Sinds 1 juli is de TenderKalender live op TenderNed. Aanbestedende diensten kunnen hun geplande aanbestedingen publiceren in een openbaar overzicht. Ondernemers en inkopers zien zo ruim van tevoren wat er aankomt. Het idee ontstond niet bij TenderNed zelf, maar bij de gebruikers. Twee pilotdeelnemers vertellen over hun ervaringen.
Van losse lijstjes naar één platform
Veel gemeenten worstelden al langer met het delen van hun inkoopplanning. Sommige publiceerden maandelijks een pdf, andere deelden hun planning informeel met bekende partijen. Het resultaat was overal hetzelfde: versnipperde informatie die snel verouderde en voor ondernemers lastig te vinden was.
Bij gemeente Medemblik was dat de directe aanleiding om zelf in actie te komen. Inkoopadviseur Carla Sels ging samen met collega’s van het inkopersnetwerk Noord-Holland Noord op zoek naar een werkend systeem. „We wilden juist iets dynamisch, wat actueel inzicht geeft”, zegt Sels. „Wat je deze maand publiceert in een pdf, wordt altijd ingehaald door de werkelijkheid.” Samen met collega-inkoopadviseurs uit Hoorn en de SED-werkorganisatie stelden ze een wensenlijst op en legde die voor aan zowel het inkopersnetwerk als de markt. De conclusie was unaniem: het moet op één centraal platform, en TenderNed ligt het meest voor de hand.
In Zeeland speelde hetzelfde. Tonny Vleugel, inkoopadviseur bij gemeente Vlissingen, had meerdere keren geprobeerd om met andere applicaties of Excel-bestanden een planning bij te houden. „Dat kwam niet goed van de grond”, zegt Vleugel. „Deels door het proces, maar ook omdat je als applicatie daar eigenlijk niks in voorhanden hebt.” De transparantie bleef daardoor beperkt tot een kleine kring van bekende partijen.
Beter voorbereid, aan beide kanten
Met de TenderKalender verandert dat. Ondernemers kunnen op één platform zien welke opdrachten eraan komen, in welke regio en over welke periode. Dat klinkt eenvoudig, maar het effect is groot. Vleugel wijst erop dat ondernemers nu vaak binnen twee tot drie weken moeten beslissen of ze willen inschrijven op een aanbesteding, inclusief het vrijmaken van capaciteit en het samenstellen van een team. De TenderKalender geeft hun veel meer tijd voor die afwegingen.
Maar de winst zit niet alleen aan de kant van de markt. Sels benadrukt dat ook aanbestedende diensten hun denken moeten omdraaien. „We zijn heel erg geneigd om te kijken naar wat wij als aanbestedende dienst nodig hebben”, zegt ze. „Maar het kan en moet nu misschien juist wel andersom: we moeten veel beter luisteren naar wat de markt vraagt en nodig heeft van ons.”
Samenwerken met andere overheden
Een minder voor de hand liggend voordeel is de mogelijkheid om als aanbestedende diensten elkaars planning te zien. In de praktijk komt het voor dat meerdere gemeenten tegelijk vergelijkbare opdrachten in de markt zetten, waardoor ondernemers moeten kiezen en de concurrentie onnodig beperkt wordt.
Sels herkent dat uit haar regionale overleg met inkoopadviseurs: „We hadden het daar ook al aangekaart. Zijn er kansen om samen op te trekken? Of zitten we elkaar juist in de weg?” De TenderKalender maakt het eenvoudiger om die afstemming te zoeken op basis van actuele informatie.
Vleugel ziet vanuit het Zeeuwse Inkopersoverleg dezelfde kansen. Dit samenwerkingsverband van Zeeuwse gemeenten, de provincie, het waterschap en North Sea Port heeft het hele traject meegevolgd. „Je kunt het nu veel meer procesmatig inbedden”, zegt hij. „Naast elkaar leggen en kijken: wat kunnen we samen doen?”
Voor Medemblik levert de TenderKalender bovendien iets op wat er voorheen niet was: een interne planning. Sels noemt dat dubbele winst. Niet alleen transparantie richting de markt, maar ook intern grip op wat er aankomt en wanneer.
Laagdrempelig beginnen
Beide pilotdeelnemers benadrukken dat de drempel om te starten laag is. Vleugel noemt het „een hele logische uitbreiding van de functionaliteit” die weinig extra handelingen vraagt. Omdat het in een bestaande applicatie zit, hoeven gebruikers niet te wennen aan een nieuw systeem.
Sels raadt twijfelaars aan om gewoon te beginnen: „Wat je inplant wordt pas zichtbaar als het ook gepubliceerd wordt. Ondertussen kun je zelf al wel zien wat het systeem doet en wat je ermee kunt. Duik gewoon die zandbak in.”
Vleugel vult aan: „Ik zou zelf de boot niet willen missen. Als je al transparant bent via Excel of je website, dan heeft dit een veel beter bereik en is het minder bewerkelijk. Doe je het nog niet, dan is dit het logische moment om die transparantie te geven.”
Over het enthousiasme in zijn eigen regio is Vleugel helder: „Als het voor Zeeland geldt, dan geldt dat ook voor de rest van Nederland.”
De TenderKalender is beschikbaar voor alle aanbestedende diensten op TenderNed. Kijk hier voor meer informatie
