We maken allemaal wel eens een foutje. We zetten 4 veelgemaakte fouten door aanbestedende diensten in TenderNed op een rij. Inclusief uitleg om deze missers zelf te voorkomen.
1. Er zijn meerdere talen in een aanbesteding gebruikt
Heeft u ervoor gekozen een aanbesteding te publiceren op Tenders Electronic Daily (TED)? Gebruik dan 1 taal in uw aanbesteding, de zogenaamde ‘uniforme taalvoering’.
Het komt namelijk regelmatig voor dat TED publicaties afwijst omdat er naast bijvoorbeeld Engels ook andere talen zijn gebruikt. Hetzelfde geldt wanneer u uw aanbesteding in het Nederlands publiceert, maar vervolgens tekst (deels) in het Engels opneemt. Ook dan kan TED uw publicatie afwijzen.
Dit geldt ook voor de korte omschrijving, nadere inlichtingen, en de titels van eisen. De aanbestedingsdocumenten worden niet door TED gecontroleerd. Hier kunt u eventuele toelichtingen wel in een andere taal opnemen.
2. Wijziging van een aanbesteding is niet gerectificeerd
Heeft u een aanbesteding gepubliceerd, en wijzigt u de specifieke gegevens? Vergeet dan niet de wijziging kenbaar te maken met de bijbehorende taak. Afhankelijk van de procedure of fase is dat Rectificatie publiceren of Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen. Alle betrokkenen bij uw aanbesteding ontvangen dan automatisch bericht van de wijziging.
Uw wijzigingen zijn pas definitief en zichtbaar voor anderen nadat u de bijbehorende taak heeft uitgevoerd. Na het doorvoeren van de wijziging staan deze taken voor u klaar (rechts op het dashboard van de aanbesteding).
3. De kluis sluit tijdens een lopende marktconsultatie
Wanneer u een marktconsultatie start, is het belangrijk dat u bij Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen een datum ver in de toekomst kiest, bijvoorbeeld 31 december 2040. Hiermee voorkomt u dat de kluis sluit tijdens de marktconsultatie.
4. Er is geen tweede lokaal beheerder
Zorg altijd voor minimaal 2 gebruikers met de rol van lokaal beheerder. Als er binnen uw aanbestedende dienst maar 1 lokaal beheerder is, dan kunnen bepaalde handelingen niet uitgevoerd worden bij afwezigheid van deze lokaal beheerder. Bijvoorbeeld tijdens vakantie of ziekte.
Zonder lokaal beheerder kunnen er geen nieuwe gebruikers uitgenodigd worden om te handelen namens uw organisatie, is het niet mogelijk de autorisatie rollen van andere gebruikers te wijzigen, en kunnen de organisatiegegevens niet aangepast worden.
