Richard Lennartz, directeur van de Rijksinkoopsamenwerking (RIS), hoort in 2022 op het Open Procurement Event in Amsterdam dat Nederland achterblijft bij het opgeven van de definitieve opdrachtwaardes en zelfs tot de slechts scorende lidstaten hoort. Hij trekt zich dit aan, bijt zich vast in het onderwerp en krijgt het voor elkaar om met een inspanning van ongeveer 40 uur én een beetje hulp van TenderNed de onjuist ingevulde opdrachtwaardes met 67% te verminderen. Een inkijkje in een succesvolle niet-ambtelijke aanpak.
Commerciële vertrouwelijkheid?
Ruim een jaar eerder las Lennartz in een LinkedIn-post van hoogleraar Fredo Schotanus ook al dat Nederland het bepaald niet goed doet met de gunningswaardes. Nadat deze boodschap op het Open Procurement Event weer tot hem komt, besluit Lennartz contact op te nemen met TenderNed met het verzoek inzichtelijk te maken hoe de RIS omgaat met het opgeven van de gunningswaarde.
Uit analyse van de data komt naar voren dat dit beter kan. “In eerste instantie was ik verbaasd. Ik dacht dat we het goed deden,” zegt Lennartz. Door de inzichten uit data komt Lennartz erachter dat twee inkoopteams het proces niet volgen. “Waarom doen ze dat niet? Daar moet een reden voor zijn. Het bleek dat het proces niet goed werd nageleefd. En dat teams soms het argument commerciële vertrouwelijkheid gebruikten om het niet op te geven.”
Nadere verdieping leert dat het begrip commerciële vertrouwelijkheid te ruim wordt genomen. Het naleven van processen blijkt een kwestie van bespreken.
Zeker helft van opdrachtwaardes onjuist
In 2023 is er weer een dataconferentie en weer scoort Nederland slecht op het opgeven van de definitieve opdrachtwaarde. Lennartz baalt hiervan: “Ik ben een groot voorstander van een open overheid. Het openbaar maken van gunningsinformatie draagt bij aan het vertrouwen van de samenleving in de overheid. Het maakt inzichtelijk waar we het belastinggeld aan uitgeven en wat dat jou en ons land oplevert. Openheid hoort bij ambtelijk vakmanschap, en niet alleen als iets goed gaat.”
Lennartz neemt opnieuw contact op met TenderNed. Dit keer met het verzoek in kaart te brengen hoe inkopend Nederland ervoor staat bij het opgeven van de definitieve gunningswaarde. TenderNed analyseert de cijfers van het afgelopen jaar. Uit de cijfers blijkt dat in 2022 zeker de helft van de aanbestedende diensten regelmatig de werkelijke waarde niet hebben vermeld. Terwijl het wettelijk verplicht is de definitieve opdrachtwaarde op te geven in de aankondiging van de gegunde opdracht.
Niet-ambtelijke aanpak
“Als je het niet weet, kun je niet bijsturen,” vervolgt Lennartz zijn verhaal. Hij vindt het dan ook een logische vervolgstap om Rijksorganisaties die er slecht voorstaan te mailen. Alleen wordt hiermee maar een fractie van de publieke organisaties in Nederland bereikt, waarop Lennartz besluit de openbaarheid op te zoeken. Zijn aanpak: Naming & shaming en naming & complimenting via LinkedIn.
Lennartz kiest bewust voor deze niet-ambtelijke aanpak: “Ik wilde het niet te ingewikkeld maken. Door praktisch te zijn, kun je veel voor elkaar krijgen. De ambtelijke weg is een werkgroep opstarten, maar dan ben je zo jaren verder voordat je resultaat ziet.”
In het eerste LinkedIn-bericht over de gunningswaarde legt Lennartz een bekentenis af over hoe de RIS er een jaar geleden voorstond. “In de daaropvolgende berichten ben ik lijstjes gaan posten van de organisaties die het slecht doen. Eerst de top 10, toen de top 20, daarna de top 30, enzovoort. Eerst van de grootste aanbestedende diensten, toen van de grote, et cetera.”
Klein of groot: ‘Ik wist niet dat we het zo slecht deden’ is een veelgehoorde reactie. En herkenbaar, want ook Lennartz wist in 2022 niet dat zijn organisatie op dit punt kon verbeteren.
Man met een missie
Zo’n anderhalf jaar lang publiceert Lennartz om de twee weken een lijstje. Niet alleen van aanbestedende diensten die kunnen verbeteren, maar ook van de organisaties die dat inmiddels hebben gedaan. “Voor mijn posts maak ik gebruik van de openbare aanbestedingsdata, die vrij beschikbaar is op tenderned.nl/analyse. Op mijn verzoek heeft TenderNed uitgelegd hoe ik die data kon gebruiken en interpreteren.”
Om zijn berichten kracht bij te zetten, zet Lennartz nog een vervolgstap. Hij stuurt ook iedereen uit zijn netwerk die werkt bij een organisatie die er niet goed voorstaat een privébericht. Hier zitten ook organisaties bij waar Lennartz weinig of geen connecties heeft. Op LinkedIn zoekt hij naar mensen die bij de inkoopafdelingen van deze organisaties werken: “Ik ben mijn netwerk actief gaan opbouwen. Voor sommige organisaties kon ik niemand vinden op LinkedIn. Ik ben toen op andere kanalen gaan zoeken, zoals het handelsregister van KVK.”
Naast inkopers ontvangen ook wethouders en burgemeesters een persoonlijke bericht van Lennartz mét een link naar de post waarin hun organisatie is genoemd. “Deze privéberichten verstuurde ik op tijdstippen dat het aannemelijk is dat zij met een chauffeur in de auto zitten. Dit bleek te werken, want ik kreeg geregeld een berichtje terug.”
Inspanning
| Actie | Uren |
|---|---|
| Ongeveer 50 posts in 1,5 jaar | 7,5 |
| Bij 25 posts verstuurt Lennartz ook privéberichten. Per keer kost hem dit een halfuur werk | 12,5 |
| Netwerk uitbreiden en zoeken naar stakeholders | 2 |
| Resultaten mailen naar mensen die Lennartz kent bij publieke organisaties | 2 |
| Elk kwartaal een uur overleg over de data met TenderNed | 6 |
| Reageren op reacties van aanbestedende diensten | 10 |
| Totale tijdsinvestering | 40 |
Het resultaat
Lennartz focust op Europese aanbestedingen waarbij zowel een aankondiging van opdracht als gunning zijn gepubliceerd. Gunningen uit een dynamisch aankoopsysteem of onderhandelingsprocedures zonder bekendmaking vallen daar bijvoorbeeld buiten. In een tijdsbestek van ongeveer 40 uur en een doorlooptijd van 1,5 jaar behaalt Lennartz de volgende resultaten:
- Het percentage gunningen waarbij een waarde van €1 (of minder) wordt opgegeven, is met een factor 2 à 3 afgenomen.
- Deze daling is bij alle type aanbestedende diensten zichtbaar, maar is het sterkst bij Rijksorganisaties. Waar zij eerder in wel 40% van de gunningen een waarde van €1 opgaven, gebeurt dat nu nog maar in enkele gevallen.
- In 2024 is het aantal organisaties dat minimaal één keer een gunningswaarde van €1 opgeeft met 125 verminderd ten opzicht van 2022.
- Ook het percentage waardes tussen de €1 en €300 (waarden die duiden op een uurtarief in plaats van de totale gunningswaarde) daalt tijdens deze periode. Dit lijkt aan te geven dat er meer bewustzijn is over welke waarde opgegeven moet worden.
- In Q1 2025 zijn de cijfers nog beter dan in 2024.
Samen verbeteren: doe mee!
Toch blinkt Nederland nog niet uit in het opgeven van de definitieve opdrachtwaarde. Daarom een oproep aan alle aanbesteden diensten om die naar waarheid op te geven. In 2024 kochten Nederlandse overheden voor zo’n €116 miljard in. Met dit gezamenlijke inkoopvolume kunnen inkopers en beleidsmakers de markt uitdagen, in beweging krijgen en ontwikkelingen versnellen. En door het juist opgeven van de definitieve opdrachtwaarde draagt inkopend Nederland ook bij aan het versterken van het vertrouwen in de overheid.
