Door middel van deze aanbesteding wil de aanbestedende dienst zorgen en borgen dat medewerkers van VRBZO in een hygiënische en schone werkomgeving kunnen werken en hierbij zo min mogelijk hinder ondervinden van de schoonmaakwerkzaamheden.
In de samenwerking verwacht VRBZO heldere afspraken te maken met de dienstverlener, deze worden actief gemonitord en gecontroleerd. Waarbij de door dienstverlener opgegeven uren ook daadwerkelijk nageleefd/ingezet worden bij het uitvoeren van de gevraagde werkzaamheden. Het is expliciet niet het doel om de schoonmaakwerkzaamheden te verrichten in zo min mogelijk uren.
Om tot een goed resultaat te komen dienen de volgende zaken worden geborgd:
de kwaliteit (borging middels voorgeschreven AQL niveaus);
de marktconformiteit van de prijs/prijzen;
hoger tevredenheidsniveau (borging middels (onafhankelijk) onderzoek op belangrijkste punten (VSRKMS en DKS) en correcte klachtenafhandeling);
eenduidige werkwijze/afspraken;
de beheersbaarheid (middels duidelijke werkprogramma’s en werkfrequentie);
een goede aansturing en borging van het personeel (middels tagregistratie en aftekenlijsten).
Met één dienstverlener voor de schoonmaak van de panden (exclusief glasbewassing) wordt een overeenkomst aangegaan, waarvan het concept als bijlage bij dit aanbestedingsdocument is gevoegd.
De overeenkomst bestaat uit het uitvoeren van schoonmaakwerkzaamheden in de panden van VRBZO.
De aanbestedende dienst heeft de opdracht bewust niet in percelen verdeeld. VRBZO wenst:
het aantal overeenkomsten, contacten en facturen te beperken;
de overeenkomst en de interne kosten beheersbaar te houden;
het aantal externe partijen die toegang hebben tot de panden van de VRBZO te beperken;
de verantwoordelijkheden te centraliseren;
uniforme werkwijze en aansturing.
Indien de opdracht gesplitst wordt door bijvoorbeeld een perceelindeling, is er meer coördinatie noodzakelijk. Dit brengt extra activiteiten en dus meer (interne) kosten met zich mee. Indien de coördinatie niet optimaal verloopt, kan dit leiden tot vertraging en daarmee extra overlast voor VRBZO. Daarbij wordt de opdrachtgever dan ook verantwoordelijk voor de planning en coördinatie van de uitvoering. Omdat dit alles niet in het belang van de opdrachtgever is, worden de werkzaamheden door één opdrachtnemer uitgevoerd.
Deze aanpak leidt er ook niet toe dat het MKB wordt uitgesloten. De opdracht wordt om deze reden niet verder in percelen verdeeld.
De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van minimaal 3 jaar en maximaal 5 jaar. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 mei 2025.