Deze marktconsultatie is een voorbereiding op de aanbesteding voor het project koppeling SAP-Sharepoint (hierna te noemen de koppeling SAP-Sharepoint).
Het recordmanagement systeem van ProRail is op dit moment EDMS, het Elektronisch Data Management Systeem. Dit systeem staat aan het eind van 2015 op de nominatie te worden vervangen. De opvolger van EDMS als recordmanagement systeem van ProRail is Sharepoint. De lopende zaken worden in EDMS afgehandeld. Nieuwe zaken worden nu reeds in Sharepoint afgehandeld.
Er zijn een aantal processen bij ProRail zoals het inkoopproces dat door SAP wordt ondersteund. In het inkoopproces ontstaan een aantal documenten zoals contracten, offertes, opdrachten en facturen. Op dit moment worden deze documenten of en het EDMS of in SAP DMS opgeslagen. Het is de bedoeling dat al deze documenten in Sharepoint worden opgeslagen. Door de koppeling SAP-Sharepoint worden de documenten opgeslagen in Sharepoint en ontsloten in SAP.
De verantwoordelijkheid voor @de uitvoering van de koppeling SAP-Sharepoint ligt bij de afdeling CIO, Chief Information Office van de bedrijfseenheid ICT van ProRail. De marktconsultatie wordt begeleid vanuit de afdeling Aanbestedingszaken Kostenmanagement en Inkoop. Dit is de inkooporganisatie van ProRail.