Op 27 september veranderde het aankondigen in TenderNed door de ingebruikname van de nieuwe aankondigingsformulieren (eForms). Dit is een belangrijke mijlpaal voor aanbesteden.
De eForms dragen bij aan de vermindering van de administratieve lasten. Ook wordt het vinden van opdrachten eenvoudiger. De datastructuur is verbeterd en makkelijker te ontsluiten. Dit ondersteunt organisaties in het nemen van datagestuurde beslissingen. Dankzij eForms wordt het analyseren van belangrijke onderwerpen als duurzaam aanbesteden, mkb-vriendelijkheid en innovatiegericht inkopen een stuk effectiever.
We geven een inkijkje in een omvangrijk en complex, maar geslaagd ICT-project.
Succes door nauwe samenwerking beleid en uitvoering
Bijna 4 jaar werkte TenderNed aan de implementatie van eForms. Dit deden we in samenwerking met de Europese Commissie, de directie Mededinging en Consumenten van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, expertisecentrum PIANOo en meerdere stakeholders.
Andjelka Petreski werkt als senior beleidsmedewerker bij de directie Mededinging en Consumenten en was vanuit beleid nauw betrokken bij de implementatie van eForms. ‘ICT-projecten bij de overheid hebben vaak een niet al te best imago. eForms is een mooi voorbeeld van het tegenovergestelde. Ondanks moeilijke omstandigheden hebben we eForms met succes - binnen de deadline - kunnen implementeren. eForms is een complex project dat een grote technische impact had op TenderNed. Bovendien was er een sterk Europees component vanwege de technische afhankelijkheid van TED – het aankondigingenplatform van de Commissie. We waren afhankelijk van een tijdige en goede oplevering van technische specificaties en dit proces liep niet altijd soepel. De keuzes die in Brussel werden gemaakt op dit vlak zorgden op momenten voor problemen in onze implementatie. Verder was het voor de uitvoering een uitdaging om beleid goed aangehaakt te krijgen - en houden - bij technische vraagstukken. En natuurlijk moesten we rekening houden met de impact van onze besluiten op diverse belangen: de gebruiker, diverse stakeholders zoals ministeries, het juridisch kader, de beleidswensen. Een belangrijke randvoorwaarde om dit project in goede banen te leiden was de nauwe samenwerking tussen TenderNed en de beleidsdirectie. Door het samenbrengen van beide expertises, die van uitvoering en beleid, hebben we effectief kunnen handelen. Ieder vanuit de eigen rol, maar wel met een gezamenlijk belang om eForms binnen de deadline zo goed mogelijk te implementeren voor de gebruiker. We kunnen wat dit betreft trots zijn op het behaalde resultaat.’
Onderhandelen en draagvlak creëren
Tijdens de implementatie van eForms sprak Andjelka veelvuldig met de Europese Commissie en de andere lidstaten. ‘Sommige keuzes van de Commissie pakten niet goed uit voor onze implementatie. We moesten ervoor zorgen dat de Nederlandse belangen bij de Commissie goed voor het voetlicht werden gebracht zodat knelpunten opgelost konden worden. Hiervoor is het nodig om draagvlak te creëren in Brussel en andere lidstaten te mobiliseren voor steun. Dit is een intensief proces, omdat iedere lidstaat een eigen systeem heeft en daarmee zijn eigen belangen. De Commissie beweegt daarnaast ook niet altijd mee. Dit proces is iets wat beleid goed heeft kunnen oppakken om de uitvoering mogelijk te maken. Daarnaast was het nodig dat we in de implementatie wendbaar genoeg waren om over te stappen naar plan B. Dit is goed gelukt, omdat we verschillende scenario’s hadden ontwikkeld en bleven meebewegen met de ontwikkelingen. De expertise en kennis van de mensen van TenderNed in de begeleiding van ICT-trajecten heeft hierin het verschil gemaakt.’
Succesfactoren
Als we reflecteren over de succesfactoren van dit project dan komt Andjelka tot de volgende punten:
1. Nauwe samenwerking tussen beleid en uitvoering
Beleid en uitvoering hebben een gedeeld belang in een goede en tijdige implementatie van eForms. Het is nodig dat we de expertise en diverse belangen bij elkaar brengen en samen naar het resultaat toe werken. Bij beleid is er weinig kennis van ICT en bij uitvoering ligt de focus niet op allerlei beleidsafwegingen nationaal of in Europees verband. Daarbij was het nodig dat we de techniek tijdig aanhaakten bij beleidskeuzes vanwege de impact daarvan op de uitvoering. Andersom gold dat bepaalde technische oplossingen eerst een beleidsmatige afweging vereisten waarbij bredere belangen worden meegewogen, zoals administratieve lasten, wettelijk kader etc.
2. Betrekken van stakeholders in het proces
Omdat gebruikers uiteindelijk met de eForms moeten werken, is het essentieel dat we hun behoefte meenemen in de implementatie. Tijdens de stakeholderssessies hebben we met diverse vertegenwoordigers uit de aanbestedingspraktijk gesproken. Zo hebben we naar aanleiding van deze bijeenkomsten besloten om het aankondigingsformulier van een marktconsultatie te implementeren, maar wel met de kanttekening dat de opzet flexibel moet zijn. Dit was een breed gedeelde behoefte van diverse deelnemers tijdens deze bijeenkomsten. Verder betrekt TenderNed gebruikers bij de doorontwikkeling van de applicatie en komt waar het kan tegemoet aan hun wensen. Voor ons is het belangrijk dat aanbestedende diensten eenvoudig aanbestedingen in de markt kunnen zetten en dat ondernemers daartoe gemakkelijk toegang hebben.
3. Gefaseerde aanpak
Doordat we het project opknipten, maakten we het overzichtelijk en konden we heldere doelen stellen. We hebben er bijvoorbeeld voor gekozen om eerst de (Europese) verplichte velden en formulieren te implementeren en daarna de optionele velden en formulieren. Dit gaf ons de grootste kans om de implementatiedeadline te halen.
4. Wendbaar blijven
Projectmatig werken en daarbij besluiten om van koers te veranderen is noodzakelijk. Je moet bereid zijn om veranderingen in de koers te accepteren en daarbij keuzes te maken tussen ‘must-haves’ versus ‘nice- to-haves’. Kritisch met elkaar hierop blijven, is niet altijd makkelijk, maar wel nodig. We hebben gedurende het project meerdere malen onze planning en scenario’s significant moeten wijzigen. Realistisch blijven en verwachtingsmanagement naar elkaar toe, maar ook naar de buitenwereld, is daarbij belangrijk.
Tot slot merkt Andjelka op dat de samenwerking tussen beleid en uitvoering wordt voortgezet. Met het eForms project hebben we nu een mooie best practise om op voort te bouwen.
