Er leeft een behoefte bij verschillende gebruikersgroepen binnen Windesheim om het gebruik en reserveringenproces van overlegruimtes en onderwijsruimtes te optimaliseren. Dit heeft betrekking op een aantal verschillende aspecten, namelijk het maken van reserveringen van overleg- en onderwijsruimten, en daarnaast het creëren van inzicht in en rapportages over de gemaakte reserveringen en het gebruik van de ruimtes in de praktijk.
Er zijn meerdere systemen om ruimtes te kunnen reserveren, echter de integratie tussen deze systemen is momenteel beperkt. Ook zijn er meerdere processen en aanspreekpunten om reserveringen te kunnen maken, die bovendien verschillen per domein. Als gevolg hiervan staan er regelmatig ruimtes leeg (no-shows), terwijl er volgens het rooster en de reserveringssystemen sprake is van een ruimtetekort. Doordat de roosters en reserveringen merendeels decentraal georganiseerd zijn (ieder domein organiseert dit afzonderlijk), verloopt de uitwisseling van ruimtes tussen domeinen (dus Campus-breed) niet optimaal. Kortom, het hele proces wordt als niet efficiënt ervaren.