Handleiding aanbestedende dienst

In deze handleiding leest u 10 stappen hoe u volledig papierloos kunt aanbesteden via TenderNed. Als u meer hulp nodig heeft, neem dan contact met ons op.

 

1 Registreer uzelf als gebruiker

Wilt u aanbestedingen aanmaken, beheren, publiceren of bekijken op TenderNed? Registreer uzelf dan eerst als gebruiker in vier stappen. U doorloopt deze stappen maar één keer.
 

2 Inloggen op TenderNed

Bent u geregistreerd als gebruiker? Logt u dan daarna in met uw gebruikersnaam en wachtwoord die u zelf hebt opgegeven. Houd deze persoonlijke inlog-gegevens voor uzelf. Zo voorkomt u misbruik van uw inlog-gegevens door anderen. U maakt daardoor veilig gebruik van TenderNed.

3 Beheer uw eigen gegevens

Bent u ingelogd? Vult u dan daarna uw eigen gegevens in. U kunt uw persoonlijke gegevens (verder) invullen en aangeven of u interesse hebt in bepaalde aankondigingen. Daarbij kunt u instellen of u van ons berichten wilt ontvangen op uw e-mailadres. Zo stemt u de mogelijkheden van TenderNed af op uw eigen behoeften.

U kunt u persoonlijke instellingen beheren door in de oranje menubalk te klikken op 'Instellingen/Persoonlijk' of door op uw gebruikersnaam te klikken bovenaan de pagina.

4 Beheer de gegevens van uw organisatie

Wilt u aanbestedingen aanmaken namens uw organisatie? Voeg dan uw organisatie toe aan TenderNed als aanbestedende dienst. Alle organisatiegegevens die u hier invult, neemt TenderNed over als u een nieuwe aanbesteding aanmaakt. Degene die de organisatie toevoegt, krijgt de rol van lokaal beheerder. Deze beheert onder andere alle gegevens van de organisatie en nodigt collega-medewerkers uit om ook gebruik te maken van TenderNed.

5 Maak een aanbesteding aan

Hebt u uw organisatie toegevoegd aan TenderNed als aanbestedende dienst? Maakt u dan daarna uw aanbesteding aan. U legt in deze stap de specifieke gegevens van uw aanbesteding vast. Deze gegevens kunt u wijzigen en bekijken.

6 Kondig uw aanbesteding aan

Hebt u alle gegevens van uw aanbesteding ingevuld? Dan kunt u uw aanbesteding bekendmaken aan de ondernemingen, zodat zij zich hiervoor kunnen inschrijven. U maakt uw aanbesteding bekend door een aankondiging van uw aanbesteding te publiceren of een aantal ondernemingen uit te nodigen voor deelname. Om publicaties op TenderNed veilig te laten verlopen, wordt u in de laatste stap om een transactiecode gevraagd.

7 Bekijk wie betrokken zijn bij uw aanbesteding

U kunt vanaf het moment dat u een opdracht heeft aangekondigd, bijhouden welke gebruikers uw documenten hebben gedownload en welke ondernemingen de aanbesteding hebben toegevoegd aan hun lijst met lopende aanbestedingen.

  •  Ga naar het dashboard van de aanbesteding. Klik hiervoor op ‘Aanbestedingen’ en daarna op de naam van de aanbesteding waarvan u de betrokkenen wilt zien. Klik daarna op ‘Betrokkenen’ onder ‘Resultaat’ links op uw scherm. U ziet nu het tabblad ‘Gebruikers’, die hebben aangegeven op de hoogte te willen blijven van uw procedure. Als u heeft gekozen voor een onderhandse procedure, of toe bent aan het inschrijfgedeelte van de niet-openbare procedure, dan ziet u ook het tabblad 'Uitgenodigd'. Hier kunt u een selectie maken van de ondernemingen die u uit wilt nodigen.
  • Ondernemingen die uw aanbesteding hebben toegevoegd aan hun lijst met lopende aanbestedingen, zijn een stadium verder dan het downloaden van de documenten en potentiële aanmelders of inschrijvers. Klik op het tabblad ‘Ondernemingen’ om te zien om welke ondernemingen het gaat. U ziet hier aan de kolom ‘Status’ ook:
    - welke ondernemingen deelname aan een onderhandse procedure geaccepteerd hebben;
    -   welke ondernemingen geselecteerd zijn voor de inschrijffase van een niet-openbare procedure.

8 Beantwoord vragen van ondernemingen

In TenderNed kunt u vragen van ondernemingen direct beantwoorden als u dit wilt. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als de aanbesteding volledig digitaal via TenderNed verloopt. Het voordeel hiervan is dat ondernemingen niet hoeven te wachten op de nota van inlichtingen, en u minder kans heeft op dubbele vragen. De nota van inlichtingen wordt daarmee slechts een afschrift van de vragen en antwoorden die in TenderNed online af zijn gehandeld. 

9 Beoordeel aanmeldingen of inschrijvingen

Als de termijn voor de uiterlijke ontvangst van aanmeldingen of inschrijvingen is verlopen, kan de kluis geopend worden en het beoordelen starten.

10 Gun uw aanbesteding

Hebt u de inschrijvingen beoordeeld? En inmiddels een onderneming geselecteerd die uw aanbesteding mag uitvoeren? Dan kunt u uw aanbesteding aan de onderneming gunnen. Vult eerst alle gegevens van uw gunning in door de gegunde ondernemingen toe te voegen. U kunt vervolgens een aankondiging gegunde opdracht publiceren.

11 Wijzig uw gegunde opdracht

Is de aankondiging van de gegunde opdracht al gepubliceerd, maar heeft er een wijziging in de opdracht plaatsgevonden? En bent u verplicht deze wijziging te publiceren? De taak 'Aankondiging van een wijziging publiceren' maakt het mogelijk om een wijziging in de opdracht van een afgeronde aanbesteding te publiceren.


De taak ‘Aankondiging van een wijziging publiceren’ is direct zichtbaar in het dashboard van de aanbestedende dienst maar nog niet uit te voeren. Pas nadat de aankondiging van de gegunde opdracht gepubliceerd is, is de taak klikbaar.

Het publiceren van de gewijzigde opdracht doet u als volgt.

  • U gaat eerst naar het tabblad ‘Afgerond’ (na de aankondiging van de gegunde opdracht wordt de aanbesteding automatisch verplaatst naar het tabblad met afgeronde aanbestedingen).
  • U selecteert vervolgens de desbetreffende aanbesteding en gaat naar het dashboard.
  • Het invoeren van de gewijzigde gegevens doet u door te klikken op de button ‘Gewijzigde opdracht’ te vinden onder 'Kenmerken'. In het volgende scherm klikt u op ‘Wijzigen’.
  • U vult alle verplichte velden in en de wijziging(en) die u wilt beschrijven. Let op: Hierbij moet u ook de gegevens van de onderneming, waaraan gegund is, opnieuw invoeren.
  • Zodra u alle wijzigingen heeft ingevoerd en opgeslagen, voert u de taak ‘Aankondiging van een wijziging publiceren’ uit.


Na het succesvol publiceren van de wijziging ziet u in het dashboard dat er een groen vinkje voor de taak uitgevoerde taak staat. Er wordt ook gelijk een nieuwe taak actief om een nieuwe wijziging door te voeren. Bij het wijzigen van een opdracht met meerdere percelen is namelijk maar één perceel per wijziging te selecteren. Wilt u dus in meerdere percelen wijzigingen doorgeven, dan is het nodig dat u de taak ‘Aankondiging van een wijziging publiceren’ meerdere malen uitvoert.

Let op: het publiceren van een wijziging in een gegunde opdracht is alleen mogelijk bij Europese opdrachten.
 

12 Beëindig uw aanbesteding

U kunt (ook) zonder te gunnen een aanbesteding beëindigen en daarmee uit uw lijst met actuele aanbestedingsdossiers verwijderen. Dat kan onder andere als u besluit de procedure voortijdig af te breken. Redenen hiervoor kunnen bijvoorbeeld zijn dat er geen inschrijver is om aan te gunnen, of dat het minimaal aantal inschrijvers niet gehaald is. U kunt in zulke gevallen kiezen voor de taak ‘vroegtijdige beëindiging publiceren’ in het dashboard van uw aanbesteding. Deze taak wordt alleen actief als u minimaal één eerdere publicatie gedaan heeft. Als u een aanbesteding die op TED gepubliceerd is niet met deze taak afrond, kan Tender Elecotronic Daily (TED) na 100 dagen per mail gaan vragen waarom een procedure niet beëindigd is. Als u alleen een vooraankondiging gepubliceerd heeft maar nog geen aankondiging, of bij een onderhandse procedure de gegadigden geselecteerd heeft maar nog niet heeft uitgenodigd, dan kunt u het dossier handmatig verhuizen naar het tabblad ‘afgerond’ door dit bovenin het dashboard op de gelijknamige link te klikken.   

Let op: de aanbesteding van specifieke percelen binnen een aanbestedingsdossier beëindigen kan op dit moment nog niet in TenderNed. U kunt daarom in de gunning van een perceel omschrijven dat een perceel niet gegund is of kon worden.
 

13 Overige mogelijkheden

Op TenderNed kunt u gebruikmaken van een talloze overige mogelijkheden. De berichtenbox, het zoeken naar aankondigingen en genereren van rapportages in TenderNed worden hier nader toegelicht. 

Service navigatie

Inloggen

Paginastijl

Current Style: Standaard

TenderNed is onderdeel van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken