'Van een kennissessie worden we allemaal wijzer'

Problemen oplossen

‘Soms zie ik aan de telefoontjes van de servicedesk dat een aanbestedende dienst veel vragen aan ons stelt. Dan bel ik ze op en vraag of ze behoefte hebben aan een kennissessie. We bespreken dan praktische problemen waar ze tegenaan lopen,’ vertelt Hans.

Bij andere sessies is de aanbestedende dienst juist de initiator. ‘Het gebeurt ook dat een aanbestedende dienst mij benadert met het verzoek of ik een kennissessie wil verzorgen. Sommige verzoeken krijg ik via LinkedIn, andere verzoeken via de servicedesk. Het komt ook voor dat een inkoopteam mijn contactgegevens via andere inkopers krijgt.’

‘Ik verzorg de sessies geheel kosteloos. Het maakt daarbij niet uit of de aanbestedende dienst ons benadert, of dat het initiatief vanuit mij komt. Als de nood hoog is kan ik binnen een week een kennissessie verzorgen. Ik heb vooraf alleen een paar dagen nodig om een presentatie in elkaar te zetten.’

(On)mogelijkheden

Een kennissessie duurt meestal zo’n 2 uur. De grootte van de groepen verschilt per keer. ‘De ene keer geef ik een presentatie aan 3 personen en de andere keer zijn het er 26. De aanwezigen hebben over het algemeen de functie inkoper. Soms zit er een jurist bij als die onderdeel is van het team.’

‘Vooraf krijg ik al wat punten door van het team. Vaak zijn dat de onmogelijkheden van TenderNed. Bijvoorbeeld het instellen van een extra vragenronde. Dat kan nu niet, maar het staat wel op onze planning om dat te ontwikkelen. Dan vertel ik ze dat het bij ons onder de aandacht is, omdat het een bekende wens is van onze gebruikers.’

‘Soms is een onmogelijkheid het gevolg van een restrictie op het formulier. Ik leg dan uit dat de formulieren zijn gebouwd op basis van regels vanuit Europa en dat wij die beperking daarom niet in de hand hebben. Vaak geeft dat inzicht en neemt het de irritatie weg naar TenderNed. Dat kweekt begrip en zorgt voor een betere verstandhouding. Ze snappen dan waarom wij bepaalde keuzes maken.’

Kennis delen leidt tot betere applicatie

Hans haalt zelf ook veel informatie uit een kennissessie. ‘Soms hoor ik een nieuwe wens. Daar kan ik dan een ticket voor aanmaken om te kijken of we die wens kunnen omzetten naar een verbetering op onze website. Enige tijd geleden had ik een kennissessie bij Inkoopkracht Zuid-Holland West. Zij benoemden een irritatie dat het openen van een ZIP-bestand vaak tot problemen leidde. Dit werd veroorzaakt door een te lange bestandsnaam. Wij zijn direct na de sessie met dit signaal aan de slag gegaan en 2 maanden later hadden we al een wijziging doorgevoerd. Daarmee heb je wat mij betreft een mooi voorbeeld van hoe een kennissessie iets oplevert voor de aanbestedende dienst én TenderNed.’

Positieve reacties

Hans is vanuit TenderNed de enige medewerker die kennissessies verzorgt voor aanbestedende diensten. ‘Ik doe dat gemiddeld 1 keer per maand. Een kennissessie kan zowel online als op locatie plaatsvinden. Dat laatste heeft mijn voorkeur. Je hebt dan een andere dynamiek en dat vind ik zelf prettiger. Ik krijg veel positieve reacties en ook vaak het verzoek om terug te komen. Bijvoorbeeld omdat het team uit nieuwe mensen bestaat.’

Op meerdere manieren informatie vergaren

Behalve de kennissessies is Hans ook verantwoordelijk voor de synergie. Dat wil zeggen dat hij actief op zoek gaat naar samenwerking binnen het inkoopdomein, met het doel kennis, processen en/of systemen meer te bundelen. Verder houdt Hans zich bezig met functioneel beheer van de website en gebruikersbeheer.

‘In mijn rol vergaar ik op verschillende manieren informatie. Voor het stukje gebruikersbeheer houd ik een vinger aan de pols door in de gaten te houden wat er speelt bij gebruikers. Dat doe ik bijvoorbeeld via analyses op basis van onze data. Door te weten wat er speelt kunnen we de gebruiksvriendelijkheid van onze applicatie verbeteren. We hebben te maken met tienduizenden gebruikers die van alles en nog wat willen. Wij filteren en prioriteren vervolgens waar we mee aan de slag moeten. Daarnaast heeft onze website een feedback-knop, hebben we een gebruikersgroep die 2 keer per jaar bij elkaar komt en natuurlijk de eerder genoemde kennissessies die ik organiseer. Via al deze kanalen vergaren we informatie en houden we feeling met de markt.’