5.1 Voeg een nieuwe aanbesteding toe

U voegt in zes stappen een nieuwe aanbesteding toe. In deze stappen vult u alle  basiskenmerken in van uw opdracht. Hebt u deze gegevens ingevuld? Vult u dan daarna alle andere specifieke gegevens in. En vervolgens ook de eisen, de selectiecriteria en gunningscriteria en optioneel het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Hiermee beoordeelt u een opdracht en bepaalt u uiteindelijk aan welke onderneming u deze gunt. Ondernemingen, die deelnemen aan uw digitale aanbesteding, kunnen een antwoord geven op de eisen en criteria en kunnen ook het UEA invullen en meesturen met hun digitale inschrijving.

Tip: Kopieer uw aanbesteding en gebruik deze als sjabloon
Bovenin het dashboard vindt u de knop 'Deze aanbesteding kopiëren'. U kunt vervolgens aangeven welke gegevens u wilt kopiëren. Op deze manier kunt een bestaande aanbesteding als uitgangspunt nemen voor een nieuwe of zelfs verschillende sjablonen aanmaken. NB Op 15 oktober 2016 zijn de nieuwe Europese aankondigingsformulieren in gebruik genomen met o.a. wijzigingen in de verplichte velden. Dit betekent, dat u uw sjablonen hierop aan moet passen. Wanneer u een aanbesteding kopieert, die vóór 15 oktober 2016 is aangemaakt, moet u ook aanpassingen doen, zodat alle verplichte velden zijn ingevuld. 

5.1.1 Vul de kenmerken in

Basiskenmerken

  • Kies ‘Aanbestedingen’ en klik daarna op de link ‘Aanbesteding toevoegen’.
  • Vul in zes stappen alle (verplichte) basiskenmerken in:
  1. Vul de algemene gegevens van uw opdracht in en klik op ‘Volgende stap’.
  2. Vul de kenmerken in en klik op ‘Volgende stap’.
  3. Vul de aard van de opdracht in en klik op ‘Volgende stap’.
  4. Vul de procedure in en een eventuele motivering waarom u voor een procedure kiest. Klik op ‘Volgende stap’.
  5. Geef aan of digitaal inschrijven via TenderNed of een andere website verloopt en of er percelen of opties van toepassing zijn. Klik vervolgens op ‘Volgende stap’.
  6. Controleer uw ingevulde gegevens en klik daarna op ‘Opslaan’.

 

Let op: Als u bij stap 5 kiest voor digitaal inschrijven via TenderNed is het verstandig een aantal verwijzingen in uw aanbesteding op te nemen:

  • Neem in uw aanbestedingsdocumenten een link naar het document 'in zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed' op. Zo kunnen ondernemingen zelfstandig aan de slag.
  • Verwijs ook naar dit document in de nadere inlichtingen (aangezien aanstedingsdocumenten niet geexporteerd worden naar bijv. de TED) en geef aan of digitiaal inschrijven verplicht is of optioneel.
  • U kunt aangeven dat diegene die de aanmelding of inschrijving in TenderNed indient daarmee ook ondertekent, en daartoe bevoegd dient te zijn.
  • Vergeet tenslotte niet uw relevante contactpunten te selecteren voor uw aankondiging.


Tip: Wilt u een IIB-dienst gunnen en is uw procedure al in het verleden gestart?

Laat dan in stap 1 de startdatum leeg. Uw nieuwe aanbesteding is nu toegevoegd en heeft de status ‘In voorbereiding’. U bevindt zich nu op de pagina ‘Dashboard’ van uw nieuwe aanbesteding.

Specifieke kenmerken

  • Kies ‘Aanbestedingen’ en klik daarna op de link ‘Aanbesteding toevoegen’.
  • Vul alle andere specifieke kenmerken van uw opdracht in:
  • Klik op ‘Gegevens van de aanbestedende dienst’. Vul deze gegevens in klik op ‘Opslaan’.
  • Klik op ‘Opdracht’. Het tabblad ‘Basiskenmerken’ hebt u al ingevuld bij het toevoegen van de aanbesteding. Kies het tabblad ‘Uitgebreide kenmerken’ en vul de gegevens in. Let op: u bent, naast een aantal andere velden, vrijwel altijd verplicht de 'Categorie' in te vullen. Het invullen van 'Trefwoorden' is als aanvulling op de CVP-code(s) belangrijk om gevonden te worden. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
  • Is er sprake van een ‘Raamovereenkomst’? Geef dit dan aan onder ‘Opdracht'. Klik daarna op ‘Opslaan’.
  • Is er sprake van een ‘Erkenningsregeling'? Geef dit dan aan onder ‘Opdracht’. Klik daarna op ‘Opslaan’
  • Is er sprake van een ‘Prijsvraag’? Geef dit dan aan onder ‘Opdracht’. Klik daarna op ‘Opslaan’.
  • Gelden er ‘Opties’ (bijvoorbeeld een optie tot verlenging contract of een optie tot extra levering)? Geef dit dan aan onder ‘Opdracht’. Klik daarna op ‘Opslaan’
  • Gelden er ‘Percelen’? Geeft dit dan aan onder ‘Opdracht’. U kunt deze gegevens invullen als u uw aanbesteding wilt verdelen in verschillende deelopdrachten (ofwel percelen). Klik op ‘Perceel toevoegen’ en vul de gegevens van de eerste deelopdracht in. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Wilt u nog een deelopdracht toevoegen? Klik dan opnieuw op ‘Perceel toevoegen’. Vul de gegevens van de volgende deelopdracht in. Klik daarna weer op ‘Opslaan’
  • Klik op ‘Procedure’. Vul uw gegevens in en klik op ‘Opslaan’. Als er sprake is van een spoedprocedure, dan kunt u dat hier aangeven. Ook de motivering voor een procedure zonder voorafgaande bekendmaking kunt u hier eventueel kwijt.
  • Klik op ‘Termijnen’. Als u een startdatum heeft aangegeven in de wizard voor het toevoegen van een nieuwe aanbesteding, dan heeft TenderNed n.a.v. uw procedure automatisch de wettelijke minumumtermijnen voor u uitgerekend. Als dit niet het geval is dat kunt hier alsnog uw planning invoeren. Voor termijnen waarbij geen tijdstip kan worden ingevoerd, geldt standaard 23:59u op de datum die wordt ingevoerd - tot en met dus.  
  • U kunt specifieke termijnen of de hele planning altijd achteraf nog bijstellen. Niet alle data worden ook gepubliceerd; controleer hiervoor het formulier voordat u gaat publiceren of het publicatievoorbeeld op het dashboard. Klik tenslotte op ‘Opslaan’.


Tip: Gebruik trefwoorden voor uw aanbesteding
Niet alle ondernemers kennen (alle) CPV-codes. Voeg daarom trefwoorden aan uw aanbesteding toe om uw bereik te vergroten.

Tip: In het Engels publiceren?
Gaat u in het Engels een aankondiging doen? Geef dit aan bij 'Taal aankondiging' onder 'Procedure' in het dashboard. Let op: kiest u voor de Engelse taalvoering en wilt u de aanbesteding ook op TED (Tenders Electronic Daily) gepubliceerd hebben? Voer dan alle tekst in het Engels in. TED hanteert strenge regels op het gebied van taaluniformiteit en weigert publicaties als dit niet nagevolgd wordt. De uniforme taalvoering geldt ook wanneer u de Nederlandse taal selecteert.

Tip: Motiveringsplicht
U bent volgens de Aanbestedingswet 2012 verplicht bepaalde zaken te motiveren en deze motiveringen bekend te maken. Omdat de Europese formulieren waarmee TenderNed werkt geen aparte sectie hebben voor de bekendmaking, kunt u deze onder 'Procedure' verwerken bij 'Nadere inlichtingen'.

5.1.2 Stel uw aanbestedingsteam samen

Zodra u een aanbesteding heeft aangemaakt, voegt TenderNed automatisch een aanbestedingsteam toe aan uw aanbesteding. Dat team bestaat standaard uit één persoon, namelijk de procesleider. U kunt zelf andere medewerkers binnen uw (gekoppelde) organisatie(s) toevoegen aan uw aanbestedingsteam die bijvoorbeeld vragen kunnen beantwoorden of mee kunnen helpen met het beoordelen van inschrijvingen.


Let op: autorisaties van medewerkers worden op niet op aanbestedings-niveau maar op organisatieniveau geregeld (zie 4.6.2 Wijzig de rollen/rechten). 

5.1.3 Maak een planning voor uw aanbesteding aan

TenderNed maakt automatisch een planning bij iedere Europese aanbestedingsprocedure, als u bij het aanmaken van een aanbesteding een startdatum heeft opgegeven. Deze is gebaseerd op de wettelijke minimum termijnen. De planning bevat alle vast te leggen data, zoals de uiterlijke datum voor ontvangst van de inschrijvingen en de geplande datum voor het versturen van de gunning. U kunt deze planning uiteraard zelf wijzigen en opslaan, voordat u de aankondiging van de opdracht publiceert. Vergeet na het aanpassen niet om de wijziging van de sluitingstermijn met een rectificatie kenbaar te maken. Pas dan is de wijziging definitief. In geval van een onderhandse aanbesteding verstuurd u hiervoor een correctiebericht naar de uitgenodigde ondernemingen.

5.1.4 Vul de eisen in

Met de eisen beoordeelt u de ondernemingen die willen meedoen aan uw aanbesteding. De eisen bestaan uit uitsluitingscriteria die u wettelijk verplicht moet opnemen in uw aanbesteding en uit aanvullende geschiktheidscriteria die u zelf bepaalt. De ondernemingen moeten voldoen aan alle eisen. Deze eisen komen in de aankondiging van uw aanbesteding te staan.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waaraan u eisen wilt toevoegen. Klik hiervoor op ‘Aanbestedingen’ en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna ‘Eisen’ en klik op de link ‘Eis toevoegen’ of selecteer een eis uit uw bibliotheek. Let erop dat TenderNed alleen eisen uit uw bibliotheek toont die passen bij het juridische kader en het type opdracht van de aanbesteding. U kunt de gestelde eisen (en selectiecriteria) ook stuk voor stuk in TenderNed aanmaken. Tenderned houdt bij het tonen van wetsverwijzingen die u op kunt geven automatisch rekening met het feit of uw aanbesteding een werk, dienst of levering is. Ondernemers die bewijsstukken in hun bedrijfsdossier hebben opgenomen krijgen, als u hiervoor kiest, een automatische match tussen gevraagde en beschikbare bewijsstuk als zij starten met beantwoorden. Als zij de bewijsstukken niet standaard in hun bedrijfsdossier hebben staan, kunnen zij de gevraagde bewijsstukken per eis uploaden.
  • De uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen die u stelt, dient u ook op te nemen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. U heeft hiervoor twee mogelijkheden.
  1. U kunt gebruik maken van de interactieve PDF van het UEA, opgesteld door PIANOo. Deze vult u in en voegt u vervolgens toe aan de aanbestedingsdocumenten (zie ook 5.5.4 Voeg uw documenten toe).
  2. Of u maakt gebruik van de mogelijkheid om het Uniform Europees Aanbestedingsdocument aan te maken via de link op het dashboard van uw aanbesteding **. Wanneer u op deze wijze het UEA invult en opslaat, wordt een XML-bestand en pdf-bestand toegevoegd aan uw aanbestedingsdocumenten. Ondernemers die deelnemen aan uw aanbesteding krijgen vervolgens ook een link op hun dashboard, waarmee ze het door de aanbestedende dienst opgestelde UEA verder kunnen invullen en opslaan. Let op! Indien u het UEA niet via de link op uw dashboard opstelt, dan heeft de deelnemende ondernemer ook geen link op zijn dashboard en dus ook niet de mogelijkheid om op die wijze het UEA in te vullen.

 

** De tool voor het invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is ontwikkeld door de Europese Commissie en is met enkele kleine aanpassingen één op één overgenomen in TenderNed. Vandaar dat de opmaak en user interface afwijken van de rest van TenderNed.

5.1.5 Vul de selectiecriteria in

Met de selectiecriteria kunt u naast de eisen het aantal gegadigde ondernemingen nog verder terug brengen. Bij een openbare procedure hoeft u de selectiecriteria niet in te vullen.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waaraan u selectiecriteria wilt toevoegen. Klik hiervoor op ‘Aanbestedingen’, daarna op de naam van de aanbesteding en vervolgens op 'Selectiecriteria'.
  • U kunt de gestelde selectiecriteria stuk voor stuk in TenderNed aanmaken. Ondernemingen kunnen dan eventueel gevraagde stukken per criterium uploaden.
  • Kies voor ‘Instellingen wijzigen’  als u de selectiecriteria als losse documenten aan uw aanbesteding toevoegen (zie 5.5.4 Voeg uw documenten toe). 
  • Kies ook voor ‘Instellingen wijzigen’ om in te stellen hoeveel ondernemingen u toe wil laten tot de inschrijffase. Ook kunt u aangeven dat er bij gelijke geschiktheid geloot wordt.

5.1.6 Vul de gunningscriteria in

Met de gunningscriteria beoordeelt u de gegadigden die meedoen aan een aanbesteding. U beoordeelt bijvoorbeeld door te kijken naar ‘Laagste prijs’ of ‘Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding’.

  • Ga naar het dashboard van de aanbesteding waaraan u gunningscriteria wilt toevoegen. Klik hiervoor op ‘Aanbestedingen’ en daarna op de naam van de aanbesteding.
  • Kies daarna ‘Gunningscriteria’ en stel bij 'Instellingen wijzigen' in of u gebruik maakt van beste prijs-kwaliteitverhouding of laagste prijs. U kunt hier ook aangeven of u gebruik maakt van gewogen scores (uitgedukt in precentages) of absolute scores (uitgedrukt in aantal punten). In het laatste geval mag de schaal anders zijn dan 0 tot 100. Klik vervolgens op de link ‘Hoofdcriterium toevoegen’ als u gekozen heeft voor Beste Prijs Kwaliteit Verhouding om kwaliteits- en/of kosten- of een prijscriterium toe te voegen. Let op! U kunt maar één prijscriterium opnemen en nooit in combinatie met kostencriteria. Het is wel mogelijk om meerdere kostencriteria op te nemen, maar dan weer niet in combinatie een prijscriterium. Dit wordt afgedwongen door de nieuwe Europese aankondigingsformulieren, die sinds 15 oktober 2016 in TenderNed zijn opgenomen (en zijn vastgesteld door TED/SIMAP).
  • Vul vervolgens alle gegevens van het criterium in en klik op ‘Toevoegen’. U kunt ook subgunningscriteria toevoegen.
  • Als het antwoord op een criterium een prijscriterium of kostencriterium betreft, dan zijn deze na de opening van de kluis bij de inschrijvingen opgenomen in een apart en vergrendeld tabblad. Na ontgrendeling van dit tabblad is de informatie alleen zichtbaar voor procesleiders uit het aanbestedingsteam (zie 9.5 Beoordeel de inschrijvingen). Zo kunt u prijs- en kosteninformatie gescheiden houden voor de team- of juryleden die in TenderNed de inschrijvingen eerst kwalitatief beoordelen. Van het ontgrendelen van het tabblad met prijs- en kosteninformatie ontvangen alle betrokken ondernemingen een automatische bericht.
  • Vanaf 15 oktober 2016 is het niet meer toegestaan om voor de gunningcriteria te verwijzen naar de aanbestedingsdocumenten. In de aankondiging moeten de gunningcriteria zijn opgenomen (al dan niet voorzien van een weegfactor of maximaal haalbare absolute score).

Tip: Complexe beoordelingsmethodes
TenderNed voorziet in de twee meeste eenvoudige scoringsmethodieken, namelijk de gewogen score methodiek (een weegfactor per criterium in combinatie met een score van 0-100) en op basis de absolute score methodiek (van ieder criterium wordt de maximaal haalbare absolute score aangegeven). Als u complexere scoringsmethodieken wilt verwerken in TenderNed, maak dan één criterium aan (bv 'Beste prijs kwaliteit verhouding') en neem de uitwerking ervan op in de aanbestedingsdocumenten bij de aankondiging (zie 5.5.4 Voeg uw documenten toe). De uitkomst van de apart toegevoegde methodieken kunt u natuurlijk wel gewoon invoeren in TenderNed en daarmee verwerken in uw gunning. 

Service navigatie

Inloggen

Paginastijl

Current Style: Standaard

TenderNed is onderdeel van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken