Handleiding onderneming

Deze handleiding beschrijft stapsgewijs hoe u digitaal kunt inschrijven op aanbestedingen via TenderNed (geldt alleen voor aanbestedingen waarbij aanbestedende diensten digitaal inschrijven via TenderNed toestaan). Als u meer hulp nodig heeft, neem dan contact met ons op.

PDF iconHandleiding voor ondernemingen

1 Registreer uzelf als gebruiker

Voordat u met TenderNed kunt werken, moet u zich als gebruiker (kosteloos) registreren. U doorloopt hiervoor eenmalig onderstaande stappen 1.1 t/m 1.4.

  • Wilt u alleen een interesseprofiel aanmaken voor het ontvangen van attenderingen? Dan volstaat een gebruikersaccount. Hiermee kunt u ook interesse tonen in aanbestedingen, zodat u automatisch geïnformeerd wordt over wijzigingen in de betreffende aanbesteding (nieuw gepubliceerde aankondigingen of documenten).
  • Wilt u ook namens uw ondernemingen kunnen reageren of inschrijven op aanbestedingen? Dan heeft u eHerkenning nodig om uw onderneming te registeren, of uw onderneming in TenderNed te koppelen aan uw account (er zijn wel kosten verbonden aan het aanschaffen van een eHerkenningsmiddel). U kunt er voor kiezen eerst een (persoonsgebonden) eHerkenningsmiddel aan te vragen en daarmee direct uzelf en uw organisatie aan te melden. Zie het Stappenplan registreren met eHerkenning voor nieuwe gebruikers. Of u kunt alvast een gebruikersaccount aanmaken en later uw organisatie koppelen d.m.v. eHerkenning. Zie hiervoor het Stappenplan koppelen eHerkenning aan een TenderNed account.
  • Meer informatie over TenderNed en eHerkenning.

2 Inloggen op TenderNed

Wanneer u als gebruiker bent geregistreerd en geactiveerd, kunt u met uw gebruikersnaam of e-mailadres en wachtwoord inloggen op TenderNed. Om misbruik van uw inloggegevens te voorkomen, adviseren wij u om de gegevens voor uzelf te houden.

3 Beheer uw persoonlijke gegevens

Als u bent ingelogd dan kunt u op uw persoonlijke pagina uw persoonlijke gegevens (verder) invullen. Ook kunt u hier een interesseprofiel aanmaken en uw instellingen beheren. Om uw persoonlijke gegevens en instellingen te beheren klikt u in de oranje menubalk op 'Instellingen/Persoonlijk' of klik op uw gebruikersnaam bovenaan de pagina.

4 Beheer de gegevens van uw onderneming

Wilt u namens uw onderneming op aanbestedingen inschrijven? Dan moet u de onderneming waarvoor u werkt eerst registreren. Dat doet u met eHerkenning.

 

Na de voltooiing van de registratie van uw onderneming, krijgt u automatisch de rol van lokaal beheerder. De lokaal beheerder beheert onder andere alle gegevens van de organisatie en nodigt collega-medewerkers uit om ook gebruik te maken van TenderNed namens uw onderneming.

Buitenlandse ondernemingen beschikken niet over eHerkenning. Alleen zij kunnen hun organisatie dus nog via TenderNed zelf registreren.

5 Zoek naar relevante aankondigingen

Met de zoekfunctie op het aankondigingenplatform en in het interesseprofiel kunt u zoeken naar de voor u relevante aankondigingen:

  • Ga naar ‘Aankondigingen’ in de oranje navigatiebalk. Vul in het lege tekstveld van de zoekfunctie ‘Publicaties zoeken’ een zoekterm in. Klik daarna op ‘Zoek’ voor een overzicht van aankondigingen die voldoen aan uw zoekterm.
  • U kunt uw zoekopdracht verfijnen door bepaalde filters in de zoekfunctie te selecteren (links op het scherm). Zo kunt u bijvoorbeeld zoeken naar aankondigingen van een specifieke aanbestedende dienst, zoeken op type opdracht, plaats van uitvoering (NUTS-code) en opdrachtomschrijving (CPV-code). Vul in de zoekfunctie een zoekterm en selecteer tegelijkertijd de door u gewenste filters. Klik Vervolgens op ‘Zoek’ voor een overzicht van aankondigingen die voldoen aan uw zoekcriteria.

 

Een zoekvoorbeeld
Bent u op zoek naar nationale aanbestedingen in de categorie ‘werken’? Selecteer bij de filters links in het scherm het kenmerk 'Werken' en ‘Nationaal’ en klik vervolgens op ‘Zoek’. U kunt natuurlijk nog een zoekterm toevoegen zoals metselwerk, om uw zoekopdracht te verfijnen.

Een zoekvoorbeeld
Bent u op zoek naar alle aankondigingen in Oost Nederland? Selecteer bij de filter ‘Plaats van uitvoering (NUTS-code)' dan de code ‘OOST-NEDERLAND (NL2)’. U kunt ook via de link ‘Wijzigen’ een NUTS-code selecteren. U krijgt vervolgens alle aankondigingen in Oost Nederland te zien. Ook de aankondigingen met de NUTS-code ‘GELDERLAND (NL22)’ of ‘VELUWE (NL221)'. Hetzelfde geldt voor zoeken op CPV-code. Als er onder één code meerdere codes vallen, dan worden al deze codes meegenomen in de resultaten als u de bovenliggende code selecteert.

Tip: gebruik van zoekcommando's
Wilt u op exacte woorden in een bepaalde volgorde zoeken? Zet uw zoekwoorden dan tussen dubbele aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: “gemeente Amsterdam”. TenderNed zoekt dan alleen aankondigingen met daarin de woorden ‘gemeente’ en ‘Amsterdam’ in die volgorde naast elkaar. Als u naar combinaties in iedere willekeurige volgorde zoekt, dan kunt u gewoon zoektermen invoeren zonder dubbele aanhalingstekens en gescheiden door een spatie. TenderNed toont dan de meest relevante publicaties bovenaan, maar ook publicaties die minder relevant zijn - waar bijvoorbeeld maar één van de twee ingevoerde zoektermen in voorkomt. Wilt u dat sommige zoektermen moeten voorkomen in de resultaten? Zet dan een + voor de zoekterm, of tussen meerdere zoektermen in.

6 Raak betrokken bij een aanbesteding

U kunt op twee manieren betrokken raken bij een aanbesteding - op eigen initiatief of op uitnodiging. Op eigen initiatief (zie voor meer informatie over het zoeken naar aankondigingen Stap 5: Zoek naar relevante aankondigingen) kunt u via het aankondigingenplatform (of via interesseprofiel) een aankondiging bekijken of toevoegen aan uw overzicht van 'Mijn aanbestedingen'. Dit kan alleen als u gekoppeld bent aan een onderneming. Bent u niet gekoppeld aan een onderneming, maar u wilt wel kunnen inschrijven op een aanbesteding? Registreer dan uw onderneming of vraag, als uw onderneming al geregistreerd is, de lokaal beheerder om u te koppelen aan de organisatie waar u voor werkt. U kunt ook (als onderneming) uitgenodigd worden voor deelname aan een onderhandse procedure. Hiervan krijgen alle lokaal beheerders van een onderneming bericht. Als de uitnodiging geaccepteerd wordt, wordt de aanbesteding zichtbaar in onder 'Mijn aanbestedingen'.

7 Stel vragen en krijg antwoorden

U kunt in TenderNed rechtstreeks vragen stellen over een aanbesteding. Hiervoor dient u een aanbesteding te hebben toegevoegd aan uw overzicht van aanbestedingen (‘Mijn Aanbestedingen’).

Een aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid om uw vraag direct te beantwoorden. Hij is hiertoe niet verplicht. Een aanbestedende dienst bepaalt of uw vraag wel of niet direct gepubliceerd wordt. Vragen zijn, afhankelijk van het karakter, vanaf publicatie ook direct zichtbaar voor alle betrokkenen.

8 Dien uw inschrijving in

Als u een aanbesteding volgt en u wilt deelnemen aan de aanbesteding, dan is de eerste stap het aanmelden van uw organisatie (bij een niet-openbare procedure. (In de aanmeldfase wil de aanbestedende dienst een selectie maken van -het vaak groot- aantal geïnteresseerden om daarna over te gaan tot de inschrijffase). Bij een openbare of onderhandse procedure kunt u gelijk tot inschrijving overgaan. Voor het indienen van de inschrijving ontvangt u een transactiecode per SMS. Aan uw persoonlijke account moet daarom een mobiel nummer gekoppeld zijn.

9 Terugkoppeling ontvangen

Via een bericht in uw berichtenbox in TenderNed krijgt terugkoppeling over de resultaten van een aanbestedingsprocedure. Dit bericht wordt naar alle betrokken teamleden verstuurd en is zichtbaar in de status van het dashboard. Voor een niet-openbare procedure krijgt u eerst te horen of uw onderneming wel of niet is geselecteerd om een inschrijving in te dienen. Als u een uitnodiging daartoe heeft ontvangen, dan kun u verder met de gunningcriteria in het dashboard en vervolgens inschrijven.

  • Klik op ‘alle berichten’ in het dashboard van de aanbesteding. In het bericht leest u het resultaat van uw aanmelding of inschrijving, inclusief bijbehorende scores.
  • Bij een openbare of onderhandse procedure krijgt u mogelijk eerst het bericht dat de aanbestedende dienst voornemens is (niet) aan u te gunnen. Vervolgens volgt er een termijn waarin bezwaar kan worden gemaakt tegen dit voornemen. Dan volgt de definitieve gunning. U kunt het ondertekenen van de overeenkomst en de uitvoering van een opdracht buiten TenderNed om voortzetten.

10 Berichtenverkeer

TenderNed heeft een eigen systeem voor berichten. Het voordeel hiervan is dat alle berichten rond aanbestedingen onderdeel van uw dossier zijn en blijven. U kunt ervoor kiezen om alle berichten ook per e-mail te ontvangen (zie 3.3. Beheer uw instellingen).

  • Klik op ‘Berichten’ in de navigatiebalk om een overzicht te bekijken van alle type berichten die u kunt ontvangen. Dit kunnen zijn:
    - persoonlijke berichten
    - berichten rond aanbestedingen waar u bij betrokken bent
    - berichten van de organisatie waar u voor verantwoordelijk bent, indien u de lokaal beheerder bent.
  • Op de startpagina ziet u altijd een overzicht van uw recente berichten
  • In het dashboard kunt u de berichten per aanbesteding bekijken of versturen. Ga naar de aanbesteding en klik vervolgens op ‘stuur een bericht naar aanbestedende dienst’ om een bericht te sturen over een aanbesteding naar de aanbestedende dienst. Gebruik deze functie niet om vragen te stellen over bijv. het bestek, dit gebeurt via 'Vragen en antwoorden'  op het dashboard. Als één persoon een bericht in het postvak van een aanbesteding bekijkt, dan wordt dat bericht daarna als gelezen gekenmerkt voor alle teamleden.

11 Rapportages

U kunt TenderNed rapportages laten maken over een aanbestedingsdossier of over uw organisatie. Als u relaties bent aangegaan met andere organisaties kunt u zelfs rapportages bekijken van uw relaties, indien u ervoor gekozen ook rapportages met elkaar te delen.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op ‘Aanbestedingen’ en daarna op de naam van de aanbesteding. Klik vervolgens op 'Rapportages'. Klik vervolgens op 'Uitvoeren' om een samenvatting van de aanbesteding te generen.
  • Voor lokaal beheerders is het ook mogelijk om rapportages op organisatieniveau te generen. Klik in de oranje navigatiebalk onder 'Instellingen' op 'Rapportages'.

12 Meer informatie

Heeft u nog vragen? Misschien staat het antwoord tussen de veelgestelde vragen. U kunt ook zelf een vraag stellen of bel ons tijdens kantooruren op 0800-8363376. Wilt u een cursus of workshop volgen over TenderNed? Dan kun u zich wenden tot training- en adviesbureau's die over een speciale cursusomgeving van TenderNed beschikken.

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen via onze LinkedIn groep of ons Twitter account.

Service navigatie

Inloggen

Paginastijl

Current Style: Standaard

TenderNed is onderdeel van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken