Bij een klein aantal aanbestedingen is sprake van een eenmalige levering, maar bij de meeste aanbestedingen wordt een contract afgesloten voor een bepaalde periode. Dit kan enkele maanden zijn, bijvoorbeeld bij eenmalig onderhoud of een eenmalig onderzoek. In de meeste gevallen wordt echter een contract afgesloten voor enkele jaren, waarbij ook verlengingsopties worden afgesproken. In deze analyse kijken we onder andere in welke sectoren de gemiddelde contractduur het kortst en het langst is.
Uitgangspunten
- Periode: deze analyse heeft betrekking op de periode 1 juni 2025 tot en met 31 mei 2026, op basis van de publicatiedatum.
- Buiten beschouwing gelaten:
- Onderhandse procedures
- Aanbestedingen met betrekking tot een dynamisch aankoopsysteem
- Erkenningsregelingen
- In de analyse opgenomen: aanbestedingen die via TenderNed zijn uitgevoerd en aanbestedingen die via een tSender zijn verlopen.
Gebruikte dataset: deze analyse is gebaseerd op de data uit documenten.
Over het algemeen zijn er geen beperkingen voor een maximale contractduur, behalve als opdrachten worden voorbehouden aan sociale ondernemingen. Bij raamovereenkomsten geldt in principe een maximale looptijd, maar hiervan mag met een goede motivatie worden afgeweken. Meer informatie hierover staat op pianoo.nl: minimum en maximum looptijd.
Onbepaalde looptijd of onbepaald aantal verlengingen
Voordat we kijken naar de duur van de looptijd, kijken we hoe vaak deze onbepaald is. In dat geval wordt vaak afgesproken dat de opdrachtgever en opdrachtnemer na een bepaald moment de overeenkomst mogen beëindigen. Dit komt niet vaak voor: slechts bij 0,1% van de aanbestedingen.
Daarnaast is het mogelijk dat een initiële contractduur voor een bepaalde periode wordt afgesproken, maar dat het daarna mogelijk is om het contract een onbepaald aantal keer te verlengen. Ook hierbij wordt vaak afgesproken dat na een bepaalde datum zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer kan besluiten om geen gebruik meer te maken van de verlengingsoptie. Deze situatie komt bij ongeveer 1% van de aanbestedingen voor, vooral bij verzekeringen en in mindere mate bij ICT.
Initiële looptijd
De initiële looptijd is de contractduur voordat eventuele verlengingsopties ingaan. Gemiddeld is deze 37 maanden, dus ruim 3 jaar. In de grafiek hieronder ziet u hoe vaak contracten met een bepaalde initiële looptijd in het afgelopen jaar zijn aanbesteed.
We berekenden dit gemiddelde ook voor sectoren waarvoor in deze periode minstens 50 aanbestedingen zijn gepubliceerd. De initiële looptijd is gemiddeld het kortst bij aanbestedingen in de bouwsector en bij inhuur van personeel: in beide gevallen 30 maanden. De hoogste gemiddelde initiële looptijden zien we bij printers en multifunctionals (54 maanden), medische apparatuur (55 maanden) en warme dranken-voorzieningen (58 maanden).
Verlengingsopties
Bij ongeveer twee derde van alle aanbestedingen is er minimaal één optie tot verlenging. Zijn er verlengingsopties opgenomen in de uitvraag, dan mag gemiddeld 2,6 keer worden verlengd. De totale duur van alle verlengingsopties van een contract is gemiddeld 41 maanden, langer dus dan de gemiddelde initiële looptijd.
In de grafiek hieronder valt op dat de totale duur van de verlengingsopties vaker een even aantal jaren beslaat dan een oneven aantal jaren.
Looptijd inclusief verlengingen
Eerder keken we naar de sectoren met de kortste en langste gemiddelde initiële looptijd. Tellen we alle verlengingsopties op bij de initiële looptijd, dan kunnen we ook bekijken welke sectoren gemiddeld de langste contractduur inclusief verlengingsopties hebben.
Warme dranken-voorzieningen staan hier op plek 3, met gemiddeld 94 maanden. De langste totale contractduur zien we bij de energiesector (96 maanden) en ICT (105 maanden). Het gemiddelde over alle sectoren heen is 77 maanden.
Vergelijking met aanbestedingsplatform
De bovenstaande cijfers hebben we uit de aanbestedingsdocumenten gehaald. In de aankondiging op TenderNed worden ook gegevens over de looptijd en verlengingen opgenomen, maar deze blijken in de praktijk soms lastig te interpreteren.
In eForms kan een geraamde duur worden opgegeven en kan informatie over verlengingen worden verstrekt; deze velden kunnen ook met „onbekend” worden ingevuld. In de praktijk zien we dat bij de geraamde duur soms de initiële looptijd wordt ingevuld en soms de looptijd inclusief verlengingen, zonder dat dit onderscheid zichtbaar is. De informatie over verlengingen bestaat grotendeels uit een vrij tekstveld: in een numeriek veld kan wel worden opgenomen hoeveel verlengingen er mogelijk zijn, maar de maximale duur van de verlengingen staat in ongestructureerde tekst.
We hebben daarom alleen de data van de geraamde duur uit de aankondiging vergeleken met de data van de initiële looptijd volgens de documenten. In de grafiek hieronder staan de aanbestedingen uit TenderNed waarvoor we in de documenten een looptijd konden vinden. In ongeveer de helft van de gevallen komt de geraamde duur overeen met de initiële looptijd uit de documenten, in bijna 15% van de gevallen komt deze overeen met de looptijd inclusief verlengingen uit de documenten. Bij zo’n 18% wijkt de looptijd af en in nog eens 18% is de looptijd niet ingevuld in de aankondiging.
