In 2020 heeft ROC Friese Poort de aanbesteding Netwerk as a Service (NAAS) met tender 159025 gepubliceerd. Momenteel (november 2021) is er nog geen concretiseringsfase met succes afgerond. De ‘NAAS’ aanbesteding is even on-hold gezet in afwachting van een nader bericht over een voorgenomen fusie met het Friesland College. In januari 2022 verwachten partijen hier meer duidelijkheid over te hebben waaronder of de aanbesteding NAAS van de Friese Poort op de ingeslagen wijze wel kan worden voortgezet. Intussen expireren diverse overeenkomsten die gezien voornoemde onvoorziene omstandigheden verlengd moeten worden.
De verlenging (dus geen nieuwe overeenkomst) wordt onder artikel 4.16 Aanbestedingswet 2012 plaatsvinden op basis van onvoorziene omstandigheden waaronder de huidige overeenkomst met Ziggo Services B.V., deze is inmiddels verlopen.
Eind januari/begin februari 2022 liggen er meerdere keuzes op tafel, waaronder het voorzetten van de NAAS aanbesteding of (gezien een mogelijke wezenlijke wijziging) een her-aanbesteding. In beide gevallen zal pas na de zomer 2022 er sprake zijn van een afgeronde implementatie.
Derhalve is ROC Friese Poort voornemens om de huidige overeenkomst met 12 maanden te verlengen, met 30-11-2022 als einddatum van de verlenging. Deze verlenging vertegenwoordigt een mogelijke waarde van ongeveer € 190.170,- (exclusief btw), hetgeen meervoudig onderhands aanbesteed zou moeten worden.
Motivatie
Het voeren van twee aanbestedingsprocedures binnen korte termijn na elkaar is bezwaarlijk vanwege de relatief hoge kosten [met overheidsgeld] voor een extra aanbestedingsprocedure voor een overeenkomst van 12 maanden. Deze kosten bestaan uit de interne en externe (directe) kosten voor het voeren van de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, de investering die de (eventuele) overgang naar een nieuwe opdrachtnemer tot gevolg heeft, alsmede de hogere tarieven die een marktpartij naar verwachting in rekening zal brengen, vanwege de korte looptijd.
Op grond van bovenstaande omstandigheden acht ROC Friese Poort het zeer gewenst om de bestaande overeenkomst met de huidige leverancier te verlengen met 12 maanden.
Onvoorziene omstandigheden
De uitzondering op de aanbestedingsplicht, ingevolgde artikel 2.163e AW kan kort samengevat op grond van de volgende voorwaarden:
- de behoefte aan verlenging van de huidige overeenkomst is het gevolg van omstandigheden die een zorgvuldig aanbesteder niet kon voorzien, en
- de verlenging geen verandering in de algemene aard van de opdracht mee brengt, en
- de verhoging van de prijs niet meer bedraagt dan 50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde.
De op handen zijnde bestuurlijke fusie was ten tijde van de voorbereiking van de aanbesteding NAAS in 2020, begin 2022 niet voorzien. De verandering van de opdracht is louter een verlenging van de huidige overeenkomst, en betreft geen verandering in algemene aard. En verder is de verwachte waarde die deze verlenging mogelijk met zich mee brengt, veel lager dan 50% van oorspronkelijke geraamde opdrachtwaarde. Derhalve stelt ROC Friese Poort zich op het standpunt dat zij de huidige overeenkomst met Ziggo Services B.V. rechtmatig met 12 maanden mag verlengen.