Het is avond. De aanbesteding waar u morgen mee verder moet, roept nog een vraag op, en de servicedesk van TenderNed is op dat moment gesloten. U typt uw vraag in een publieke AI-chatbot. Dat voelt praktisch: binnen enkele seconden een antwoord, zonder wachttijd. Maar wat gebeurt er eigenlijk met die vraag? En wat kost zo’n gesprek u werkelijk?
De rekensom die niet klopt
Elke keer dat u een vraag stelt aan een AI-chatbot, wordt die vraag en het antwoord verwerkt in kleine tekstfragmenten, tokens genoemd. Hoe langer het gesprek en hoe uitgebreider de vraag, hoe meer tokens er verwerkt worden en hoe hoger de kosten voor de aanbieder van die dienst. Een vast maandabonnement dekt dat gebruik niet altijd: bij intensief gebruik loopt het verbruik sneller op dan veel abonnementen toestaan.
Om de eigen kosten beheersbaar te houden, sturen aanbieders daarom vaak op beperkingen. Denk aan een korter gesprekgeheugen of een minder zwaar rekenmodel zodra het gebruik toeneemt. Voor u als gebruiker is dat meestal niet zichtbaar, maar het beïnvloedt wel de kwaliteit van het antwoord dat u krijgt.
Wat u deelt, kunt u niet terughalen
Naast de kosten speelt er nog iets, misschien wel belangrijker: wat er met de informatie gebeurt die u deelt. De meeste publieke AI-tools controleren niet of een vraag of een geüpload bestand persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie bevat. Bij aanbestedingen is dat een reëel risico. Denk aan gegevens van inschrijvers, een raming die nog niet openbaar is, of een aanbestedingsdocument in concept. Ook als u geen heel document deelt maar ‘alleen’ een vraag stelt, kan daar gevoelige informatie in verwerkt zitten.
En eenmaal gedeeld, is dat niet meer terug te draaien. Informatie die in een AI-tool terecht is gekomen, kunt u er niet meer uit halen. Dat betekent niet dat elke AI-tool per definitie onveilig is. Er bestaan zakelijke omgevingen met aanvullende afspraken over dataverwerking. Maar die instellingen worden in de praktijk zelden bewust gecontroleerd voordat iemand een vraag stelt.
Hoe TenderNed hier zelf mee omgaat
TenderNed ziet deze twee vraagstukken, kosten en de omgang met gevoelige data, als uitgangspunt bij de eigen ontwikkeling van AI-ondersteuning binnen het platform. Een eerste concrete stap is TenderAssistent: een digitale assistent die veelgestelde vragen over TenderNed beantwoordt, ook op de momenten dat de servicedesk gesloten is. TenderNed streeft ernaar TenderAssistent nog dit jaar beschikbaar te stellen.
Twee keuzes liggen aan de basis van TenderAssistent. Allereerst werkt TenderAssistent uitsluitend met openbare, publieke informatie. Er wordt dus geen vertrouwelijke of persoonsgebonden data verwerkt: dat is het directe antwoord op het risico dat hierboven beschreven staat. Daarnaast was kostenbeheersing vanaf het begin een randvoorwaarde bij de bouw, niet iets dat achteraf is toegevoegd. TenderAssistent is ontworpen om efficient en schaalbaar te zijn, zodat het gebruik ervan niet leidt tot de oplopende en onvoorspelbare kosten die hierboven zijn beschreven.
TenderAssistent maakt op dit moment nog gedeeltelijk gebruik van een technische koppeling met een omgeving buiten TenderNed. Dat is een bewuste, tijdelijke keuze voor een eerste, laagdrempelig alternatief voor de servicedesk, gebouwd op uitsluitend publieke informatie. Het streven is om TenderAssistent over enkele maanden volledig binnen de TenderNed-omgeving te laten draaien. TenderAssistent vervangt de servicedesk niet. Het doel is om die te ontlasten, zodat medewerkers meer tijd overhouden voor complexe vragen die om maatwerk vragen. Buiten kantoortijden is TenderAssistent bovendien het enige beschikbare alternatief, precies het moment waarop veel mensen nu naar een publieke AI-chatbot grijpen.
Daarbij hoort een doorlopend updateproces: wanneer er nieuwe functionaliteit aan TenderNed wordt toegevoegd, komt dat ook terug in de antwoorden van TenderAssistent.
Tot slot
Een AI-tool inzetten is niet erg, het kan u zelfs tijd besparen. Maar het is goed om te weten wat u weggeeft en wat het u kost, ook als dat niet meteen zichtbaar is. In het volgende artikel van deze reeks gaan we in op een ander risico: kunt u de uitkomst van een AI-model eigenlijk wel vertrouwen?
