4 Beheer de gegevens van uw organisatie

Wilt u aanbestedingen aanmaken namens uw organisatie? Voeg dan uw organisatie toe aan TenderNed als aanbestedende dienst. Alle organisatiegegevens die u hier invult, neemt TenderNed over als u een nieuwe aanbesteding aanmaakt. Degene die de organisatie toevoegt, krijgt de rol van lokaal beheerder. Deze beheert onder andere alle gegevens van de organisatie en nodigt collega-medewerkers uit om ook gebruik te maken van TenderNed.

4.1 Voeg uw organisatie toe

  • Kies bovenaan uw scherm of op uw startpagina voor ‘Organisatie toevoegen’.
  • Als u over een registratienummer van de KvK beschikt, dan kun u heel eenvoudig uw gegevens automatisch op laten halen. Vul anders de kenmerken, het adres en de overige (contact)gegevens van uw organisatie in. Klik daarna op ‘Opslaan’.


Tip: Is uw organisatie aanbestedingsplichtig?
Alleen organisaties die volgens de Aanbestedingswet aanbestedingsplichtig zijn, worden op TenderNed toegelaten als aanbestedende dienst. Als een organisatie wordt opgericht (bijvoorbeeld als samenwerking tussen aanbestedingsplichtige diensten) met als doel enkel aanbestedingsplichtige opdrachten uit te voeren, dan wordt deze ook toegelaten als aanbestedende dienst. Als een niet-aanbestingsplichtige organisatie een project uitvoert wat wel aanbestedingsplichtig is, dan dient dit te gebeuren via de aanbestedingsplichtige organisatie die het project (mede-)financiert. Laat u in dat geval door de lokaal beheerder van de aanbestedingsplichtige organisatie toevoegen als gebruiker.

4.2 Activeer uw organisatie

  • Na goedkeuring (bij registratie d.m.v. KvK-nummer automatisch)verstuurt TenderNed binnen 1 dag per post een brief met activeringscode t.a.v. het bestuur naar het adres dat u heeft opgegeven. Zo weet TenderNed zeker dat u gemachtigd bent om namens uw organisatie rechtshandelingen in TenderNed uit te voeren. Met deze code activeert u uw organisatie op TenderNed. Doe dit binnen 31 dagen na registratie van uw organisatie. Daarna verloopt uw activeringscode en moet u uw organisatie opnieuw registreren. Heeft de brief u binnen 20 dagen nog niet bereikt? Neem dan contact op met de servicedesk via 0800-8363376.
  • Klik op uw startpagina op de knop 'Organisatie activeren' achter uw aanmelding. Vul uw activeringscode in en klik op ‘Activeren’. Heeft u wel een brief ontvangen met activeringscode maar de organisatie niet geregistreerd? Klik dan op de link 'direct activeren' in het overzicht van 'Mijn organisaties'.
  • Uw organisatie is nu geactiveerd. U kunt nu onder andere aanbestedingen aanmaken, de organisatiegegevens beheren en collega’s uitnodigen. Daarnaast kunt u als lokaal beheerder gebruikmaken van de berichteninbox (zie 12 Overige mogelijkheden van TenderNed). U ontvangt hierin ook een bevestiging van uw activering.

 

Let op: meerdere organisaties toevoegen
Bent u verantwoordelijk voor aanbestedingen namens meerdere organisaties? Dan kunt u deze aanbestedende diensten ook koppelen aan uw gebruikersaccount.

 

Let op: wisselen van organisatie
We koppelen uw gebruikersnaam altijd standaard aan de eerste organisatie die u toevoegt. Na inloggen komt u op de startpagina van deze organisatie terecht. Wilt u wisselen van organisatie?

  • Klik bovenaan de pagina op ‘Wisselen’. Ga daarna in het scherm ‘Organisatie wisselen’ naar de organisatie die u als standaard wilt koppelen aan uw gebruikersnaam. Klik daarna op ‘Opslaan’.
  • De volgende keer dat u inlogt, komt u automatisch op de startpagina van de organisatie terecht die u zojuist als standaard heeft ingesteld.

4.3 Wijzig uw organisatiegegevens

  • Wilt u contactgegevens wijzigen? Klik dan bovenaan de pagina op de naam van uw organisatie. Of kies ‘Instellingen’ en klik daarna op ‘Gegevens’ van de organisatie die u wilt wijzigen.
  • Klik daarna op ‘Wijzigen’ linksboven in het scherm. U wordt aangeraden een bedrijfsprofiel in te stellen, zodat aanbestedende diensten u kunnen vinden als zij op zoek zijn naar geschikte ondernemingen voor onderhandse aanbestedingen. Klik ten slotte op ‘Opslaan’.
  • Wilt u een lopende aanvraag verwijderen?  Kies ‘Instellingen’ en kies daarna voor ‘Mijn organisaties’. Klik op het symbool ‘Verwijderen’ naast de organisatie die u wilt verwijderen. Klik op ‘OK’ bij de vraag of u dit zeker weet. Vervolgens ziet u een aangepast scherm zonder de organisatie die u hebt verwijderd.

4.4 Bekijk uw organisatiegegevens

  • Klik bovenaan de pagina op de naam van uw organisatie waarvan u de gegevens wilt bekijken.
  • Of kies ‘Instellingen’ en klik daarna op ‘Gegevens’ van de organisatie die u wilt bekijken.

 

4.5 Relatie aangaan met een andere organisatie

U kunt  samen met andere aanbestedende diensten gezamenlijk aanbestedingen uitvoeren, bibliotheken delen of gezamenlijke rapportages genereren. Voordat u kunt samenwerken moet u een relatie aangaan met één of meer aanbestedende diensten. Hiermee geeft u als lokaal beheerder een andere dienst toestemming om acties rond een aanbesteding uit te voeren.

4.6 Nodig medewerkers uit en ken rollen / rechten toe

Als lokaal beheerder nodigt u andere gebruikers van TenderNed uit om namens uw organisatie op te treden. U kent daarbij een rol met gebruikersrechten toe. Sommige medewerkers mogen alleen gegevens bekijken. Terwijl andere medewerkers bijvoorbeeld ook anderen mogen uitnodigen om op te treden namens uw organisatie. U kunt alleen medewerkers uitnodigen die zelf al een TenderNed-account hebben. Medewerkers die dit nog niet hebben, moeten zich eerst registreren (zie Stap 1: registreer uzelf als gebruiker). U krijgt als lokaal beheerder op uw startpagina overigens koppelsuggesties van gebruikers die nog niet aan uw organisatie gekoppeld zijn, maar wel een e-mail domein hebben dat bij uw organisatie hoort.

4.7 Richt uw bibliotheek in

Eisen, selectiecriteria en documenten die binnen uw organisatie veel gebruikt worden voor aanbestedingen kunt u toevoegen aan uw bibliotheek. U hoeft deze gegevens slechts één keer aan te maken op organisatieniveau, waarna iedereen de stukken met een muisklik aan een aanbesteding kan koppelen. U kunt zelfs aangegeven dat eisen standaard in nieuwe aanbestedingen zitten die binnen uw aanbestedende dienst worden aangemaakt.

  • Klik op ‘Instellingen’ en ga daarna naar uw ‘Bibliotheek’. U ziet daar 3 tabbladen.
  • Klik op het tabblad ‘Documenten’ en vervolgens op ‘Document toevoegen’ om standaard documenten in uw bibliotheek te plaatsen. Vul eventueel een verloopdatum en herinnering in als de documenten bijvoorbeeld een jaar geldig zijn en klik daarna op ‘Opslaan’.
  • Klik op het tabblad ‘Eisen’ en vervolgens op ‘Eis toevoegen’ om standaard uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen in uw bibliotheek te plaatsen. Als uw eis een wettelijke grondslag heeft dan kunt u een specifiek bewijsstuk koppelen. U ziet vervolgens alle mogelijke wetsverwijzingen. Houdt er rekening mee dat de wetsverwijzing kan slaan op een werk, dienst of levering en dat u in een aanbesteding alleen eisen uit de bibliotheek toe kunt voegen die bij het type opdracht passen. Ondernemers die dit bewijsstuk in hun bedrijfsdossier hebben opgenomen krijgen hierdoor een automatische match tussen eis en bewijs als zij zich aanmelden of inschrijven. Kies eerst de juiste categorie om vervolgens de bijbehorende bewijsstukken te zien. Kies vervolgens of u de eis standaard aan alle nieuwe aanbestedingen wil toevoegen en klik tenslotte op ‘Opslaan’.
  • Klik op het tabblad ‘Selectiecriteria’ en vervolgens op ‘Selectiecriterium toevoegen’ om een standaard selectiecriterium in uw bibliotheek te plaatsen. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.

 

Let op: TenderNed laat in een aanbesteding alleen eisen uit uw bibliotheek zien die toegepast mogen worden bij het juridische kader en het type opdracht van de aanbesteding.

4.8 Maak contactpunten aan

Contactpunten zijn verwijzingen naar personen of adressen die u vaak binnen aanbestedingen gebruikt. Deze hoeft u in TenderNed maar één keer aan te maken. Wilt u alle communicatie rondom een aanbesteding laten verlopen via bepaalde contactpunten? Zoals een extern ingehuurd bureau of de centrale inkoopafdeling van uw aanbestedende dienst? U kunt als lokaal beheerder contactpunten toevoegen aan uw organisatie. Deze punten hoeft u slechts één keer aan te maken en kunnen vervolgens voor iedere aanbesteding geselecteerd worden.

Let op! Per 15 oktober 2016 kunt u voor de aanbestedingsdocumenten niet meer verwijzen naar een contactpunt. U wordt geacht deze bij de aankondiging te publiceren (of vrij beschikbaar te stellen via uw aanbestedingsplatform). Daarnaast is het contactpunt voor de instantie voor beroepsprocedures voor bijna alle aankondigingen verplicht geworden.

Service navigatie

Inloggen

Paginastijl

Current Style: Standaard

TenderNed is onderdeel van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken