Visie TenderNed 2017-2022

De Visie TenderNed 2017-2022 beschrijft de visie op de ontwikkelingen van het systeem TenderNed voor de periode 2017 tot en met 2022.

Versiebeheer

  • Publicatiedatum van deze Visie TenderNed 2017-2022 is februari 2017.
  • De visie was eerder beschikbaar als pdf-document. In september 2020 hebben we de inhoud ongewijzigd overgezet naar deze webpagina. Belangrijkste reden hiervoor was het verhogen van de toegankelijkheid.

Inhoud van van deze pagina

  1. Inleiding
  2. Terugblik op 2013-2017
  3. Waar staan we nu?
  4. Waar gaan we naar toe?
  5. Conclusie: kaders/keuzes
  6. Bijlage: Details kwantiteit document

1. Inleiding

Het ministerie van Economische Zaken stelt zich op het standpunt dat alle functionaliteiten van TenderNed in hun geheel bezien bijdragen tot het behalen van de doelstellingen van algemeen belang. Deze doelstellingen van algemeen belang zijn het beginsel van gelijke behandeling, het transparantiebeginsel en de effectieve werking van de EU- en Nederlandse aanbestedingsregels. Het ministerie van Economische Zaken is van mening dat de bouw, het beheer en de operationele activiteiten van TenderNed gekwalificeerd moeten worden als niet-economische diensten van algemeen belang en de uitoefening van bevoegdheden van openbaar gezag. De Europese Commissie heeft dit bevestigd in zijn besluit van 18 december 2014 (SA.34646 (2014/NN)).

Doel

Dit document beschrijft de visie op de ontwikkelingen van het systeem TenderNed voor de periode 2017 tot en met 2022. Dit vormt het ontwikkelplan voor de komende vijf jaar. Deze visie geeft antwoord op vragen als:

  • Hoe ziet de omgeving van TenderNed er in de toekomst uit?
  • Wat willen we als organisatie tegen die tijd bereikt hebben?
  • Hoe gaan we dat bereiken?

Een visie is onontbeerlijk voor het behandelen, prioriteren en doorvoeren van concrete wijzigingsverzoeken, evenals het actueel houden van de architectuur van TenderNed.

Voor wie?

De visie is geschreven voor alle stakeholders van TenderNed. In de eerste plaats voor gebruikers om hen inzicht de geven in toekomstige ontwikkelingen. Maar ook voor beleidsmakers, koppelpartners en andere belanghebbenden om hun eigen ontwikkelingen af te kunnen stemmen op die van TenderNed.
Het is belangrijk ook de beheerders (zowel functioneel als technisch) aan het woord te laten. Zij hebben vaak goed zicht op de functionele behoeften van TenderNed. En zij zijn degenen die de wijzigingen moeten doorvoeren. Draagvlak voor de visie bij beheer is een noodzakelijke voorwaarde voor goed en efficiënt beheer.

Stakeholders Beïnvloedt Interview Stemt in Stelt vast
Gebruikers        
Gebruikers (expertgroep) X X X  
Gebruikers (klankbordgroep) X   X  
Geïnteresseerden in data (ACM, Universiteiten, BZK) X X    
Koppelpartners Beïnvloedt Interview Stemt in Stelt vast
T-Senders X      
Publication Office (TED) X      
Strategisch beraad eHerkenning X      
SMS provider X      
KvK gegevens provider (web services ?) X      
Beleid Beïnvloedt Interview Stemt in Stelt vast
Directie Mededinging & Consumenten X X X  
DG Growth (Europese Commissie) X      
Directie Regeldruk & ICT X X X  
CIO EZ X X X  
DigiCommissaris X      
Beheerders Beïnvloedt Interview Stemt in Stelt vast
DICTU X X X  
RVO (PIANOo) X X X X
Peers Beïnvloedt Interview Stemt in Stelt vast
OpenPEPPOL X      
eSENS eTendering pilot X      
  • Beïnvloedt = de ontwikkelingen van en bij deze stakeholders hebben invloed op het vijfjarenplan TenderNed.
  • Interview = de ontwikkelingen van en bij deze stakeholders hebben invloed op het vijfjarenplan TenderNed. Om dit beter onder de aandacht te brengen mogen deze stakeholders hun visie op het vijfjarenplan TenderNed delen door middel van een interview.
  • Stemt in = de instemming van deze stakeholders is belangrijk voor de acceptatie van het vijfjarenplan.
  • Vaststellen = het vijfjarenplan is ter goedkeuring aan deze stakeholder voorgelegd.

Het proces voor het opstellen van de visie volgt 9 stappen:

  • Stap 1 – Het Change Advisory Board (CAB) van TenderNed bepaalt welke stakeholders relevant zijn voor het opstellen van de volgende vijfjarenplan TenderNed.
  • Stap 2 – De informatiemanager TenderNed schrijft de eerste versie van het vijfjarenplan (v0.1) gebaseerd op de ontwikkelingen bij alle stakeholders (Beïnvloed). Het CAB bespreekt deze versie.
  • Stap 3 – De informatiemanager maakt een rondje langs de velden en legt de eerste versie voor aan de belangrijkste stakeholders (Interview).
  • Stap 4 – De informatiemanager verwerkt de wensen en eisen van de belangrijkste stakeholders in een nieuwe versie (v0.3). Het CAB bespreekt deze versie.
  • Stap 5 – De informatiemanager legt de nieuwe versie ter consultatie voor aan relevante stakeholders. Stakeholders leveren hun commentaar schriftelijk aan
  • Stap 6 – Het CAB bespreekt alle schriftelijk ontvangen commentaar. Het CAB besluit het commentaar te honoreren of af te wijzen. De informatiemanager verwerkt het schriftelijke commentaar van alle relevante stakeholders in een nieuwe versie (v0.5).
  • Stap 7 – De informatiemanager biedt versie 0.5 aan het managementteam van PIANOo. Het hoofd TenderNed bespreekt deze versie van het vijfjarenplan met medebeheerder DICTU.
  • Stap 8 – Het hoofd TenderNed verwerkt eventuele opmerkingen van medebeheerder in een nieuwe versie van het vijfjarenplan (v0.7).
  • Stap 9 – Na akkoord wijzigt de informatiemanager het vijfjarenplan in versie 1.0 – definitief

Bij het beschrijven van de visie zijn de volgende documenten gebruikt:

Voorbehoud

Bij het opstellen van een visie is het verleidelijk je te laten leiden door grote ambities en mooie vergezichten. Echter, realisme is geboden. De ervaringen van de laatste vijf jaar (zie hoofdstuk 2) leren dat we het merendeel van onze tijd bezig zijn de absoluut noodzakelijke wijzigingen door te voeren. Aan deze visie op TenderNed kunnen geen rechten worden ontleend.

Leeswijzer

Na een terug blik op de vorige visie beschrijft deze visie als eerste de huidige situatie. Wat zijn de mogelijkheden van het systeem? Wat zijn de huidige ontwerp principes? Wie zijn de belangrijkste stakeholders? Wat zijn de gebruikte technieken? Wat zijn de huidige capaciteitscijfers? En wat zijn de problemen die we nu kennen?

Vervolgens beschrijft deze visie de verwachte ontwikkelingen. Wat komt er beleidsmatig op TenderNed af? Hoe zal de groei verlopen? Wat zijn de verwachtingen van de gebruikers? Welke technische vernieuwingen liggen op het pad? Welke interfaces zijn beschikbaar? Hoe wordt aangekeken tegen gebruik van TenderNed data? Wat zijn de verwachtingen van de beheerder(s)?

Ten slotte worden in het laatste hoofdstuk de keuzes gepresenteerd. Deze keuzes vormen de kaders voor de komende vijf jaar. Alle wijzigingsverzoeken zullen op basis hiervan gewogen worden.

2. Terugblik op 2013-2017

De visie 2013-2017 bestond uit vier pijlers: TenderNed als basissysteem, TenderNed en de eOverheid, TenderNed en Europa en TenderNed als onderdeel van de inkoopketen.

TenderNed als basissysteem

Binnen de eerste pijler is TenderNed als basissysteem geconsolideerd, verstevigd en gegroeid. In de afgelopen vijf jaar zijn alleen (gebruikers)wijzigingen op bestaande functionaliteit gerealiseerd. Zo zijn tot twee keer toe nieuwe versies van de aankondigingsformulieren geïmplementeerd. Verder is veel tijd en moeite besteed om de onderhoudbaarheid van het systeem te verbeteren.

TenderNed en de eOverheid

Voor de tweede pijler is TenderNed aangevuld met een koppelvlak1 voor systemen die eveneens aankondigingen genereren. Deze systemen, ook wel Tsender genoemd, kunnen een aankondiging naar het aankondigingenplatform van TenderNed sturen voor publicatie. Verder zijn voorzieningen voor authenticatie van bedrijven gerealiseerd. eHerkenning2 is als inlogmechanisme voor bedrijven verplicht gesteld. Het ondernemingsdossier3, een ander generiek eOverheidsbouwsteen voor bedrijven, is succesvol gekoppeld aan TenderNed. Onderzoek heeft uitgewezen dat gebruikers van TenderNed niet altijd de meerwaarde van de eOverheidsbouwstenen ervaren. eHerkenning heeft geleid tot een grote stijging van meldingen bij de servicedesk en het Ondernemingsdossier is slechts acht keer in twee jaar tijd gebruikt.

TenderNed en Europa

Voor de derde pijler heeft TenderNed een leidende rol gespeeld in een aantal Europese projecten. In de CEN/BII werkgroep zijn aanbestedingsstandaarden ontwikkeld om gegevens uit te wisselen. In het eSENS project heeft TenderNed een module4 ontwikkeld om aan te sluiten op het Europese netwerk voor aanbesteden (OpenPEPPOL)

TenderNed als onderdeel van de inkoopketen

Voor de vierde pijler zijn geen koppelvlakken met andere fasen uit de inkoopketen ontwikkeld. De focus van alle ontwikkelingen lag op het aanbestedingsproces zelf en niet op interfaces voor en na het traject.

Noten

1 Een centraal platform voor alle aankondigingen van overheidsopdrachten uit Visie 2012-2017.
2 Eén authenticatie voorziening voor bedrijven uit Visie 2012-2017.
3 Elektronisch dossier voor bedrijfsgegevens uit Visie 2012-2017.
4 TenderNed Access point uit Visie 2012-2017.

3. Waar staan we nu?

Functionele beschrijving van het systeem

Met TenderNed als basissysteem voor de pre-gunningsfase kunnen alle aanbestedende diensten en ondernemers in Nederland elektronisch aanbesteden. Het systeem biedt aan aanbestedende diensten de mogelijkheid hun gehele aanbestedingsproces elektronisch te doorlopen en aan ondernemers de mogelijkheid elektronisch op een aanbesteding in te schrijven. Hier volgt een puntsgewijze beschrijving van de mogelijkheden van het basissysteem:

  • Gebruikers kunnen zich registreren, hun instellingen beheren en een interesseprofiel voor de attenderingsservice via e-mail opstellen.
  • Aanbestedende diensten kunnen hun organisatie registeren, hun gegevens en contactpunten beheren, een bibliotheek met documenten, eisen en criteria beheren en andere gebruikers autoriseren voor hun organisatie om namens hun organisatie in TenderNed te werken.
  • Ondernemers kunnen hun bedrijf registeren, hun gegevens en vestigingen beheren, hun bedrijfsdossier met documenten beheren en andere gebruikers autoriseren om namens hun organisatie in TenderNed te werken.
  • Aanbestedende diensten kunnen – eventueel in combinatie met andere aanbestedende diensten – ten behoeve van een aanbesteding een aanbestedingsdossier aanleggen met daarin hun opdrachtgevergegevens, beschrijving van de opdracht, eventueel beschrijving van percelen, beschrijving van de aanbestedingsprocedure en termijnen, alle eisen, selectie- en gunningscriteria en alle bijbehorende documenten.
  • Aanbestedende diensten kunnen (voor)aankondigingen, rectificaties en aankondigingen van gegunde opdrachten – inclusief bijbehorende documenten – nationaal en Europees publiceren.
  • Aanbestedende diensten kunnen onderhandse procedures via TenderNed (digitaal) doorlopen.
  • Service providers die eveneens aankondigingen genereren (Tsenders) kunnen die via een interface op het TenderNed aankondigingenplatform laten publiceren. Ondernemers kunnen via een link op het aankondigingenplatform de rest van het aanbestedingsproces bij de Tsender doorlopen.
  • Ondernemers kunnen op alle Nederlandse (voor)aankondigingen, rectificaties en aankondigingen van gegunde opdrachten – inclusief bijbehorende documenten – geattendeerd worden en deze inzien op het aankondigingenplatform.
  • Ondernemers kunnen over aanbestedingen vragen stellen aan de aanbestedende dienst. Aanbestedende diensten kunnen deze vragen beantwoorden en direct publiceren.
  • Ondernemers kunnen bewijzen verzamelen op de gevraagde eisen, selectie- en gunningscriteria. Ondernemers worden hierbij ondersteund door hun bedrijfsdossier.
  • Ondernemers kunnen eenvoudig het Uniform Europees Aanbestedingsdocument aanmaken en indienen.
  • Ondernemers kunnen zich aanmelden voor en inschrijven op aanbestedingen.
  • Alle aanmeldingen en inschrijvingen worden opgeslagen in een elektronische kluis, die alleen na het verstrijken van een termijn door twee ingelogde medewerkers van de aanbestedende dienst kan worden geopend.
  • Aanbestedende diensten kunnen de aanmeldingen inzien na het openen van de kluis, de ondernemingen selecteren op basis van de geleverde informatie en ze uitnodigen om op de aanbesteding in te schrijven.
  • Aanbestedende diensten kunnen de inschrijvingen inzien na het openen van de kluis, deze beoordelen op basis van het geleverde bewijs en de opdracht gunnen aan de beste inschrijver.
  • Tijdens de aanbesteding kan de aanbestedende dienst berichten versturen aan één of meerdere betrokken ondernemers, die op hun beurt weer berichten kunnen sturen naar de aanbestedende dienst.
  • Aanbestedende diensten en ondernemers kunnen periodieke rapportages genereren over hun aanbesteding of deelname aan een aanbesteding.
  • Ondernemers moeten zichzelf met behulp van eHerkenning registreren en inloggen op TenderNed.
  • Ondernemers kunnen een ondernemingsdossier aanleggen en daaruit documenten toevoegen aan hun aanmelding/inschrijving op TenderNed.
  • Geïnteresseerden kunnen – rekening houdend met de Wet Bescherming Persoonsgegevens – de data van alle openbare aankondigingen in Excel formaat downloaden.
  • Aanbestedende diensten kunnen alle data van de aanbesteding archiveren.

Principes van het basissysteem

Volgens artikel 4.13 en 4.14 van de Aanbestedingswet 2012 draagt de Minister van Economische Zaken zorg voor de inrichting, het in stand houden, de werking en de beveiliging van een elektronisch systeem voor aanbestedingen, waarmee kan worden aangekondigd, gegevens kunnen worden verzameld met het oog op het vervullen van de statistiekverplichtingen en gegevens worden verzameld ten behoeve van verslaglegging aan de beide Kamers van de Staten-Generaal. Dit systeem is TenderNed.

In de memorie van toelichting op de Aanbestedingswet 2012 wordt TenderNed het basissysteem voor aanbesteden genoemd. Om elektronisch aanbesteden te faciliteren heeft het Ministerie van Economische Zaken de afgelopen jaren TenderNed ontwikkeld en, vooruitlopend op de verplichting tot elektronisch aanbesteden, is TenderNed zodanig ingericht dat het kan functioneren als basissysteem voor elektronisch aanbesteden. Het basissysteem bestaat uit de publicatiemodule, de inschrijfmodule inclusief het digitale bedrijfsdossier en de helpfunctie met handleiding. Naast TenderNed is ook een aantal private aanbestedingsplatforms actief die een koppeling hebben met TenderNed om de verplichte publicatie te verzorgen.

Uit hoofde van de publieke taak worden op TenderNed data met betrekking tot aanbestedingen gepubliceerd. Hiermee wordt transparantie geboden en is TenderNed dé plek waar ondernemers gratis relevante informatie vinden over openbare aanbestedingen. TenderNed is de website waar ondernemers laagdrempelig, eenvoudig en effectief kunnen zoeken naar relevante aanbestedingen en kunnen deelnemen aan digitale aanbestedingen.

Belangrijkste stakeholders en gebruikers

TenderNed is er voor haar gebruikers; de aanbestedende diensten en ondernemers die gezamenlijk het publieke inkooptraject efficiënt, transparant en objectief willen doorlopen. Gebruikers worden vertegenwoordigd door belangengroepen, zoals VNO-NCW, IPO, UvW en VNG. In dit verband vertegenwoordigd BZK de inkopers van het Rijk. Onze gebruikers maken eveneens gebruik van andere systemen in het inkoopproces. Daarmee zijn onze koppelpartners (Tsenders) belangrijke stakeholders.

Een ander, evenzo belangrijke stakeholder, zijn de beheerders van TenderNed. Directoraat Generaal Energie Telecom en Mededinging (ETM), directie Mededinging en Consument (MC) als opdrachtgever en belangrijkste financier. RVO, PIANOo als eigenaar en functioneel beheerder en DICTU als technisch en applicatiebeheerder. CIO-office EZ houdt zich bezig met het Informatiebeleid bij EZ.

Een derde categorie is beleid. E-aanbesteden heeft als neveneffect meer competitie. Dit brengt beleidsmakers op nationaal niveau (DG ETM, directie MC) en op Europese (DG Growth) niveau in beeld. TenderNed is onderdeel van de Nederlandse eOverheid, daarmee is ook Directoraat Generaal Bedrijfsleven & Innovatie (B&I), directie Regedruk en ICT (R&ICT) een stakeholder.

Gebruikersaantallen en capaciteit

TenderNed wordt volop gebruikt en is voor vele inkopers het dagelijkse systeem waarmee ze werken. De applicatie wordt per jaar meer en intensiever gebruikt. Onderstaande matrix met gebruikersaantallen geeft de toename aan:

# 2010 2011 2012 2013 % 2014 % 2015 % 2016 %
Publicaties TN 1 211 2582 8717 238 17329 99 26662 54 36416 37
Publicaties T-senders   0 0 2144   5195 146 9158 76 14497 58
Aanbestedende diensten   144 437 1034 137 1359 31 1595 17 1785 12
Ondernemers   0 1548 10961 608 17839 63 22201 24 26722 20
Gebruikers TN 148 7501 27542 53021 93 73617 39 89293 21 104903 17

Bewaarplicht

De oudste aankondiging dateert van 3 december 2010, dat is bijna zes jaar geleden. De bezwaartermijn van zeven jaar loopt voor de eerste aankondigingen af. Voor de werkbaarheid van het aankondigingenplatform en de performance van het systeem zal onderzocht worden of oude publicaties kunnen worden gearchiveerd en logisch worden verwijderd.

Bekende functionele knelpunten

Alvorens te kijken naar wat er op TenderNed afkomt, is het verstandig eerst op te noemen welke problemen er op dit moment zijn in het systeem. Op 1 januari 2017 stonden 250 verzoeken tot wijzigingen (VTW’s) open. Hieronder worden de drie grootste knelpunten beschreven.

Storingen bij piekbelasting.

Bij veel kluissluitingen op hetzelfde moment vormt het aantal tegelijk inschrijvende ondernemers een steeds groter wordend probleem. In het spreiden van drukte is spreiden van pieken altijd een goed idee . Dus iedere inschrijving wordt niet direct in de kluis gedaan, alleen de unieke hashwaarde, en de inschrijving wordt in een queue geplaatst. Echter dit moet dan het enige mechanisme worden en functioneel veel uitgebreider dan de huidige TN-1143. De queue wordt dan een scheduling mechanisme die ook real time inzicht kan geven voor bijvoorbeeld de aanbestedende dienst wanneer de kluis wel open kan gaan. En zelfs prioritering op volume (eerst de inschrijvingen zonder percelen en dan die daarna). Dit biedt een instrument om deze piek bij verplicht inschrijven effectief te beheren en ook realtime feedback te geven (aanbestedende dienst informeren dat er nog 3 inschrijvingen in de queue staan). In de toekomst zouden dan de resources dynamisch op basis van de queuegrootte kunnen worden geschaald, zodat er op ieder moment weer een near-realtime situatie ontstaat.

Autorisatiemodel.

Bij het ontwerp van het autorisatiemodel is ooit bedacht dat een gebruiker éénmalig een gebruikersaccount maakt en deze meeneemt van de ene naar de andere onderneming of aanbestedende dienst. Helaas is de werkelijkheid weerbarstiger. De invoeren van eHerkenning heeft het nog complexer gemaakt. Bij indiensttreding bij een andere werkgever maakt de gebruiker een nieuw account aan in plaats van zijn huidige te gebruiken. Gevolg: veel dubbele records en overhead. Hetzelfde geldt voor het toekennen van rollen aan gebruikers. Rollen worden nu op organisatieniveau toegekend aan gebruikers. De wens bij - voornamelijk grote - organisaties is dat dit op aanbestedingsniveau kan. Gebruiker X moet in aanbesteding één procesleider kunnen zijn en in aanbesteding twee teamlid. Met het huidige autorisatiemodel is dit niet mogelijk.

Verouderde technische componenten

TenderNed bestaat uit een aantal technische componenten die periodiek een upgrade ondergaan. Het is van belang dat deze upgrades eveneens in TenderNed worden doorgevoerd, dat heet life cycle management op de technische componenten. In de afgelopen jaren heeft TenderNed een achterstand opgelopen in bijna alle software componenten. Deze achterstand in combinatie met verouderde technologie is risicovol.

4. Waar gaan we naar toe?

Beleid & wetgeving

De Europese aanbestedingsrichtlijnen uit 2014 hebben geleid tot een gewijzigde versie van de Aanbestedingswet 2012, die inging op 1 juli 2016. De komende jaren zijn geen grote wijzigingen te verwachten in de Aanbestedingswet 2012. TenderNed zal de komende jaren nodig hebben om alle wijzingen uit de huidige wet in te voeren.

Een belangrijk element uit de Aanbestedingswet 2012 is elektronische communicatie, waaronder het verplicht elektronisch indienen van de inschrijving. Dit zal per 1 juli 2017 in Nederland verplicht zijn. Momenteel wordt 82% van alle inschrijvingen digitaal ingediend. De verplichting zal vermoedelijk leiden tot een groei van het aantal gebruikers, aanbestedingen (Europees én Nationaal) en offertes.

Beleidsmatig is het aanbestedingsdomein wel in beweging en kunnen we de komende jaren het volgende verwachten:

  • Het ‘eenmalig opdragen’ principe. Het gebruik van e-Certis (een tool voor het opzoeken van bewijsmiddelen ten behoeve van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen) en de ESPD (Uniform Europees Aanbestedingsdocumen, UEA) is opgenomen in de Europese richtlijn (2014/24/EU). Deze middelen zijn het begin van het ‘eenmalig opvragen’ principe. Uiteindelijk ambieert de overheid geen informatie op te vragen die zij zelf reeds in haar bezit heeft of waarvan de ondernemer de overheid machtigt het bewijs zelfstandig op te vragen. Naar verwachting zal de komende vijf jaar beleidsmatig veel aandacht aan dit principe worden geschonken.
  • De Europese aankondigingsformulieren zullen een nieuwe revisieslag ondergaan. Er wordt gedacht aan een drastische uniformering. Het is de ambitie de nieuwe formulieren te baseren op Europese standaarden (CEN/TC440 en UBL2.2)
  • In 2015 is het wetsvoorstel dat strekt tot uitvoering van de EU-verordening over het grensoverschrijdend gebruik van elektronische identificatiemiddelen en vertrouwensdiensten tussen de lidstaten van de Europese Unie (eIDAS, (EU) Nr. 910/2014) gepubliceerd. De komende jaren wordt een centrale Nederlandse eIDAS-voorziening gebouwd. Naar verwachting zal dit effect hebben op het gebruik van authenticatie en ondertekening in TenderNed.
  • De Europese richtlijn biedt ruimte aan de commissie om Europese aanbestedingsstandaarden voor te schrijven. Resultaten van projecten als PEPPOL en eSENS worden opgenomen in de CEF. Er is Europese subsidie beschikbaar om standaarden te implementeren. Hieruit blijkt een van de prioriteiten van DG Growth: aansluiting op de Europese digitale infrastructuur voor aanbesteden.
  • Wet Generieke Digitale Infrastructuur (WGDI). In de eerste tranche worden alleen eID en standaarden opgenomen. In latere instantie zullen voorzieningen van de GDI worden geregeld, zoals Overheid.nl, MijnOverheid.nl met onder andere de Berichtenbox voor burgers, Ondernemersplein en de Berichtenbox voor bedrijven. De verplichting voor bestuursorganen om aan te sluiten op de voorzieningen en deze te gebruiken, wordt in deze wet geregeld en gefaseerd ingevoerd.

Budget

Voor beheer, onderhoud en doorontwikkeling van het systeem TenderNed is structureel een jaarlijks bedrag van 9,1 miljoen beschikbaar.

Groeiscenario's

Bij het voorspellen van toekomstige groei van het aantal gebruikers, organisaties en opslagcapaciteit van het systeem zijn de volgende constateringen gebruikt en aannames gedaan:

  • Sinds 1 april 2013 staat 100% van alle aankondigingen op TenderNed.
  • 65% van alle aankondigingen is via TenderNed aangemaakt, 35% via andere systemen per 2015.
  • Volledig elektronisch doorlopen van Europese aanbestedingen is verplicht vanaf 1-7-2017.
  • 60% van alle digitale aanbestedingen (exclusief onderhandse aanbestedingen) lopen via TenderNed, 40% via andere systemen.
  • Er zijn 2.000 aanbestedingsplichtige organisaties in Nederland. Naar verwachting zullen steeds meer publieke organisaties uit het maatschappelijk middenveld aanbestedingsplichtig worden. Dit zal het aantal aanbestedende diensten op TenderNed doen stijgen.
  • Het aantal gebruikers zal blijven groeien. Daarna enkel vlakke groei van gebruikers, namelijk door vervanging werknemers en ontstaan nieuwe bedrijven/aanbestedende diensten.
  • Gemiddeld zijn er 5,5 á 6 inschrijvingen per digitale aanbesteding (inclusief onderhandse aanbestedingen).
  • Een digitale inschrijving van een onderneming heeft een gemiddelde omvang voor type opdracht Werken van 100MB; Voor type opdracht Leveringen en Diensten is dit significant minder MB.
  • Een aanbestedende dienst publiceert voor type opdracht Werken gemiddeld 50MB aan documenten per aanbesteding. Voor type opdracht Leveringen en Diensten is dit significant minder MB.

Onderstaande tabel geeft de voorspelling weer in groei aantallen in TenderNed.

tabel groei TenderNedtabel groei TenderNed

Onderstaande tabel geeft de voorspelling weer in groei capaciteit in TenderNed.

Tabel groei capaciteit TenderNed

Details zijn terug te vinden in bijlage 1 en komen uit het Functionele Ontwerp TenderNed.

Gebruikersbeleving

Stabiliteit is een voorwaarde voor alles. TenderNed faciliteert het primaire proces van vele inkopers in Nederland. Als er een storing in TenderNed is, kunnen hele inkoopteams hun werk niet doen. Stabiliteit van het systeem, ook met groeiende aantallen gebruikers, is cruciaal.

Om de gebruikers goed te kunnen bedienen is het van belang wijzigingsverzoeken (VTW’s) te realiseren. De tijd tussen wens en realisatie (marktintroductietijd) moet zo klein mogelijk worden gemaakt. Dit vraagt om een versnelling van het ontwikkel-, bouw-, test- en releaseproces. Het is altijd de ambitie om het doorloopproces van nieuwe functionaliteiten naar productie te optimaliseren.
Moderne systemen vertellen de gebruikers wat ze kunnen verwachten, hoe lang iets duurt, met welk proces het systeem bezig is. Dit heet realtime system feedback voor gebruikers. Voor veel gebruikers is TenderNed toch een black box. TenderNed zou heel transparant aan gebruikers in realtime terug kunnen koppelen hoe de bezetting van het systeem is. Transparantie heeft een positief effect op gebruikersbeleving en gebruiksgedrag.

Er is een duidelijke trend van verdergaande digitale dienstverlening (bijv. chat in applicatie). Er zal meer vraag komen naar ondersteuning in de applicatie. Minder helpteksten en meer directe ondersteuning in de applicatie. Goede ondersteuning voor de gebruiker vereist een klantgerichte en goed informeerde servicedesk. Het is de ambitie om de TenderNed servicedesk dichter bij de beheerders te plaatsen.

TenderNed brengt structuur aan in het digitale aanbestedingsproces, zodat steeds duidelijk is voor zowel aanbestedende dienst als ondernemer, welke volgende stap zij moeten zetten in het proces. Aanbestedende diensten kunnen via TenderNed op eenvoudige wijze een digitale aanbesteding doorlopen, waarbij zij goed ondersteund worden in het structureren van de cruciale informatie in hun aanbesteding (Eisen en Criteria) en daarmee in de inschrijvingen die zij ontvangen. TenderNed moet de kans op fouten door de gebruiker (zowel aanbestedende dienst als ondernemer) minimaliseren.

TenderNed heeft vele belanghebbenden. Bij het maken van keuzes voor functionele uitbreidingen van het systeem, ook als die keuzes beleidsmatig gewenst/opgedragen zijn, zal altijd de gebruikersbeleving worden meegewogen.

Functionele veranderingen

De functionele scope van TenderNed beslaat het gehele aanbestedingsproces: publicatie- en inschrijfmodule. Dit is het basissysteem. Het ligt niet in de lijn der verwachting dat de functionele scope in de komende vijf jaar zal worden uitgebreid. De wijzingen liggen binnen de scope van het systeem en zullen gericht zijn op het verbeteren van bestaande functionaliteit. Het streven is tijdens de doorontwikkeling van TenderNed minimaal 20% van de tijd te reserveren voor functionele wijzigingen aangedragen door de gebruiker.
De wereld is mobiel geworden, zo ook onze gebruikers. Met name de ondernemer zal steeds meer met mobiele apparaten (tablet, mobiel) het aanbestedingsproces volgen. TenderNed zal hierin moeten volgen. Het is een onjuiste gedachte om de huidige applicatie één-op-één geschikt te maken voor een mobiel apparaat, dus dit enkel als een interface wijziging te beschouwen. Dit is een proces wijziging. Door het huidige proces op te knippen in de kleinere eenheden, kan vervolgens per eenheid worden bepaald hoe dit op mobiele apparaten kan (of niet) worden ondersteund. Bv ‘het stellen van een vraag’ kan wel, maar ‘het uploaden van offerte documenten’ alleen als je documenten reeds online staan.

Door TenderNed functioneel op te delen in de kleinere eenheden kan dit technisch worden vormgegeven door modules. Deze modulaire opbouw is eveneens gunstig voor beheer en onderhoud van het systeem.

Technische veranderingen

De techniek is voortdurend in beweging. Favoriete technologieën en oplossingen van vandaag worden morgen alweer opzij geschoven voor nieuwe. Andere blijven echter vele jaren actueel en worden voortdurend verbeterd en geactualiseerd. Het is voor een groot en complex systeem als TenderNed zaak om te kiezen voor technologie die enerzijds stabiliteit en toekomstvastheid biedt en anderzijds voldoende kan inspelen op nieuwe mogelijkheden en trends.

De naar verwachting belangrijkste thema’s waar TenderNed de komende jaren op zal moeten (blijven) inspelen zijn:

Cloud

In de softwarewereld wordt steeds meer waarde toegekend aan de flexibilisering en standaardisatie van de infrastructuur door middel van Cloudoplossingen. TenderNed kent enerzijds flinke piekmomenten en anderzijds periodes van gering gebruik. Cloud biedt bij uitstek de mogelijkheid om hierop in te spelen door flexibel op- en af te schalen en daarmee mogelijk een kostenvoordeel te bereiken. Het toepassen van nieuwe containertechnologieën zorgt daarbij voor een verdere verhoging van de standaardisering en automatisering.

Open source

Open source technologieën zijn door de jaren heen over het algemeen steeds volwassener geworden en bieden in veel gevallen een doeltreffend, flexibel en voordelig alternatief voor commerciële producten. Het blijft echter zaak om zowel de gebruikte als nog te selecteren open source technologieën goed te (blijven) beoordelen op aspecten als volwassenheid, activiteit van de community en fase in de levenscyclus. Daarnaast ontstaat in toenemende mate een behoefte aan ondersteuning voor en garantie op de meer complexe open source oplossingen, om de bedrijfszekerheid te garanderen. Dit wordt geboden in de vorm van enterprise open source. Een voorbeeld hiervan binnen TenderNed is de applicatieserver Red Hat JBoss EAP. Soms biedt een commercieel pakket echter een betere oplossing voor een specifiek probleem dan een open source product. Bij het kiezen van de meest geschikte oplossing voor TenderNed moet de business value altijd leidend zijn, waarbij de kosten, baten en risico’s zorgvuldig worden afgewogen.

Responsive webdesign

Schermen van webapplicaties bieden steeds meer (interactie)mogelijkheden en passen zich aan de verschillende devices aan waarop ze worden getoond. Dit wordt onder meer bereikt door gebruik te maken van Javascript technologieën. TenderNed kan ook gebruik maken van deze mogelijkheden, maar dit zal niet voor alle onderdelen van de applicatie nodig of gewenst zijn. Het opdelen van TenderNed in modules maakt het gemakkelijker om per onderdeel van de applicatie te kiezen welke gebruikersinteractie mogelijk moet worden gemaakt en dus welke technologie moet worden toegepast.

Security

De informatiebeveiligingsmaatregelen binnen TenderNed moeten duurzaam het hoofd blijven bieden aan bestaande en nieuwe cyberdreigingen. Dit wordt bereikt door te zorgen dat TenderNed blijft voldoen aan de bestaande en nieuwe (overheids)eisen en standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, en daarnaast door proactief in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden op dit gebied.

Met technologie die zich voortdurend doorontwikkelt en vernieuwt is het zaak om bij te blijven. Als TenderNed dit niet doet zal het een technische schuld opbouwen die steeds moeilijker af te lossen wordt, zo heeft het verleden ook daadwerkelijk uitgewezen. Daarom zal tijdens de doorontwikkeling van TenderNed steeds minimaal 20% van de tijd worden gereserveerd voor het technisch up-to-date houden van de applicatie.

Koppelingen met andere systemen

Het is belangrijk dat het basissysteem de aansluiting behoudt met zijn omgeving. Nederlandse aanbestedende diensten willen aanbiedingen vanuit heel Europa. Aansluiten bij het Europese netwerk voor elektronisch aanbesteden is daarom essentieel.

TenderNed heeft zich de afgelopen jaren gericht op overheidsopdrachten binnen de Nederlandse grenzen. Aansluiting op de Europese infrastructuur voor aanbesteden vergroot de kansen voor Nederlandse ondernemers en aanbestedende diensten buiten de grenzen. Eén Europese markt. Concreet betekent dit dat aanbestedingen door andere Europese landen beter toegankelijk worden voor Nederlandse ondernemingen.
PIANOo heeft goede contacten in Europa. Zij levert een bijdrage aan het ontwikkelen van aanbestedingsstandaarden in de CEN/TC440, doet de projectleiding van de eTendering pilot in het eSENS project en heeft zitting in Multi-Stakeholder Expert Group on e-Procurement (EXEP).

TenderNed is één van de inkoopsystemen die Nederlandse aanbestedende diensten kunnen gebruiken. Volledige digitale ondersteuning van het inkoopproces betekent koppelingen met andere inkoopsystemen. Niet alleen koppelingen met overheidssystemen, zoals DigiInkoop, maar ook koppelingen met commerciële systemen. Inschrijvers worden geconfronteerd met meerdere aanbestedingssystemen met verschillende interfaces. De vraag naar standaardisatie van systemen neemt toe.

Gemeenschappelijke overheidscomponenten (EZ & eOverheid)

TenderNed is onderdeel van de Nederlandse eOverheid en maakt daarom gebruik van opgeleverde bouwstenen, zoals eHerkenning het Elektronisch Ondernemersdossier. Ontwikkelingen binnen de eOverheid worden op de voet gevolgd. Elke bouwsteen zal worden onderzocht op bruikbaarheid en volwassenheid. PIANOo zal (in samenwerking met de beleidsverantwoordelijken) de bouwstenen voorleggen aan TenderNed gebruikers om zo bruikbaarheid in de praktijk te toetsen.

Het Ondernemingsdossier en de Berichtenbox voor bedrijven worden doorontwikkeld tot MijnOverheid voor Ondernemers. Dit betekent ook dat het Ondernemingsdossier niet verder ontwikkeld en uitgerold wordt.
De Kamer van Koophandel gebruikt het NHR-model (basisregistratie Handelsregister) voor de registratie van ondernemers en de vestigingen. Het is nuttig om te bezien of TenderNed zich hier aan kan conformeren, het verlenen van toegang voor digitale diensten per vestiging is wezenlijk anders dan in TenderNed.

TenderNed als applicatie is eigendom van het Ministerie van Economische Zaken (EZ) en derhalve onderdeel van het Eigen Tuin op Orde programma. Dit programma gaat verder dan de eOverheidsagenda. Bouwstenen worden in eigen applicaties geïmplementeerd als voorbeeld voor andere overheden. TenderNed is deel van het eDU project en moet rekening houden met de gemeenschappelijke EZ-componenten die in dit project worden ontwikkeld. Zoals de Toegangsverleningservice (TVS), Machtigingsvoorziening (GBV), digitale handtekening, internationale toegang en aansluitvoorzieningen voor Berichtenbox (BOS).

Omgaan met data

PIANOo publiceert uit hoofde van haar publieke taak data met betrekking tot aanbestedingen op TenderNed. Ook de komende vijf jaar zal PIANOo doorgaan met het publiceren van deze data.

Niet alleen onbewerkte data wordt gepubliceerd. PIANOo zal ook bewerkte data en analyses op basis van TenderNed data publiceren. Het netwerk van PIANOo is een krachtig middel om uitvoerders (inkopers) en onderzoekers (universiteiten) bij elkaar te brengen. Op basis van data uit het verleden en goede analyses, kan de aanbestedingspraktijk verder worden geprofessionaliseerd. Bij het publiceren wordt door PIANOo rekening gehouden met de Wet bescherming persoonsgegevens.

Na vijf jaar elektronisch aanbesteden bevat TenderNed informatie over aanbestedend Nederland. Steeds meer beleidsmakers, toezichthouders en handhavers zien de waarde in van deze informatie. Naar verwachting zal de vraag naar aanbestedingsdata ten behoeve van beleidsvorming toenemen. Het verstrekken van data heeft ook een kostenaspect. TenderNed zal de kosten voor het verstrekken van data mogelijk doorberekenen aan de vragende partij.

Beheer van het systeem

In TenderNed zijn naast de aanbestedende dienst en ondernemer ook gebruikers in de rol van beheerder actief. Deze voeren functioneel beheer taken uit en kunnen in de tweede lijn problemen oplossen. Oorspronkelijk is hiervoor de rol Centraal Beheerder gedefinieerd en later is deze gesplitst in de rollen Servicedesk medewerker en Functioneel Beheerder. In de praktijk blijkt dat er meer gelaagdheid nodig is om het toekennen van deze rollen aan bevoegde personen beter te kunnen structureren. Dat kan door de (her-)introductie van een Centraal Beheerder als eindverantwoordelijke voor het toekennen van bevoegdheden binnen TenderNed. In de ontwerpfase kan de synergie met activiteiten van PIANOo worden versterkt. Ondersteuning door aanbestedingsexperts kan de kwaliteit van het functioneel ontwerp vergroten. Zorg voor scherpere afbakening van verantwoordelijkheden in de interne organisatie, zodat mensen elkaar makkelijker kunnen vervangen en er professioneler gewerkt wordt.

5. Conclusie: kaders/keuzes

De komende vijf jaar staat de gebruiker centraal. Publieke inkopers en ondernemers – TenderNed gebruikers – moeten kunnen vertrouwen op een robuust systeem dat de hen helpt hun werk beter te doen. Namelijk kopen en verkopen in een publieke omgeving. Op basis hiervan kiest PIANOo voor drie speerpunten om in de periode 2017-2022 de ontwikkelingen te prioriteren.

1. Robuustheid

TenderNed is het primaire aanbestedingsysteem voor vele inkopers. Het systeem dient betrouwbaar en stabiel te zijn. Dit vraagt om een robuust systeem, voorbereid (schaalbaar) voor grotere aantallen gebruikers en grotere aantallen aanbestedingen. De huidige knelpunten in het systeem, waaronder de technische achterstand, dienen op korte termijn opgelost te worden. Wijzigingsverzoeken dienen te worden gerealiseerd en de lijst met VTW’s zo klein mogelijk worden gemaakt.

De beheerprocessen van het systeem moeten efficiënt zijn ingericht. Onderhoud, beheer, doorontwikkeling van het systeem, maar ook de servicedesk, gebruikersbegeleiding en governance zullen continue worden verbeterd met het oog op robuustheid, efficiëntie en controle.

2. Gebruiker

Door TenderNed functioneel op te delen in de kleinere eenheden kan Tenderned technisch worden vormgegeven door modules. Deze modulaire opbouw is eveneens gunstig voor beheer en onderhoud van het systeem.

Het systeem is er voor de gebruiker. Bij elke ontwikkeling ligt de focus primair op de gebruiker. De gebruiker kan, waar nodig beter digitaal worden ondersteund door directe feedback van het systeem of verdergaande digitale interactie met de helpdesk. Uiteraard aanvullend op bestaande fysieke hulpmiddelen, zoals de servicedesk.

3. Omgeving

De omgeving van TenderNed zal nauwlettend in de gaten worden gehouden.

  • Nationaal is van belang de infrastructuur van het eigen ministerie, de nationale eOverheid onder leiding van de Digicommissaris en interactie in de inkoopketen.
  • Europees is de interoperabiliteit met andere landen en andere systemen van belang. De standaarden die hiervoor nodig zijn worden mede door PIANOo ontwikkeld.

Bijlage: Details kwantiteiten document

Uitgangspunten voor 2015-2020

  • Sinds april 2014 staat 100% van alle aankondigingen op TenderNed
  • 70% van alle aankondigingen zijn via TenderNed gepubliceerd; 30% via andere systemen.
  • Aankondigingen voor opdrachten op een marktplaats zal het aantal aankondigingen doen stijgen.
  • Volledig elektronisch aanbesteden verplicht vanaf 1-7-2017.
  • 60% van alle aanbestedingen lopen via TenderNed; 40% via andere systemen.
  • Er zijn 2.000 aanbestedingingsplichte inkooporganisaties in Nederland. Echter, er zullen ook publieke inkooporganisaties vrijwillig van TenderNed gebruik maken (maatschappelijk middenveld). Dit zal het aantal Aanbestedende diensten op TenderNed doen stijgen.
  • Het aantal gebruikers zal blijven groeien tot de verplichting in 2017. Daarna enkel vlakke groei van gebruikers door vervanging werknemers en ontstaan nieuwe bedrijven.
  • Gemiddeld zijn er 5,5 á 6 inschrijvingen per digitale aanbesteding.
  • Een digitale offerte van een ondernemning heeft een gemiddelde omvang van 100MB.
  • Een aanbestedende dienst publiceerd gemiddeld 50MB aan documenten per aanbesteding.
Aantal aanbestedingen 2014Globale schatting groei TenderNedSchatting opslagcapaciteit

Kengetallen

Kengetallen vervolg
Naar boven
Logo Rijksoverheid - Naar beginpagina van Tenderned.nl