Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) zette kort na de livegang van 1 juli 2026 haar geplande aanbestedingen voor het 3e en 4e kwartaal in de TenderKalender. Maartje Ribberink, bedrijfsjurist Aanbestedingen en Contracten bij de VRR, nam het voortouw. De behoefte aan een centraal overzicht leefde bij haar al langer. “Het is zo’n kleine moeite. Dat moet je niet laten liggen.”
Wie kijkt er op al die websites?
Het idee voor een aanbestedingskalender leefde bij Ribberink al zeker twee jaar. Bij een eerdere werkgever zag zij hoe een andere aanbestedende dienst de eigen planning op de website publiceerde. Ze vond het een goed initiatief, maar zag ook de beperking ervan.
“Dat vond ik een heel sympathiek idee richting ondernemers. Maar tegelijkertijd dacht ik: wie gaat er op die website kijken? Moet een inschrijver alle websites van aanbestedende diensten af? Dat kan beter, als je het centraal organiseert.”
Precies dat doet de TenderKalender nu. Alle aanbestedende diensten en speciale sectorbedrijven die op TenderNed geregistreerd staan, kunnen hun geplande aanbestedingen op één plek publiceren. Ook organisaties die TenderNed niet als primair platform gebruiken.
Wat we van inschrijvers vragen
Er speelt voor Ribberink nog een tweede reden mee. Die heeft te maken met wat een aanbesteding van ondernemers vraagt.
“Wat wij van inschrijvers vragen, is soms heel veel. Neem een inschrijving met vijf gunningscriteria van vijf pagina’s per stuk, met maar een paar weken om ook nog fatsoenlijke vragen te stellen. Dat is niet bij elke aanbesteding zo, maar als het wel zo uitpakt, is dat een flinke opgave voor een inschrijver. Als je dat voorspelbaarder maakt, is dat enorme winst.”
Beginnen met het 3e en 4e kwartaal
Binnen de VRR is het de bedoeling dat inkopers straks zelf hun trajecten invoeren, verdeeld over de eigen accounts. Ribberink pakte de eerste vulling zelf op.
“Ik vond het leuk om uit te zoeken en had er even tijd voor. Inmiddels staat alles voor het 3e en 4e kwartaal erin.”
Over de borging is ze eerlijk: die moet nog vorm krijgen. “Ik ben er gewoon een keer mee aan de slag gegaan en zag al snel hoe eenvoudig het is. De volgende stap is dat de inkopers het zelf gaan doen.” Ook de vertaalslag van een geplande aanbesteding naar de daadwerkelijke uitvoering vraagt binnen de organisatie nog om een werkwijze.
De Excel blijft voorlopig nog
Voor de TenderKalender werkte de VRR met een eigen Excelbestand. Of dat bestand nu kan verdwijnen, is volgens Ribberink nog de vraag.
“In onze Excel staan ook dingen voor intern gebruik: de projectleider, de contractwaarde, de status, of iets vertraagd is. Ik denk dat de TenderKalender het zou kunnen vervangen, maar dan moet je die interne informatie apart kunnen houden.”
Kinderlijk eenvoudig
Over het gebruik zelf is ze kort. Het invullen kost weinig tijd en vraagt geen technische kennis.
“Het invullen is kinderlijk eenvoudig. Daar hoef je geen technisch wonder voor te zijn. Een aanbesteding aanmaken kent best wat stappen, maar voor een geplande aanbesteding vul je maar een paar velden in. Het is dus juist niet ingewikkeld.”
De winst zit in de samenwerking
Samenwerking met andere aanbestedende diensten is er al, merkt Ribberink, maar die is vooral geografisch bepaald: je werkt samen met de regio’s om je heen. Een landelijk overzicht maakt volgens haar meer mogelijk.
“Je zoekt de samenwerking nu vooral op binnen je eigen vaste clubje. Met de TenderKalender kun je ook eens daarbuiten kijken. Maar dan moeten we hem wel vullen, anders weet je nog steeds niet van elkaar waar je mee bezig bent.”
Daarbij gaat het niet alleen om gezamenlijk aanbesteden, maar ook om spreiding in de tijd.
“Als tien vergelijkbare aanbestedingen tegelijk online staan, is dat lastig uit te leggen aan de markt. Ondernemers hebben de capaciteit niet om overal op in te schrijven. Als je dat van elkaar weet, kun je erop anticiperen.”
Wensen voor de doorontwikkeling
Gevraagd naar wat ze mist, noemt Ribberink één ding met stip: de koppeling tussen een geplande en een daadwerkelijke aanbesteding.
“Het zou heel mooi zijn als je een geplande aanbesteding straks kunt omzetten naar een echte. Dan kun je die gaandeweg vullen naarmate je meer weet.”
Beide punten die zij aandraagt, de koppeling en een plek voor interne informatie, staan op de lijst van vijf verbeteringen die TenderNed op korte termijn oppakt. Voor het overige is haar boodschap vooral: houd het zoals het is.
“Verder denk ik dat alles wat nodig is er al in staat. De kunst is juist om het laagdrempelig te houden en er geen rompslomp van te maken. De kracht zit in de eenvoud.”
Tot slot
Haar tip voor aanbestedende diensten die nog twijfelen, is kort.
“Ga het gewoon eens proberen. Het is heel laagdrempelig en kost amper tijd. En hoe meer aanbestedende diensten hun planning invullen, hoe meer we er met z’n allen aan hebben. Niet alleen ondernemers, ook wijzelf.”
