Aanbestedende diensten verruimen lang niet altijd de termijnen in vakantieperiodes, blijkt uit analyse van de TenderNed-data. Ondernemers hebben hierdoor minder tijd om tot een goede offerte te komen. Of moeten tijdens hun vakantie aan het werk om de deadline te halen. In deze analyse laten we aan de hand van gegevens uit TenderNed zien in hoeverre aanbestedende diensten rekening houden met officiële schoolvakanties.
3 ergernissen van ondernemers
Geen rekening houden met schoolvakanties in de aanbestedingsplanning wordt door ondernemers als een grote ergernis ervaren. Aan de hand van data gaan we na hoe vaak dergelijke situaties zich voordoen. In de volgende editie bekijken we hoe vaak aanbestedende diensten de termijn voor de gunningsbeslissing uitstellen.
Conclusie
Het analyseteam van TenderNed dook in de aanbestedingsdata van 2017 tot en met 2022 en zocht uit in hoeverre aanbestedende diensten de termijnen verlengen tijdens officiële schoolvakanties. De belangrijkste conclusies:
- In de zomer- en kerstvakantie worden het vaakst verlengde termijnen gehanteerd. Gemiddeld krijgen ondernemers dan ongeveer een extra week de tijd om een inschrijving te doen.
- Tijdens de voorjaars- en herfstvakantie liggen de gehanteerde termijnen rond het gemiddelde (42,5 dagen). Met andere woorden: met deze vakanties houden aanbestedende diensten meestal geen rekening.
- Het aantal kluissluitingen ligt tijdens de kerst-, mei- en zomervakantie een stuk lager dan gemiddeld. De herfstvakantie, en in mindere mate de voorjaarsvakantie, geven een ander beeld. Tijdens deze vakanties zijn er juist meer kluissluitingen dan gemiddeld.
- Bij de uiterste termijn voor het stellen van vragen is eenzelfde beeld te zien. Ook hier ligt dit aantal tijdens de mei-, zomer- en kerstvakantie onder het gemiddelde. De einddatum voor het stellen van vragen is daarentegen bovengemiddeld in de voorjaars- en herfstvakantie.
Verlengde termijnen tijdens schoolvakanties
- Aanbestedende diensten hanteren met name in de zomer- en kerstvakantie een langere inschrijftermijn dan het wettelijk minimum.
- In bijna 40% van de aanbestedingen die tijdens de zomervakantie lopen, is de inschrijftermijn met minimaal 15 dagen verlengd.
- Voor de kerstvakantie geldt dat is de inschrijftermijn van ongeveer 25% van de aanbestedingen met minimaal 15 dagen verlengd.
Als we kijken naar de gemiddelde inschrijftermijn - zo rond de 49 dagen - dan wijken aanbestedende diensten hier alleen tijdens de zomer- en kerstvakantie van af. In deze vakanties hanteren zij een langere inschrijftermijn.
Tijdens de voorjaars-, mei- en herfstvakantie wijken zij niet tot nauwelijks van de gemiddelde inschrijftermijn af.
Kluissluiting tijdens schoolvakanties
De grafiek toont hoeveel kluissluitingen er gemiddeld zijn in de schoolvakanties, afgezet tegen het jaargemiddelde.
Tijdens de mei-, zomer- en kerstvakantie zijn er beduidend minder kluissluitingen dan het jaargemiddelde.
Aanbestedende diensten houden vrijwel geen rekening met de voorjaars- en herfstvakantie. Met name tijdens de herfstvakantie zijn er bovengemiddeld veel kluissluitingen. Eerder zagen we al dat tijdens de herfstvakantie nauwelijks een verruimde inschrijftermijn wordt gehanteerd.
Beëindiging vragenronde tijdens schoolvakanties
De grafiek laat zien hoe vaak de uiterste termijn voor het stellen van vragen binnen een schoolvakantie valt.
Ook voor de einddatum van vragenrondes geldt dat deze tijdens de mei-, zomer- en kerstvakantie sterk onder het gemiddelde ligt. Dit duidt erop dat aanbestedende diensten in hun planning rekening houden met deze vakanties.
Gaat het om de voorjaars- en herfstvakantie dan wordt er ook nu geen rekening gehouden met deze vakanties.
Aankondiging van opdracht tijdens schoolvakanties
Ook hier ligt het aantal aankondigingen tijdens mei-, zomer- en herfstvakantie onder het gemiddelde. Tijdens de voorjaars- en herfstvakantie ligt het aantal aankondigingen van opdracht boven het gemiddelde.
Wat erin de wet staat
In de Aanbestedingswet 2012 staat geen regel die verbiedt om voor of tijdens een vakantieperiode aan te besteden. In voorschrift 3.6 van de Gids Proportionaliteit is wel opgenomen dat per opdracht kritisch overwogen moet worden of de gestelde termijnen reëel en proportioneel zijn en in relatie staan tot de te ondernemen actie.
