Meer informatie

Hier vindt u informatie over andere onderwerpen die voor u als aanbestedende dienst relevant kunnen zijn bij het gebruik van TenderNed.

Aanbesteding uitvoeren

Hoe voeg ik een (extra) document toe aan mijn aanbesteding?

In het dashboard van de aanbesteding kunt een document toevoegen aan de betreffende aanbesteding via 'Communicatie' > 'Documenten'. Selecteer de map waaraan u het document wilt toevoegen (links), voeg het betreffende document toe en sla het op in de map.

Let op: Voegt u tussen de aankondiging en de gunning een nieuw document toe in de map 'Aanbestedingsdocumenten', dan moet u eerst de taak 'Aanbestedingsdocumenten publiceren of actualiseren' of ‘Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen’ uitvoeren om de documenten te publiceren.

Zie voor meer informatie: Hoofdstuk 5.5 Beheer uw aanbestedingsdocumenten uit de Handleiding TenderNed voor aanbestedende diensten op de Helppagina.

Hoe kondig ik de gunning van een sociale of specifieke dienst aan na een vooraankondiging?

Het is binnen TenderNed niet mogelijk om in hetzelfde dossier na een vooraankondiging  direct de aankondiging van de gegunde opdracht te publiceren. In de handleiding voor aanbestedende diensten (onder Help) vindt u onder hoofdstuk 10.6.3. een instructie.

Hoe pas ik termijnen aan in een lopende aanbestedingsprocedure?

In het dashboard van de aanbesteding kunt u de termijnen aanpassen via 'Termijnen' > 'Wijzigen'. Als u de termijnen heeft aangepast moet u, in de meeste gevallen, nog de taak ‘Rectificatie publiceren’ of ‘Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen’ uitvoeren om de wijziging door te voeren. Als u nog een taak moet uitvoeren, ziet u rechts in het scherm van uw dashboard een actieve taak die u nog dient uit te voeren.

Let op: Nadat de termijn van aanmelding/inschrijving is verstreken kunt u deze termijn niet meer aanpassen.

Zie voor meer informatie: Hoofdstuk 5.2 Wijzig uw aanbesteding uit de Handleiding TenderNed voor aanbestedende diensten op de Helppagina.

Hoe open ik de kluis van mijn aanbesteding?

Het openen van de kluis voor een aanbesteding gebeurt volgens het vier-ogen principe. Dat betekent dat de kluis alleen geopend kan worden door twee daartoe geautoriseerde medewerkers (lokaal beheerder of procesleider), die beiden zijn  ingelogd op TenderNed. Gebruik hiervoor twee aparte computers, omdat sessies op een computer niet gescheiden kunnen worden.
    
In het dashboard van de aanbesteding opent één van de geautoriseerde medewerkers de taak ‘Kluis met aanmeldingen/inschrijvingen openen’ en doorloopt 3 stappen:  

  1. Selecteren tweede teamlid: de eerste medewerker selecteert een geautoriseerd teamlid uit het aanbestedingsteam om de kluis mee te openen.
  2. Transactiecode invoeren: de eerste medewerker voert de transactiecode in die hij per sms heeft ontvangen. Vervolgens vraagt hij de tweede medewerker om de taak ‘Kluis met aanmeldingen/inschrijvingen openen’ uit te voeren met het invoeren van zijn transactiecode. Na afronding ziet hij de status van het teamlid veranderen in ‘Transactiecode succesvol ingevoerd’.
  3. Kluis openen. Door de taak ‘Openen kluis’ te selecteren, maakt de eerste medewerker de aanmeldingen of inschrijvingen toegankelijk in het dashboard van de aanbesteding voor de daartoe geautoriseerde teamleden.

Zie voor meer informatie: Hoofdstuk 9.1 Open de kluis uit de Handleiding TenderNed voor aanbestedende diensten op de Helppagina.

Publiceren

Hoe publiceer ik een marktconsultatie?

U kunt de marktconsultatie als aparte aankondiging aanmaken op TenderNed. U maakt dan nog wel gebruik van het formulier SF01(Vooraankondiging), maar het proces van de marktconsultatie wordt beter ondersteund:

  • Het is een interactieve procedure, waarbij berichtenverkeer mogelijk is.
  • Uw marktconsultatie is eenvoudiger te vinden op het aankondigingenplatform.

Een uitgebreide instructie vindt u in de Handleiding TenderNed voor aanbestedende diensten onder hoofdstuk ‘6.6 Start uw marktconsultatie’.

Hoe publiceer ik een concessieovereenkomst voor sociale en specifieke diensten?

Het is in TenderNed niet mogelijk om een vooraankondiging te publiceren ten behoeve van het aanbesteden van een concessieovereenkomst. Als u een vooraankondiging wilt publiceren van een concessieovereenkomst voor sociale of andere specifieke diensten kunt u dat doen door te publiceren via 1 of via 2 dossiers. Voor beide opties vindt u een instructie onder hoofdstuk 10.6.3.1 in de handleiding voor aanbestedende diensten (onder Help).

Moet ik opdrachten in een DAS publiceren op TenderNed?

Een Dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan uw behoeften. U bent verplicht de instelling van een DAS aan te kondigen op TenderNed als de geraamde waarde van alle voor de totale duur van het DAS door u voorgenomen overheidsopdrachten de Europese drempel overschrijdt.

De instelling van het DAS moet openbaar worden aangekondigd op TenderNed (voor de totale looptijd van het DAS). De individuele opdrachten zet u binnen de DAS uit. Uiteindelijk dient u de gunningen binnen een DAS per opdracht of periodiek weer op TenderNed te worden publiceren.

Let op: Publiceer niet de afzonderlijke aankondigingen van uw Dynamisch Aankoopsysteem op TenderNed. Dit om verwarring bij ondernemers te voorkomen.

Zie voor meer informatie hoofdstuk 6.7 van de Handleiding TenderNed voor aanbestedende diensten.

UEA (Uniform Aanbestedingsdocument)

Hoe kan ik een UEA aanmaken en toevoegen aan mijn aanbesteding?

Er zijn meerdere manieren om een UEA te genereren en toe te voegen aan uw aankondiging in TenderNed:

UEA-module in TenderNed: In uw dashboard bestaat de optie om een UEA aan te maken. Het resultaat is een xml- en pdf-bestand die automatisch worden toegevoegd aan de map Aanbestedingsdocumenten. Ondernemingen hebben vervolgens de mogelijkheid om in hun dashboard het gegenereerde UEA in te vullen. Het uiterlijk, de inhoud en de functionaliteit zijn overwegend gelijk aan de inmiddels vervallen ESPD- tool van de Europese Commissie. TenderNed heeft hierin een aantal aanpassingen gedaan.

Interactieve pdf-formulier: Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat heeft een interactief pdf-formulier ontwikkeld. In dit formulier vult u de voor u bedoelde delen in. Met een beveiliging zorgt u ervoor dat ondernemers alleen de voor hen bedoelde delen kunnen wijzigen. Vervolgens voegt u het formulier toe aan de aanbestedingsstukken. De inschrijvende onderneming vult het formulier vervolgens in, ondertekent dit indien u dit vereist en voegt het formulier toe aan haar inschrijving.
Meer informatie en downloaden van de meest actuele versie van het formulier

Andere UEA/ESPD modules
Ook een aantal andere aanbestedingssystemen bieden een vergelijkbare UEA/ESPD-module.
Overzicht Europese systemen met UEA/ESPD module op ec.europa.ec

Ben ik als aanbestedende dienst verplicht het UEA te gebruiken?

Sinds 1 juli 2016 bent u als aanbestedende dienst verplicht om het UEA te gebruiken als u uitsluitingsgronden en/of selectiecriteria (geschiktheidseisen) hanteert . Het gebruik van de UEA-module in TenderNed is niet verplicht. U kunt ook het interactieve pdf-formulier op PIANOo.nl gebruiken. Wees duidelijk naar potentiële inschrijvers over uw keuze.

Storing

Hoe weet ik of er een storing is?

Storingen waarbij inschrijven, aanmelden of publiceren via TenderNed tijdelijk niet of beperkt mogelijk is, vindt u op de homepage van TenderNed en/of via ons Twitter-account.

Ervaart u problemen met TenderNed, maar is er nog geen melding gedaan? Meld dit dan bij onze Servicedesk via 0800-8363376 of servicedesk@tenderned.nl

Onderhoud wordt zo veel mogelijk in de weekenden gepland en aangekondigd in het overzicht Onderhoud en storingen. Hierin worden na afloop van een storing ook begin- en eindtijd en een korte toelichting opgenomen.

Wat doe ik als aanbestedende dienst bij een storing?

Als er een storing in TenderNed is vastgesteld, meldt TenderNed dit zo spoedig mogelijk via de homepage van TenderNed en/of via ons Twitter-account. Ziet u geen melding, maar ontvangt u wel berichten van ondernemers die niet kunnen inschrijven of aanmelden of ondervindt u zelf problemen met uploaden die kunnen duiden op een storing? Neem contact op met onze Servicedesk via tel. 0800-8363376 of servicedesk@tenderned.nl.

Houd de kluis van uw aanbesteding gesloten!

  • Zodra er een storing is vastgesteld, informeert de servicedesk van TenderNed aanbestedende diensten van wie de inschrijftermijn binnen een uur sluit per telefoon of e-mail.
  • Ondernemers worden geïnformeerd via meldingen op TenderNed.nl en/of Twitter. Zij krijgen het advies bij de aanbestedende dienst te melden dat zij niet tijdig kunnen inschrijven/aanmelden. Overweeg de sluitingstermijn te verlengen.
  • Als er een storing is vastgesteld, informeert TenderNed de procesleiders van aanbestedende diensten per telefoon of e-mail. Ondernemers worden hierover weer geïnformeerd via meldingen op TenderNed.nl en/of Twitter.
  • Na afloop van de storing biedt TenderNed aanbestedende diensten de mogelijkheid om kluissluitingen die tijdens de storing vielen te verplaatsen, mits u of een van de andere getroffen aanbestedende diensten hierom verzoekt. Alleen in dat geval ontvangt de procesleider van uw aanbesteding een automatisch bericht van TenderNed. Dat geldt ook voor de geïnteresseerde ondernemingen. Let op! Open de kluis van uw aanbesteding niet direct na einde van de storing.  Als u de kluis wel opent, kunt u de sluitingstermijn niet meer verlengen.

Voorkom onnodige stress

Neem in uw aanbestedingsstukken op wat geïnteresseerde ondernemers moeten doen als er een storing is in TenderNed of cruciale voorzieningen als de internetverbinding of eHerkenning. Hoe kan een ondernemer de storing melden? Wat moeten ze doen? Wie kunnen ze bellen? Maak duidelijk wat u als aanbestedende dienst gaat doen, als een storing gemeld wordt. Wordt de inschrijftermijn verlengd? Kan de inschrijving bij langdurige storing op andere wijze worden ingediend?

Archivering

Bij wie rust de archiveringsplicht voor gegevens in TenderNed?

De aanbestedende dienst die met TenderNed werkt is verantwoordelijk voor de archivering van de eigen aanbestedingen. TenderNed is slechts het instrument waarmee een aanbestedende dienst een aanbestedingsprocedure kan doorlopen. TenderNed stelt organisaties dan ook in staat een compleet aanbestedingsdossier eenvoudig te exporteren (zie Helpfunctie in de applicatie).

Hoe lang worden publicaties op en dossiers in TenderNed bewaard?

In de Aanbestedingswet 2012 is vastgelegd dat TenderNed hét platform is waarop alle opdrachten (en gerelateerde aankondigingen) van de Nederlandse overheid te vinden zijn. De archiveringsplicht voor de (gepubliceerde) aanbestedingsgegevens berust bij de aanbestedende dienst. TenderNed stelt organisaties dan ook in staat een compleet aanbestedingsdossier eenvoudig te exporteren (zie Helpfunctie in de applicatie).

Aanbestedingen (dossiers en gerelateerde publicaties) die 5 jaar geleden of langer geleden zijn afgerond, worden door TenderNed verwijderd. TenderNed volgt hierbij het beleid van TenderNed Electronic Daily. Het verwijderen gebeurt met ingang van november 2018. De betreffende aanbestedende dienst wordt hierover tijdig geïnformeerd.

Wanneer wordt mijn publicatie of aanbesteding verwijderd van TenderNed?

Een aanbesteding wordt door TenderNed verwijderd als:

  • De aanbesteding is aangemaakt in TenderNed en niet in één van de andere aanbestedingssystemen.
  • De aanbesteding moet vroegtijdig beëindigd óf gegund zijn.
  • De gunning of beëindiging moet 5 jaar of langer geleden zijn gepubliceerd.
  • Als de  looptijd van de aanbesteding is ingevuld, moet deze verstreken zijn.
  • De data uit de aankondigingen blijven beschikbaar via de datasets van TenderNed.

Voordat een aanbesteding definitief wordt verwijderd krijgt de aanbestedende dienst ruim de tijd om het dossier te downloaden. De lokaal beheerder ontvangt een bericht via TenderNed met daarin een link om het aanbestedingsdossier te downloaden als ZIP-bestand. Het bestand is dan beschikbaar via Instellingen onder Geëxporteerde aanbestedingen. Het bestand blijft 6 maanden beschikbaar voor de lokaal beheerder om te downloaden. Een maand voordat het downloadbestand verloopt ontvangt de lokaal beheerder een herinneringsmail.
Nadat de uiterlijke datum tot het downloaden voor de aanbestedende dienst is verstreken, worden alle gerelateerde aankondigingen en documenten van de desbetreffende aanbesteding verwijderd van het aankondigingenplatform. Ook de bijbehorende dossiers en dashboards zijn niet meer toegankelijk voor de desbetreffende aanbestedende dienst én de betrokken ondernemingen.
 

Naar boven