Zakendoen met de Rijksoverheid gaat steeds vaker digitaal. Niet alleen het aanbesteden via TenderNed, maar ook het bestellen en factureren daarna. Voor dat laatste deel is er het Kenniscentrum e-procurement van RVO. TenderNed en het kenniscentrum trekken de banden aan. Wat betekent dit voor u?
Wat is e-procurement?
E-procurement is het digitaliseren van het hele proces van bestellen tot betalen: van e-order tot e-factuur. Denk hierbij ook aan e-catalogi en e-inhuurberichten. Het doel is een efficiënter inkoopproces, een eenvoudigere administratie en meer transparantie.
E-factureren is inmiddels redelijk bekend. Leveranciers zijn sinds 1 januari 2017 verplicht om e-facturen te sturen aan de Rijksoverheid. Sinds 2019 moeten alle overheden e-facturen kunnen ontvangen. De e-order is minder bekend en nog niet verplicht. Toch levert ook die winst op. Een e-order komt direct en foutloos in het ordersysteem van de leverancier. Op basis daarvan maakt de leverancier meteen een factuur die de overheid efficiënt kan verwerken. Dat kan zorgen voor een snellere betaling. Wel staat de Rijksoverheid hiermee nog aan het begin. Zij start nu vooral met het digitaal bestellen van standaardproducten en -diensten uit een catalogus. Voor complexere inkopen buiten een catalogus werkt de Rijksoverheid aan uitgebreidere digitale bestelmogelijkheden (advanced ordering). Ook e-inhuurberichten, voor de inhuur van externe medewerkers, zijn inmiddels technisch volledig mogelijk. Daarvoor zijn al verschillende succesvolle pilots afgerond.
Wat doet het Kenniscentrum e-procurement?
Het Kenniscentrum e-procurement geeft informatie, advies en praktische ondersteuning bij het digitaal uitwisselen van inkoopberichten. Denk aan e-facturen, e-orders en digitale tijdkaarten (e-timecards). Het kenniscentrum is er voor rijksorganisaties, decentrale overheden en zbo’s, en voor ondernemers die zakendoen met de overheid. Ook organiseert het kennissessies, webinars en meet-ups. Voor leveranciers van de Rijksoverheid heeft het kenniscentrum een eigen loket: de Helpdesk e-factureren.
Net als TenderNed, PIANOo en het Inkoop Uitvoeringscentrum EZK LNV is het kenniscentrum onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Wat betekent dit voor aanbestedende diensten?
Wilt u dat uw leveranciers vanaf de start van het contract digitaal kunnen bestellen en factureren? Geef dan al in uw aanbestedingsdocumenten duidelijke informatie over hoe u digitaal zakendoet. Het kenniscentrum denkt met u mee over hoe u leveranciers informeert over e-factureren, bijvoorbeeld in de opdrachtbrief of op uw website. Ook kunt u er terecht met vragen over het aansluiten van (nieuwe) leveranciers. Heeft u vragen over de standaarden die de Rijksoverheid gebruikt voor e-orders, e-facturen en e-catalogi? Ook dan helpt het kenniscentrum u op weg.
Wieke Zwagemaker, stakeholdermanager Rijksoverheid bij het Kenniscentrum e-procurement: „Samen succesvol aanbesteden? Ontwerp de digitale keten vanaf de start. Vroeg duidelijkheid geeft minder risico, minder maatwerk, minder vertraging én een betere leverancierservaring.”
Wat betekent dit voor ondernemers?
Levert u aan de Rijksoverheid? Dan stuurt u uw facturen als e-factuur. Dat kan bijvoorbeeld via Peppol. Peppol is een internationale standaard en een netwerk voor het veilig versturen, ontvangen en verwerken van digitale inkoopberichten, zoals e-facturen en e-orders. Met vragen over het maken en versturen van een e-factuur of over Peppol kunt u terecht bij de Helpdesk e-factureren. Deze helpdesk is er speciaal voor leveranciers van de Rijksoverheid.
U kunt opdrachten van de Rijksoverheid ook als e-order via Peppol ontvangen. Is uw software daarvoor geschikt? Neem dan contact op met het kenniscentrum.
TenderNed en het kenniscentrum
TenderNed ondersteunt het aanbestedingsproces, van geplande aanbesteding tot gunning. Het kenniscentrum richt zich op wat daarna komt als het contract er ligt: digitaal bestellen en factureren. Toch begint dat al eerder. Wilt u na de gunning digitaal bestellen en factureren? Informeer leveranciers daar dan vooraf goed over. Dat doet u al bij het aankondigen van de opdracht. Precies daar raken TenderNed en het kenniscentrum elkaar. TenderNed en het kenniscentrum onderzoeken daarom waar zij verder kunnen samenwerken. Dat past bij de ambitie van TenderNed om een open en verbonden platform te zijn, dat aansluit op het bredere digitale ecosysteem.
Meer informatie
Heeft u een vraag over e-procurement? Kijk op de website van het Kenniscentrum e-procurement of stuur een e-mail naar kenniscentrum-eprocurement@rvo.nl. Een medewerker neemt dan contact met u op.
