Gebruik data in het inkoopproces

Nieuws | 17 juni 2022

“Er gaat een wereld voor je open als je met de data uit TenderNed aan de slag gaat,” vertelt Angélique van Wijhe, business analist bij het Rijksvastgoedbedrijf enthousiast. Samen met Rick den Ridder, data-analist bij TenderNed, geeft ze de presentatie ‘Data in het inkoopproces’ tijdens de 16e editie van het PIANOo Congres, dat op 16 juni plaatsvond in Den Bosch.

TenderNed, een rijke bron aan data

“TenderNed bestaat uit twee delen. Enerzijds is het een platform voor aankondigingen. Dit betekent dat alle openbare, Nederlandse aanbestedingen op TenderNed gepubliceerd worden. Anderzijds is TenderNed een applicatie waarmee aanbestedingen volledig digitaal doorlopen worden,” leidt Rick de presentatie in. “Hierdoor beschikt TenderNed naast de openbare data ook over de niet-openbare data, zoals bijvoorbeeld data van ondernemingen die betrokken zijn geweest bij een onderhandse aanbesteding. Aanbestedende diensten die via TenderNed aanbesteden hebben zelf ook toegang tot de eigen data en kunnen deze downloaden als XML-bestand.”

Data benutten

Maar weinig aanbestedende diensten in de zaal maken al gebruik van aanbestedingsdata, blijkt als Rick hiernaar vraagt. Een partij die in elk geval wél gebruik maakt van TenderNed-data is het Rijksvastgoedbedrijf. Angélique: “Voordat je met aanbestedingsdata aan de slag gaat, is het goed om jezelf af te vragen welke behoefte er is. Waarom wil je de TenderNed-data ontsluiten? Voor ons geldt dat we willen werken met zuivere data. Om de aanbestedingsgegevens, zoals de gekozen procedure, inschrijvingen en gunningen vast te leggen, maakten wij gebruik van een Microsoft Access Database. Hoewel deze database op zich prima werkte, was het toch lastig om de kwaliteit van de data te waarborgen omdat we die handmatig moesten bijhouden. Als er dan iets wijzigt, is dat lastig te beheren. Ook zagen we steeds vaker losse Excel-lijstjes rouleren met aanbestedingsgegevens, die niet goed werden vastgelegd in een centraal bestand. Hierdoor was de kwaliteit en volledigheid van onze data niet optimaal. Onze database was dus aan vervanging toe.”

Eén databron

Het Rijksvastgoedbedrijf wilde ook van de dubbele invoer af. Alles wat in het inkoopregister stond, was al een keer ingevoerd in TenderNed of Oracle, het financiële systeem waarmee het Rijksvastgoedbedrijf werkt. Angélique benadrukt dat dit zonde van de tijd is, én foutgevoelig. “We willen zo zuiver mogelijke data, waarvan we vrijwel zeker kunnen zijn dat het klopt. En als er iets wijzigt, moeten we er ook zeker van zijn dat het overal wijzigt. Daarom zijn we overgaan op één databron.”

“Het was redelijk eenvoudig om de aanbestedingsdata uit TenderNed te exporteren. Onze applicatiebeheerders maakten deze data in eerste instantie geschikt voor onze rapportagetool, Oracle Business Intelligence (BI). Hiermee konden we al wat rapporten maken. Maar we vinden het ook belangrijk om de inkoopovereenkomst en de onderliggende inkooporders en facturen te kunnen koppelen aan de aanbestedingen. Om dit voor elkaar te krijgen, moest er een koppeling komen in ons administratiesysteem, ook Oracle,” vervolgt Angélique haar verhaal.

Welke data is belangrijk?

“Als je met data aan de slag gaat, bedenk dan ook welke data belangrijk voor je is. Voor ons is dat in de eerste plaats de basisinformatie over de aanbesteding, zoals de omschrijving van de opdracht en de procedure. Daarnaast vinden we het interessant om een overzicht te hebben van de inschrijvingen in combinatie met de gunningen. Hoe is die verhouding? Krijgen bepaalde ondernemingen altijd de opdracht gegund en andere nooit? Hoe vaak schrijft een specifieke onderneming in? En ga zo maar door.”

Kijkend naar de eigen organisatie, levert TenderNed-data ook interessante inzichten op. Angélique: “Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een specifieke procedure? Zijn er uitschieters waar we iets van kunnen leren? Een ander belangrijk onderdeel is de personele bezetting. Wie heeft welke aanbestedingen onder zijn hoede, en in welke fase bevindt de aanbesteding zich? Heeft diegene dan wel of geen ruimte om een nieuwe aanbesteding op te starten?” Uit de zaal klinkt de vraag of de personeelsplanning op deze inzichten wordt aangepast. Het Rijksvastgoedbedrijf antwoordt dat deze informatie nog maar kort beschikbaar is, maar ze hier zeker naar gaan kijken.

Aanbestedingendashboard

Angélique: “We zijn eerst begonnen met het ontsluiten van onze eigen TenderNed-data. Dit heeft geresulteerd in een aanbestedingendashboard, waarin we een goed overzicht hebben van onze aanbestedingen. Via de openbare datasets van TenderNed kunnen we nu ook vergelijken hoe we het doen ten opzichte van andere aanbestedende diensten, hier heeft Rick ons bij geholpen.” Rick: “Normaal vergelijken we met andere organisaties. Bij een gemeente kunnen we bijvoorbeeld de data van andere gemeenten met een vergelijkbaar aantal inwoners geanonimiseerd bekijken. Omdat het Rijksvastgoedbedrijf hele andere aanbestedingen uitzet dan andere ministeries, hebben we een referentiegroep samengesteld aan de hand van geanonimiseerde aanbestedingen met CPV-codes die het Rijksvastgoedbedrijf veel gebruikt."

Angélique: “Het werd nog interessanter toen het financiële systeem was gekoppeld aan de aanbestedingsdata. “Hiermee kunnen we de inkoop helemaal volgen. Van de inkoopbehoefte en raming, naar de aanbesteding en gunning, tot aan de overeenkomst en uiteindelijke de totale spend. Zo zien we dus in één oogopslag of we nog binnen de gemaakte afspraken blijven, we het limietbedrag niet overschrijden en of de initiële raming ongeveer overeenkomt met de totale spend.”

Bekijk de sheets van de presentatie voor een inkijkje in het aanbestedingendashboard van het Rijksvastgoedbedrijf.

Doorontwikkeling TenderNed op datagebied

Data-excellence is een pijler binnen de Visie TenderNed 2023-2027. Rick: “De afgelopen jaren hebben we de analyse-omgeving opgezet en ingericht. De techniek is stabiel en de structuur is goed werkbaar. We gebruiken de omgeving al om ons beleidskader snel te informeren. Bijvoorbeeld over de veranderingen in het aanbestedingslandschap tijdens corona, of wat de sancties richting Rusland in de praktijk betekenen. Onze analyses en data willen we meer gaan delen op onze website. Daarnaast hopen we ook binnen de applicaties meer rapportages beschikbaar te kunnen maken via een dynamisch dashboard. Een aanbestedende dienst kan dan de openbare data van alle organisaties en de openbare en niet-openbare data van haar eigen organisatie in de rapportage gebruiken.”

Een dynamisch dashboard is nog toekomstmuziek, maar waarschijnlijk kunnen aanbestedende diensten in september van dit jaar al gebruik maken van een beveiligde API. De voorbereidingen voor de authenticatie zijn opgestart. Rick: “De API komt eerst voor een paar aanbestedende diensten beschikbaar. We testen dan of alles goed werkt en lossen eventuele bugs op, voordat de API voor alle aanbestedende diensten beschikbaar komt.”

Datakwaliteit

“Om het betrouwbaarheidsniveau van de data te verhogen, werken we aan het toevoegen van externe databronnen, zoals KVK en CBS. Hiermee kunnen we ons beleidskader én de markt beter informeren." Aanbestedende diensten kunnen óók hun steentje bijdragen bij het verhogen van de datakwaliteit. Bijvoorbeeld door de gunningswaarde goed in te vullen. “Alle analyses die we in de presentatie laten zien, gaan over het aantal aanbestedingen, maar we hadden graag op opdrachtwaarde willen analyseren. Omdat bij ruim de helft van de gunningen de gunningswaarde onjuist wordt ingevoerd in TenderNed, was dat nu helaas niet te doen,” aldus Rick.

Ook aan de slag met data?

Wilt u ook inzichten halen uit aanbestedingsdata? Begin eenvoudig door op tenderned.nl de open datasets in Excel te downloaden. De lokaal beheerder van uw organisatie kan de eigen aanbestedingsdata in een XML-bestand downloaden, dat makkelijk om te zetten is in een Excel-bestand.

Als u het echt groots wilt aanpakken, zoals het Rijksvastgoedbedrijf heeft gedaan, bedenk dan wie u hierbij nodig heeft. Bijvoorbeeld een applicatieprogrammeur die het exportbestand omzet in leesbare data en een procesmanager die aangeeft welke datapunten noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld de verantwoording. Een BI-analist is nodig om de rapporten en dashboards te ontwikkelen in een rapportage-tool. Vergeet ook de inkoopmedewerkers niet, zij moeten ervoor zorgen dat alle data netjes wordt vastgelegd. Dan zijn er nog mensen met een specifieke informatiebehoefte, inventariseer deze behoeften.

Angélique moedigt iedereen aan om met TenderNed-data aan de slag te gaan. “Er gaat echt een wereld voor je open van wat je er allemaal uit kunt halen. Kom je niet uit de Oracle-koppeling? Neem dan contact met mij op." Rick vult aan: "Vragen kun je ook sturen naar data@tenderned.nl. We helpen je graag op weg en vinden het ook interessant om te weten waar de informatiebehoefte ligt, zodat we hier op in kunnen spelen.”

Data-analisten: Rick den Ridder, Duuk Calor en Remi Baar
Data-analisten: Rick den Ridder, Duuk Calor en Remi Baar.
Naar boven
Logo Rijksoverheid - Naar beginpagina van Tenderned.nl