Data wordt gezien als het nieuwe goud. Rick den Ridder, data scientist bij TenderNed, en Wout Groeneveld, senior manager bij Canon Benelux, weten uit eigen ervaring dat data-analyse helpt om beter beslissingen te nemen. Zij zetten 3 belangrijke voordelen van het gebruik van data in het inkoopproces op een rij.
1. Beter beslissingen nemen
Een van de grote voordelen van data-analyse is dat het u helpt beter beslissingen te nemen. Begrijpen wat er in het verleden is gebeurd, wat er nu gebeurt en wat er in de toekomst kan gebeuren, helpt bij het bepalen van uw inkoopstrategie. Tenslotte wilt u met de aanbesteding bereiken dat uw opdracht zo goed mogelijk wordt uitgevoerd, tegen een redelijke prijs.
2. Betere aansluiting met de markt
Past u data-analyse toe, dan weet u hoe soortgelijke aanbestedingen zijn verlopen. Wat het moment van aankondigen was, hoeveel partijen er inschreven, hoeveel aanbestedingen er vroegtijdig zijn gestopt, etc. U stelt uzelf dan de vraag: wat kan ik doen om vroegtijdige beëindiging te voorkomen? En meer algemeen: wat kan ik leren van aanbestedingen uit het verleden om nu of in de toekomst beter aan te besteden? Ook kunt u bijvoorbeeld opzoeken hoe andere organisaties met een aanbesteding hebben gestuurd op doelen als duurzaamheid of inclusie.
Draai vervolgens aan de knoppen om de opdracht zo goed mogelijk te laten aansluiten met de markt. Op basis van data-analyse kunt u bijvoorbeeld nagaan wat een goed moment is om de aanbesteding te starten en of het nodig is om de termijnen te verlengen. Een soepel aanbestedingstraject is niet alleen prettig voor de direct betrokkenen, maar is ook voor de eindgebruiker prettig. Of het nu gaat om de renovatie van een brug, nieuwe schoolboeken of schoonmaak in een kantoor.
Tip van Wout: 'Gebruik meer data in het inkoopproces. Deze inspanning verdient zichzelf terug. Je creëert daarmee namelijk een betere aansluiting met de markt. Dat zorgt onder andere voor minder gestopte procedures en dat scheelt zowel de inkopende als verkopende kant tijd.'
3. Een betere prijs-kwaliteitverhouding krijgen
Er is veel werk, dus ondernemingen hebben wat te kiezen. Tussen 2016 en 2023 steeg het aantal gepubliceerde tenders van 7.500 naar 12.000. Terwijl er personeelskrapte is. Ondernemingen schrijven daardoor selectiever in. Maak het ondernemingen daarom makkelijker. Wees selectief in de eisen, sluit aan op wat er speelt in de markt en stel realistische termijnen vast.
Hoe aantrekkelijker uw opdracht is, hoe meer inschrijvingen. Meer inschrijvingen betekent een breder aanbod en dat leidt tot een betere prijs-kwaliteitverhouding.
Tip van Rick: 'Vul zelf alle gegevens ook goed in, zoals de geraamde en gegunde waarde. Hiermee draag je bij aan betere aanbestedingsdata én maak je jouw opdracht interessanter voor de markt. Uit onderzoek blijkt dat aanbestedingen met een duidelijke prijsindicatie of prijsplafond gemiddeld meer inschrijvingen krijgen. De gegunde waarde helpt ondernemingen om in te schatten of zij bij een nieuwe aanbesteding mee zouden willen doen.'
Beschikbare databronnen
Ook datagedreven aanbesteden? Deze databronnen zijn direct beschikbaar:
- Aankondigingenplatform: alle openbare data van Nederlandse aanbestedingen.
- Dashboard rapportages: draai eenvoudig rapportages uit van de eigen aanbestedingsdata.
- Benchmark aanbesteden: vergelijk uw rapportages op hoofdlijnen met die van soortgelijke organisaties.
- Sectorrapportages: de aanbestedingsmarkt van een bepaalde sector in beeld.
- API’s van TenderNed: actuele aankondigingen en automatisch data in bulk exporteren.
- TED: alle openbare data van Europese aanbestedingen.
- Openbare datasets van TenderNed: de gegevens uit het aankondigingenplatform als dataset (Excel en JSON).
- Eigen TenderNed-data: aanbestedingsdossier(s) archiveren en rapportages maken.
- TenderTrends: datamodellen die ondersteunen bij het inrichten van een aanbesteding in TenderNed.
