor het indienen van een offerte. En aanbestedende diensten hiermee rekening houden.
Meer informatie
Ergernissen van ondernemers
Aan de hand van data gaan we na hoe vaak bepaalde situaties voorkomen. In de vorige edities bekeken we of aanbestedende diensten rekening houden met schoolvakanties in de aanbestedingsplanning en hoe vaak zij de gunningsbeslissing uitstellen.
